Perché oggi i travel manager sono più strategici che mai

I pagamenti sono sempre stati al centro dei viaggi d’affari. Ma oggi il ruolo del travel manager è cambiato, andando ben oltre la semplice prenotazione di biglietti o il contenimento dei costi.

I travel manager oggi sono molto di più: sono strategist, collaboratori e problem solver. Devono bilanciare il benessere dei viaggiatori con la cultura aziendale. Gli obiettivi di sostenibilità con i limiti di budget. I dati in tempo reale con le crisi del mondo reale.

Un’evoluzione che riflette la trasformazione più ampia della gestione dei viaggi aziendali. Ed è proprio da qui che vogliamo partire. In questo articolo vedremo come le responsabilità si stanno ampliando, in che modo la tecnologia sta ridefinendo il ruolo e come i travel manager stanno affrontando questa nuova sfida.

Dalla logistica alla leadership

Per anni, il ruolo del travel manager è stato principalmente operativo: prenotare voli, negoziare tariffe, gestire fornitori. Un’attività considerata più amministrativa che strategica.

Oggi, questo scenario è cambiato. Con l’aumento della complessità e della dimensione globale dei viaggi aziendali, anche le aspettative sono cresciute. Basti pensare che la spesa globale per i business travel si stima abbia raggiunto i 1,64 trilioni di dollari nel 2025, rispetto agli 1,48 trilioni del 2024[1].

Questo significa più responsabilità, oltre a budget sempre più elevati, richiedendo ai travel manager di occuparsi di attività che vanno ben oltre il loro perimetro originario[2].

Tra queste:

• Garantire la sicurezza dei viaggiatori: il duty of care oggi implica una gestione proattiva delle crisi. Interruzioni globali, rischi sanitari, sicurezza locale: i travel manager sono in prima linea. Predispongono piani di emergenza, mantengono i contatti con i dipendenti all’estero e collaborano con HR e security per anticipare i rischi.
  
  
• Guidare la sostenibilità: le aziende chiedono scelte più sostenibili[3]. Dalla preferenza per il treno rispetto all’aereo fino alla compensazione delle emissioni di carbonio. Non è più un “nice-to-have”: i travel manager vengono sempre più valutati sulla capacità di allineare le travel policy agli obiettivi ESG aziendali e di monitorare le emissioni.
  
  
• Collaborare tra funzioni aziendali: oggi il travel coinvolge HR, procurement, finance e leadership. Questo significa più stakeholder, maggiori aspettative e un’influenza strategica crescente . Ad esempio, l’HR può puntare sul benessere dei dipendenti mentre il finance guarda al ROI, e il travel manager si trova nel mezzo.

Questo a conferma che il perimetro del ruolo si è ampliato, e con esso anche la pressione. Tuttavia, questo significa anche che i travel manager hanno oggi molta più visibilità e impatto all’interno delle organizzazioni rispetto al passato.

Il potere dei dati e della tecnologia

Dove saremmo senza i dati? I dati sono la valuta del moderno travel management. Senza dati, si naviga alla cieca. Dal monitoraggio delle spese nei diversi Paesi alla previsione della domanda di viaggio, la capacità di utilizzare i dati in modo efficace è diventata una competenza chiave.

Pagamenti e integrazione

Le carte virtuali e le soluzioni di pagamento centralizzato consentono di tracciare, controllare e riconciliare le spese più rapidamente. Un enorme vantaggio per i team finance, che non devono più perdere ore a ricostruire fogli di calcolo provenienti da sistemi diversi.

Analytics e reporting

Le dashboard in tempo reale hanno sostituito i report trimestrali in Excel. Oggi i leader si aspettano di più dai travel manager: identificare trend, prevedere costi e individuare opportunità di risparmio prima ancora che impattino sul bilancio.

Inoltre, i travel manager devono condividere questi insight con il management, contribuendo così alla definizione della strategia aziendale.

Automazione e AI

Approvazioni di routine, controlli di rischio e persino comunicazioni ai viaggiatori vengono automatizzati sempre di più, liberando tempo per attività strategiche. L’intelligenza artificiale inizia anche a prevedere disservizi o a suggerire itinerari più efficienti, rendendo il ruolo ancora più proattivo.

Sistemi integrati

Prenotazioni, note spese e pagamenti devono dialogare tra loro. L’aspettativa è quella di avere un ecosistema integrato, non un mosaico di strumenti scollegati. Questo significa meno errori, meno duplicazioni e un’esperienza più fluida per i viaggiatori. In altre parole: meno attività amministrative, più insight e la possibilità di agire rapidamente.

Mettere i viaggiatori al centro

Per quanto si parli di costi e compliance, una cosa non è cambiata: il business travel riguarda sempre le persone.Per questo oggi ci si aspetta che i travel manager:

• Riducano le frizioni nei processi di approvazione e nelle note spese: processi più semplici significano viaggi più fluidi. Meno stress, meno ritardi.
  
  
• Bilancino i costi senza compromettere il benessere delle persone: risparmiare è importante, ma non a scapito del benessere dei dipendenti.
  
  
• Mantengano alti morale e produttività: viaggi lunghi o complessi possono mettere alla prova i dipendenti. Benefit come l’accesso alle lounge o la flessibilità nelle riprenotazioni aiutano. Così come fornire strumenti che consentano di lavorare efficacemente anche in viaggio.

Opzioni di prenotazione flessibili, servizi negoziati in anticipo o processi di expense più chiari: oggi la soddisfazione del viaggiatore è diventata una vera metrica di successo. Quando i dipendenti si sentono supportati, sono più produttivi e vivono il business travel come un’opportunità, non come un peso.

Resilienza in un mondo incerto

La pandemia ha mostrato quanto il ruolo del travel manager sia cruciale nei momenti di crisi. Ma le interruzioni non si sono fermate. Eventi geopolitici, condizioni meteo estreme, scioperi: l’incertezza è diventata la nuova normalità.

Oggi i travel manager devono avere:

• Capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti, ad esempio riprogrammando decine di viaggiatori durante uno sciopero o organizzando rimpatri in situazioni di emergenza.
  
  
• Resilienza, per mantenere operativi i programmi di viaggio anche quando i piani saltano. Questo significa preservare le relazioni con i fornitori, tutelare il benessere dei viaggiatori e controllare i costi anche in situazioni impreviste.
  
  
• Focus sul ROI, per rassicurare il management garantendo al tempo stesso una  buona esperienza di viaggio per i dipendenti. Oggi ai travel manager viene chiesto non solo di dimostrare il risparmio generato, ma anche il valore di business creato dai viaggi.

È un equilibrio delicato. Si tratta di garantire la continuità degli spostamenti, dimostrare il valore del programma di business travel ed essere pronti a cambiare rotta in qualsiasi momento.

Un supporto più intelligente per i travel manager

In AirPlus abbiamo visto in prima persona come questo ruolo si sia evoluto.

Per questo le nostre soluzioni sono progettate per offrire ai travel manager più controllo e meno complessità:

• Carte virtuali: pagamenti flessibili e sicuri per fornitori e viaggiatori, con spese associate a una singola trasferta o transazione. Offrono maggiore sicurezza limitando l’esposizione alle frodi e semplificando la riconciliazione.
  
  
• Pagamenti centralizzati: una visione consolidata che facilita la riconciliazione per il finance. Invece di raccogliere dati da sistemi diversi, i manager ricevono un’unica fattura chiara per tutte le spese di viaggio.
  
  
• Dati e reporting: insight chiari e concreti per supportare strategie di viaggio più intelligenti. I nostri strumenti semplificano il reporting, consentendo di analizzare i modelli di spesa, prevedere i budget e identificare opportunità di risparmio o miglioramento della sostenibilità.

In sintesi, rendiamo pagamenti e reporting più intelligenti e semplici, così che i travel manager possano concentrarsi sulle attività strategiche, non sulla burocrazia.

Il futuro del travel manager

Il travel manager non è più soltanto un organizzatore. È uno strategist, un partner e spesso un agente del cambiamento all’interno dell’azienda. Con gli strumenti e i dati giusti, i travel manager possono gestire ogni aspetto: costi, duty of care, sostenibilità ed esperienza del viaggiatore. E in un mondo in cui il business travel è più complesso che mai, questo li rende davvero indispensabili.

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^[1] https://amadeus.com/documents/resources/research-report/business-travel-trends-2025-compressed.pdf

^[2] https://news.bcdtravel.com/travel-managers-take-on-new-challenges-survey-reveals-evolving-roles-and-responsibilities/

^[3] https://www.amexglobalbusinesstravel.com/uk/blog/sustainable-air-travel/