Au fil des années, de nouvelles applications de la digitalisation ont fait leur apparition dans le domaine des paiements d’entreprise. Fondées sur l’utilisation de données structurées, ces évolutions ont permis d’atteindre de nouveaux niveaux d’automatisation et de simplicité, avec à la clé des économies significatives pour les entreprises.
Et aujourd’hui, un nouveau sujet s’impose : la facturation électronique.
Forts de l’expérience acquise dans le déploiement à grande échelle de solutions de facturation électronique pour nos clients, nous sommes particulièrement bien placés pour les accompagner dans cette nouvelle étape.
Mais avant de nous intéresser aux solutions, voyons pourquoi la facturation électronique est devenue un enjeu majeur et comment le marché évolue.
Une facture électronique (ou e-invoice) est une facture émise, transmise et reçue dans un format numérique structuré (tel que XML ou EDI), permettant son traitement automatique par des systèmes informatiques.
Comme une facture classique, une facture électronique contient les informations relatives à la vente de produits ou de services. Les données devant figurer sur une facture électronique varient selon les pays, mais comprennent généralement la date d’émission, les noms et adresses des deux parties, les informations relatives à la TVA, la nature des services ou produits fournis ainsi que le montant facturé, entre autres.
La facture électronique remplit également la même fonction : les factures constituent un moyen essentiel pour les administrations fiscales de suivre et de calculer la TVA. Lorsqu’un produit ou un service est vendu, le fournisseur émet une facture à l’acheteur, qui inclut le montant de TVA applicable. La facturation électronique s’inscrit ainsi dans un mouvement plus large de transformation numérique engagé par l’Union européenne et de nombreux autres pays dans le monde.
La principale différence réside dans le format de la facture et dans la manière dont les données sont traitées.
Entre la directive européenne relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics Directive 2014/55/EU) [1], les réformes ViDA (VAT in the Digital Age) et les différentes obligations européennes de reporting numérique pour les transactions transfrontalières, il est devenu essentiel de suivre de près l’évolution de ce sujet.
À ce jour, plus de 60 pays dans le monde ont mis en place une réglementation sur la facturation électronique, dont beaucoup imposent son utilisation dans certaines situations. Il est donc probable que de nouveaux gouvernements adoptent progressivement ce standard à mesure que les réglementations se déploient.
La caractéristique essentielle qui distingue une facture électronique des autres formes de factures est l’utilisation d’un ensemble de données structurées. Autrement dit, les informations sont transmises dans un format défini et standardisé.
Les formats les plus couramment utilisés pour répondre à cette définition de « données structurées » sont EDI et XML. Ces formats ne sont pas conçus pour être directement lisibles par l’être humain, mais pour être traités par des systèmes informatiques.
Plus précisément, ils sont compatibles avec les ERP et les systèmes comptables, qui peuvent lire les données, les extraire automatiquement et les intégrer aux processus financiers de l’entreprise.
Dans le cadre de la directive européenne, une représentation visuelle ou textuelle d’une facture — par exemple une image scannée au format JPG ou un fichier PDF — ne répond pas à la définition européenne d’une facture électronique. Certaines entreprises choisissent néanmoins de conserver une version image ou papier en complément de la facture électronique, notamment pour faciliter sa consultation ou à des fins d’archivage.
Au-delà des formats utilisés, de nombreux standards doivent également être respectés. Ils définissent à la fois les informations devant figurer sur la facture et la manière dont celle-ci doit être transmise.
Il n’existe actuellement pas de standard universel. Chaque pays a développé ses propres exigences, qui ne sont pas toujours interopérables.
Parmi les nombreux standards de facturation électronique, on peut notamment citer XRechnung en Allemagne, Factur-X en France et PEPPOL BIS dans plusieurs pays. Cette liste est loin d’être exhaustive, mais elle illustre la diversité du marché et explique pourquoi l’Union européenne cherche à développer une approche harmonisée à l’échelle du continent.
Les factures électroniques fonctionnent selon le même principe que les factures traditionnelles. Elles doivent être transmises électroniquement et dans un format défini, mais remplissent au final le même objectif.
Voici une vue d’ensemble du processus :
Le fournisseur rassemble toutes les informations et données nécessaires relatives à la transaction et les saisit dans une plateforme. Celle-ci transforme ensuite ces informations dans un format conforme aux standards de facturation électronique. La facture suit alors le processus habituel de l’entreprise.
Du côté du destinataire, la facture électronique est intégrée à la plateforme financière, qui lit les données et les présente dans un format compréhensible par l’utilisateur.
La facturation électronique devient donc progressivement la norme dans de nombreux pays et constitue même déjà une obligation réglementaire dans certains marchés. Cette évolution suscite un intérêt croissant pour le sujet et pour les solutions permettant aux entreprises de s’y conformer.
Sans oublier les nombreux avantages qu’elle présente par rapport aux méthodes de facturation traditionnelles, pour l’ensemble des parties prenantes : l’acheteur, le fournisseur et les administrations.
Des formats de facturation uniformes réduisent les difficultés liées aux transactions internationales.
Le traitement numérique remplace les processus reposant sur des documents papier.
La diminution des coûts opérationnels peut contribuer à améliorer la rentabilité de l’entreprise.
Les données structurées peuvent être intégrées directement aux systèmes financiers.
Des protocoles de transmission sécurisés contribuent à protéger les données sensibles liées aux transactions.
Le suivi numérique de bout en bout permet d’enregistrer les différentes étapes du traitement d’une facture.
En France, la réforme de la facturation électronique va progressivement transformer les processus de facturation des entreprises établies sur le territoire. À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront notamment être en mesure de recevoir des factures électroniques dans le cadre de leurs transactions B2B domestiques. Pour mieux comprendre le calendrier et les principaux impacts de cette réforme, consultez notre FAQ dédiée à la réforme de la facturation électronique en France.
La facturation électronique n’est qu’un élément d’une tendance plus large : la digitalisation de la finance d’entreprise. Cette transformation permet de gagner en efficacité à différents niveaux et de réduire à la fois les coûts et le temps consacré aux tâches administratives.
Comme nous l’avons vu, il existe encore peu de consensus sur la forme que pourrait prendre une approche véritablement standardisée. Des solutions adaptées aux spécificités de chaque marché restent donc nécessaires.
D’ici là, nous continuons à suivre de près les évolutions réglementaires afin de proposer des solutions permettant aux entreprises de répondre aux nouvelles exigences dès qu’elles seront clairement définies.
Actuellement, AirPlus propose XRechnung exclusivement à ses clients du secteur public utilisant l’AirPlus Company Account via le réseau PEPPOL.
À compter du 1er janvier 2027, AirPlus proposera XRechnung (facturation électronique) pour l’ensemble des produits et services pour lesquels nous intervenons en tant qu’« émetteur légal de la facture » en Allemagne. Vous pouvez suivre les évolutions à ce sujet ici.
La facturation électronique est un sujet clé pour les entreprises, tout comme les nouvelles formes de communication numérique.
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[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:32014L0055