De Supply Chain Due Diligence Act: Hoe virtuele betaling de impact ervan kan verzachten

Voor wie en sinds wanneer is de Supply Chain wet van kracht?

Sinds 1 januari 2023 is de wet van toepassing op alle ondernemingen met een hoofdkantoor, hoofdvestiging, administratief hoofdkantoor, maatschappelijke zetel of filiaal in Duitsland die binnen de groep ten minste 3000 werknemers in Duitsland in dienst hebben.

Vanaf 1 januari 2024 zal het ook alle Duitse bedrijven met meer dan 1000 werknemers treffen.

De Duitse wet is ook van toepassing op buitenlandse ondernemingen indien deze een filiaal in Duitsland hebben en in de regel meer dan 3000 (vanaf 2024 meer dan 1000) personen in Duitsland tewerkstellen. ^[2]

De wet geldt zowel voor het eigen bedrijf als voor directe en in sommige gevallen ook voor indirecte leveranciers.

Nationaal actieplan ter ondersteuning van de wet

Voordat we naar de wortels van de wet gaan, wat betekent de wetsterm "due diligence"? In het woordenboek vinden we: "de zorg die een redelijk persoon uitoefent om schade aan andere personen of hun eigendommen te voorkomen". ^[3]

Met deze zorgvuldigheid in het achterhoofd vormde het 'Nationaal Actieplan voor Bedrijven en Mensenrechten' (NAP of Nationaler Aktionsplan Wirtschaft und Menschenrechte) al in 2016 feitelijk de basis voor de Supply Chain wet van de Duitse Bondsregering, om samen met bedrijven bij te dragen aan een meer sociaal correcte globalisering.^[4]

Het NAP is gebaseerd op de beginselen van de Verenigde Naties inzake bedrijfsleven en mensenrechten. De verantwoordelijkheid van het bedrijfsleven staat centraal in het plan, naast de beschermingsverplichting van de staat en gerechtelijke en buitengerechtelijke rechtsmiddelen. De Duitse regering ondersteunt ondernemingen bij het nakomen van deze verantwoordelijkheid. In samenwerking met bedrijfssectoren die bijzondere risico's voor de mensenrechten lopen, worden momenteel specifieke richtlijnen ontwikkeld voor gebruik in de praktijk.

Uit een jarenlang onderzoek van de federale regering onder bedrijven (NAP-monitoring) is echter gebleken dat minder dan 20% van de Duitse bedrijven met meer dan 500 werknemers hun vrijwillige verbintenis tot zorgvuldigheidseisen nakomen.

Vanwege dit resultaat heeft het Duitse parlement eind juni 2021 de 'Supply Chain Due Diligence Act' aangenomen ter verbetering van de bescherming van de mensenrechten in wereldwijde toeleveringsketens.

Bijgevolg zijn Duitse bedrijven verplicht in de toekomst een grotere verantwoordelijkheid op zich te nemen voor de naleving van de mensenrechtennormen, zoals het verbod op dwang- en kinderarbeid, in hun hele waardeketen.

De EU-Commissie heeft in februari 2022 een richtlijn voorgesteld over Europa-brede due diligence voor bedrijven, die de EU-Raad in december vorig jaar als algemene oriëntatie heeft aangenomen en het startsein vormde voor de onderhandelingen met het Europees Parlement.^[5]

Maatregelen voor toezicht op de naleving

De Supply Chain wet vereist de uitvoering van uitgebreide maatregelen voor risicoanalyse, preventie en herstel van eventuele schendingen in het bedrijfsgebied van de onderneming en met betrekking tot directe en indirecte leveranciers in de gehele waardeketen. Om aan de Supply Chain wet te voldoen, moeten chemische bedrijven op negen gebieden actief zijn: ^[6]

1. Risicobeheersysteem opzetten voor hun eigen bedrijf en directe leveranciers,
2. Instellen van passieve risicomonitoring voor indirecte leveranciers,
3. Een mensenrechtenstrategie voor het bedrijf vaststellen,
4. Preventieve maatregelen voor het bedrijf zelf verankeren in processen en leveranciersspecifieke maatregelen vaststellen,
5. Een concept ontwikkelen voor herstelmaatregelen in geval van overtredingen (voor het bedrijf zelf, directe leveranciers en indirecte leveranciers),
6. Voortdurende documentatie over de naleving van de zorgplichten,
7. Jaarverslag over de vervulling van de zorgplichten,
8. Een klachtenprocedure instellen,
9. De verantwoordelijkheid voor het risicobeheer vastleggen.

Bedrijven die de Supply Chain wet overtreden, kunnen boetes opgelegd krijgen. Deze kunnen oplopen tot 2% van de wereldwijde jaaromzet. Bovendien kunnen bedrijven worden uitgesloten van de toekenning van overheidsopdrachten.

Het Duitse Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle is verantwoordelijk voor de controle op de naleving van de Supply Chain wet. Het onderzoekt overtredingen, controleert rapporten en gaat na of nalatigheden worden opgelost.

Uitdagingen voor de chemische toeleveringsketen

Due diligence wordt inderdaad steeds belangrijker in de chemische industrie naast duidelijke end-to-end proceszichtbaarheid en inkooptransparantie, nu bedrijven ervoor willen zorgen dat hun producten op verantwoorde en duurzame wijze worden geproduceerd en gedistribueerd in een groeiende gedigitaliseerde wereld.

De weg naar het afvinken van alle vakjes hiervoor is niet zonder obstakels. De volgende uitdagingen in de toeleveringsketen van de chemische industrie klinken wellicht bekend in de oren.

In de hele leveringsketen, van planning tot productie, logistiek en distributie en uiteindelijk de verkoop, kunnen verschillende tussenpersonen betrokken zijn, zoals logistieke dienstverleners, douane-expediteurs en andere dienstverleners van derden.

Bovendien kunnen er meerdere lagen van leveranciers en onderleveranciers zijn, wat het voor chemische fabrikanten moeilijk kan maken om hun toeleveringsketens te traceren en mogelijke risico's in verband met mensenrechten of milieueffecten te identificeren.

Bedrijfsbarometer die de waargenomen druk van de wet meet

Gezien de complexiteit en de uitdagingen van de toeleveringsketen van de chemische industrie is het niet verwonderlijk dat de Supply Chain wet in de Duitse chemische industrie met gemengde gevoelens is ontvangen.

De wet heeft inderdaad aanzienlijke gevolgen voor de chemische industrie in Duitsland en dat blijkt uit de resultaten van de uitgevoerde enquête voor de 37e CHEMonitor Trend Barometer onder topmanagers van de Duitse chemische industrie in september en oktober 2021 met als hoofdonderwerp de nieuwe wet, die pas in juni van dat jaar werd aangenomen.

In deze CHEMonitor-enquête ^[7] werd vertegenwoordigers van de chemische sector ook gevraagd naar de grootste verwachte uitdagingen in verband met de uitvoering van de Supply Chain wet.

Van de ondervraagde chemische bedrijven zei 83% de hoge mate van bureaucratie als een potentiële uitdaging te zien. De verwachte bureaucratische rompslomp levert personele en financiële problemen op, vooral voor middelgrote chemische bedrijven. Met name voor indirect getroffen middelgrote bedrijven vormt de wet een grote uitdaging die alleen met IT-oplossingen van een hoger niveau kan worden beheerst.

Verder noemde 58% juridische onzekerheden in verband met aansprakelijkheid, 55% een gebrek aan alternatieven voor belangrijke leveranciers en 55% zag een gebrek aan bereidheid bij leveranciers om audits te ondergaan als mogelijke uitdagingen voor de uitvoering.

Ondersteuning van het doel van de wet

Ondanks de vele uitdagingen zien de meeste deelnemers aan de studie de wet als een kans om de arbeidsomstandigheden van mensen in de toeleveringsketen te verbeteren.

Uit de enquête blijkt dat het doel van de wet in grote lijnen wordt gesteund: 80% van de respondenten hoopt op betere arbeidsomstandigheden voor de mensen die in bedrijven in de toeleveringsketen voor chemische producten werken.

Bovendien vindt bijna de helft van de deelnemers aan de CHEMonitor-enquête (46%) de wet noodzakelijk omdat tot dusver te weinig ondernemingen een vrijwillige verbintenis volgens het NAP zijn nagekomen.

In feite bevestigt meer dan de helft van de deelnemers aan de enquête (57%) dat de vrijwillige verbintenissen die de chemische industrie tot op heden is nagekomen, niet volstaan. Zo heeft slechts 52% van de ondervraagde bedrijven momenteel een gedragscode voor leveranciers in hun contracten en gebruikt slechts 44% een management systeem voor mensenrechten en milieurisico's.

De wet in de mix van de huidige chemische toeleveringsketen

^{Gezien deze uitgebreide catalogus van maatregelen rijst de vraag hoeveel er in de chemische industrie al is gedaan in de maanden sinds de wet is aangenomen en hoe groot het aandeel is van de bedrijven die de vereiste maatregelen al op vrijwillige basis hebben uitgevoerd. De onderstaande grafiek illustreert verder in welke mate dit is gebeurd door bedrijven met maximaal en meer dan 1000 werknemers.}

Virtuele betaling als transparantie-instrument voor de zichtbaarheid van de toeleveringsketen

Zonder de wet waren de uitdagingen in de toeleveringsketen al talrijk en nu de Supply Chain wet in werking treedt met maatregelen voor het beheer van meerdere lagen van leveranciers en onderleveranciers, is elk instrument om totale transparantie te verkrijgen meer dan welkom.

Aangezien de betaling plaatsvindt aan het begin van het procure-to-pay proces, bv. voor de aankoop van grondstoffen, is het belangrijk dat de betalingstool ook verderop in het proces voor verdere optimalisatie kan zorgen.

AirPlus Virtual Cards Procurement is zo'n virtuele betaaloplossing, die voordelen biedt voor de hele keten: Ontworpen voor het digitale tijdperk, kan het worden gebruikt voor long-tail of terugkerende uitgaven met miljoenen handelaren wereldwijd volgens de brede acceptatie van het Mastercard®-netwerk.

De virtuele kredietkaarten zijn ideaal voor de betaling van leveranciers, maar bieden ook meer controle door middel van aangepaste beveiligingsinstellingen die u op de kaarten kunt toepassen.

Virtuele betalingen bieden end-to-end inzicht in de uitgaven. De factuurgegevens die elke virtuele kaart tijdens het betalingsproces kan dragen, verrijken uw transacties, wat resulteert in een naadloze aansluiting van uw inkooporder op de factuur van de leverancier.

AirPlus Virtual Cards Procurement helpt u de transparantie te bereiken die u nodig hebt met factureringsrapporten voor een eenvoudige kostentoewijzing, en ontwart de knopen in uw toeleveringsketen met verschillende bestellingen en leveranciers waar u dagelijks mee te maken hebt.

Dat is niet alles, virtueel betalen kan een belangrijke rol spelen bij het optimaliseren van het bedrijfskapitaal. Via AirPlus Virtual Cards Procurement betaalt AirPlus als leverancier van de betalingsoplossing namelijk rechtstreeks de leveranciers. Uw bedrijf ontvangt aan het einde van de rapportageperiode één gedetailleerd rekeningoverzicht en de uitgaven worden vervolgens door AirPlus afgeschreven van de gecentraliseerde rekening van uw organisatie volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden.

Zo kunt u meer waardedagen verdienen dan met traditionele betalingen per bankoverschrijving of automatische incasso en hebt u ruim de tijd om uw klant opnieuw te factureren.

Bovendien kunnen de oplossingen van AirPlus uw organisatie ook helpen bij het rapporteren over uw inspanningen op het gebied van duurzaamheid en naleving, wat belangrijk is om te voldoen aan de vereisten van de wet en om aan te tonen dat u zich inzet voor een verantwoorde bedrijfsvoering.

AirPlus International kan uw bedrijf helpen door de hulpmiddelen en ondersteuning te bieden die u nodig hebt om financiële en operationele risico's te beheren, naleving van regelgeving te garanderen en op een duurzame en verantwoorde manier te werken.