De zichtbaarheid van online B2B-aankopen onder de loep: geen geheimen meer?

Het heeft een wereldwijd bereik, is kosteneffectief en 24/7 beschikbaar. Wat is het?

U raadt het goed: het internet als online koopkanaal, in een e-commerce-economie die zich de afgelopen jaren sterk ontwikkelde.

Online winkelen is voor ons als consumenten steeds gemakkelijker. De stijgende trend in B2B-aankopen is ook te verklaren door een toename aan digitale mogelijkheden en mondiale gebeurtenissen zoals de recente pandemie.

Tijdens die periode van lockdowns en social distancing kochten bedrijven telecommunicatiesoftware aan voor hun op afstand werkende werknemers en implementeerde deze in het hele bedrijf. Ook andere ad hoc en eenmalige benodigdheden moesten betaald worden om zo de continuïteit van de dagelijkse werkzaamheden te blijven garanderen.

Dergelijke behoeften pasten echter niet in de bestaande categorie van zogenaamde “algemene bedrijfsaankopen”, omdat ze vaak specifieke eisen op werknemers- of teamniveau met zich meebrachten. Enkele voorbeelden van dit type aankopen zijn ontwerp- of andere applicatiesoftwarediensten, stockfoto's of specifieke apparatuur zoals koptelefoons, welke aangekocht werden bij online leveranciers of marktplaatsen zoals Amazon waar medewerkers als consument vaak al de weg naartoe hadden gevonden.

Tegenwoordig bestaat de hybride manier van werken nog steeds, en ook het betalingslandschap blijft evolueren, met leveranciers die steeds diverser worden waarbij velen onder hen bezig zijn met modernisering, digitalisering en de overstap naar online kanalen. Deze ontwikkelingen hebben dan ook gevolgen voor het zakelijke betaalproces binnen uw bedrijf.

Hoe kan uw bedrijf dit steeds veranderende landschap best trotseren? En wat zijn de opties om waarde toe te voegen aan uw online B2B-aankopen zonder ze uit het oog te verliezen?

Tijd om dieper in dit topic te duiken!

Online B2B-transacties beheren: een onvermijdelijke investering

De term die men gebruikt om te verwijzen naar ad hoc uitgaven, vaak eenmalig van aard en met een overwegend lage waarde – inclusief abonnementen en terugkerende betalingen – is ‘long-tail spend’.

Online long-tail spend door een medewerker gebeurt vaak bij een niet-strategische leverancier die niet in de database van het bedrijf zit en daarom onderbeheerd of zelfs uitgesloten is van categoriebeheer. Gezien de aard en de lage waarde van long-tail-uitgaven is het simpelweg niet de moeite om uitgebreide onderhandelingscycli te doorlopen.

Dat is de reden waarom werknemers of teams die dit specifieke long-tail-product of deze dienst nodig hebben, de betaling vaak persoonlijk voorschieten met hun eigen creditcard of met die van hun manager, en zo dus het inkoopbeleid van hun bedrijf omzeilen.

Als gevolg is er dan ook geen gecentraliseerd betalingstraject beschikbaar of een direct traceerbaar kostenoverzicht. Het financiële team krijgt daarbij slechts beperkt zicht op de gemaakte kosten en dat enkel als en wanneer de betreffende werknemer het terugbetalingsproces doorloopt om de terugbetaling van de voorgeschoten bedrijfskosten aan te vragen.

Met zoveel bewegende delen zijn transparantie behouden en identificeren wanneer welke betalingen waar naartoe gaan van cruciaal belang. Dit is vooral van toepassing wanneer het aantal long-tail-transacties toeneemt.

Helaas ontbreekt het veel bedrijven aan een oplossing om long-tail spend goed te beheren, wat resulteert in ‘betalingsblindheid’ of erger nog: buitensporige uitgaven.

In het meest recente B2B-betalingsonderzoek van AirPlus^[1] zien de meeste Europese inkoopmanagers het ‘monitoren van buitensporige uitgaven’ inderdaad als een specifieke uitdaging (44%). En dat vooral bij de verwerking van bestellingen en facturatie van of naar niet-gecontracteerde leveranciers. Wat betreft de relatie met niet-gecontracteerde leveranciers werd ‘compliance verzekeren’ geselecteerd als de meest tergkerende uitdaging (52%).

Het goede nieuws? Er is een besparingspotentieel van wel 5 tot 15% als u een inspanning doet om het beheer van de long-tail-uitgaven te optimaliseren. Enkele cijfers ter illustratie: stel, een bedrijf heeft een totaal van $3 miljard aan directe uitgaven, waaronder $400 miljoen tail spend met dus een besparingspotentieel van 5 tot 15%. Door deze tail spend onbeheerd te laten, loopt het bedrijf dan makkelijk 40 miljoen dollar mis^[2].

Het 80/20 Pareto-principe legt het mooi uit: 80% van de gevolgen zijn het resultaat van slechts 20% van de oorzaken. Dit betekent dat hoewel long-tail B2B-transacties over het algemeen van lage waarde zijn en slechts 20% van het volume uitmaken, ze aan de andere kant wel 80% van de uitgavencomplexiteit vormen.^[3]

Op weg naar een slim en eenvoudig B2B uitgavenbeheerproces

Online B2B-aankopen zijn onvermijdelijk en zullen in de realiteit van elk bedrijf blijven bestaan, zoveel is duidelijk. Werknemers weten immers goed genoeg welke goederen of diensten ze nodig hebben voor hun werk en zijn op zoek naar een zo soepel mogelijk proces om dit te realiseren, met aan de andere kant zo min mogelijk bureaucratie of onderbrekingen. Ook loont het voor het bedrijfsbudget om de aankoop direct online te doen, zoals dat bijvoorbeeld het geval is bij een tijdelijke korting of uitverkoop. Zo kan men immers op de beste prijs van dat moment rekenen.

Dus in plaats van dit type onvermijdelijke uitgaven te proberen inperken en zelfs bestrijden, is het de moeite meer dan waard om ze op de juiste manier te beheren en zo op lange termijn uw bedrijf heel wat administratie, tijd en moeite te besparen.

Maar hoe slaagt u erin uw medewerkers in staat stellen de aankopen die ze nodig hebben te laten doen, waar ze ook zijn, zonder de centrale grip op long-tail spend te verliezen en de transparantie over de gemaakte kosten te behouden?

In deze steeds digitalere wereld komt het niet als een verrassing dat de integratie van een geautomatiseerd proces de oplossing biedt.

Moderne inkoopplatforms kunnen u hierbij helpen en de nodige automatisering bieden binnen uw bestaande systeemlandschap. Deze innovatieve platformoplossingen, zoals de AirPlus-Mazepay-oplossing, betekenen al snel een grote meerwaarde voor het beheer van zakelijke uitgaven en bieden een manier om alle relevante afdelingen in het long-tail spendproces met elkaar te verbinden.

Via slechts één enkel scherm kunt u alle uitgaven bijhouden, alsook het hele proces beheren. Op deze manier zorgt u ervoor dat bestaande silo’s worden afgebroken, inefficiënties wegvallen en dat uw teams bij elke stap echte onderlinge coördinatie kunnen ervaren.

Een mooi voorbeeld – zoals mogelijk gemaakt door de oplossing van AirPlus en Mazepay - is de installatie van een geautomatiseerde goedkeuringsstroom met behulp van dynamische aanvraagformulieren voor voorafgaande goedkeuring van alle online aankopen. Dankzij het gecontroleerde proces en het volledige audittraject kan het financiële departement alle belangrijke informatie met betrekking tot de aankoop eenvoudig terugvinden.

Virtuele kaarten: Online B2B-aankopen verbeteren

De daadwerkelijke betaling van de aankoop zelf connecteert alle verdere fasen in het uitgavenbeheertraject. Nu uw bedrijf inzet op digitalisering binnen dit terrein, gaat ook de betaalmethode een cruciale rol spelen.

Gelukkig is er opnieuw goed nieuws te melden: bij inkoopplatforms zoals Mazepay geniet u van een geïntegreerde betalingsservice. Dat betekent dat u ook kunt profiteren van digitaal vereenvoudigd betalen.

De betaaloplossing AirPlus Virtual Cards Procurement is hier de meest voor de hand liggende digitale driver om dit doel te helpen bereiken.

Als een 16-cijferig kaartnummer met een driecijferige CVC-code, speciaal gegenereerd voor individuele aankopen, is de AirPlus Virtual Card perfect aangepast aan het digitale tijdperk. Dit type betaalmiddel kan ingezet worden voor de hele long-tail, zoals online, ad-hoc of terugkerende betalingen en zelfs factuurbetalingen bij miljoenen handelaars wereldwijd, via de brede acceptatie binnen het Mastercard®-netwerk.

AirPlus Virtual Cards Procurement zijn bedrijfsgebaseerde virtuele creditcards die voor elke werknemer kunnen worden geïndividualiseerd op basis van zijn of haar behoeften. Ze zijn uitermate geschikt om leveranciers te betalen, en bieden een verhoogde centrale controle dankzij personaliseerbare beveiligingsinstellingen die u op elke kaart kunt activeren.

Virtuele betalingen bieden end-to-end inzicht in gedecentraliseerde uitgaven. De factuurgegevens die elke virtuele kaart tijdens het betalingsproces genereert, verrijken uw transacties, wat resulteert in een naadloze afstemming van uw inkooporder met de factuur of het ontvangstbewijs van de leverancier.

AirPlus Virtual Cards Procurement helpen u de transparantie te bereiken die u nodig heeft. Door factuurrapporten mogelijk te maken zorgen ze voor een eenvoudige kostentoewijzing voor de vele bestellingen en leveranciers waarmee u dagelijks in contact komt.

Het onderstaande overzicht illustreert hoe de belanghebbenden in het zakelijke betaalproces in uw bedrijf eenvoudig kunnen profiteren van virtuele kaarten zonder drastische systeem- of proceswijzigingen.

En dat is nog niet alles: virtuele betalingen kunnen ook een belangrijke rol spelen bij de optimalisatie van uw werkkapitaal. Via AirPlus Virtual Cards Procurement verzorgt AirPlus, als aanbieder van betalingsoplossingen, rechtstreeks de betalingen aan uw leveranciers.

Uw bedrijf ontvangt aan het einde van de rapportageperiode één gedetailleerd rekeningafschrift en de kosten worden vervolgens door AirPlus gedebiteerd op de centrale rekening van uw organisatie volgens de afgesproken betalingsvoorwaarden. Hierdoor kunt u meer waardedagen verdienen dan door traditionele betalingen via bankoverschrijving of directe debitering.

De gezamenlijke oplossing: virtuele kaarten & spend management systemen

Gezien hun sterke punten als digitale betaaloptie voor online aankopen, groeit het gebruik van virtuele kaarten als hulpmiddel voor het beheer van zakelijke uitgaven.

Het partnerschap tussen AirPlus en Mazepay biedt heel wat voordelen voor de belanghebbenden in uw zakelijke betaalproces:

Virtuele kaarten maken voor iedereen een soepel en eenvoudig betaalproces mogelijk: zodra uw medewerker goedkeuring heeft ontvangen, wordt op de achtergrond automatisch en naadloos een virtuele creditcard gegenereerd als betaalmiddel voor de overeenkomstige bestelling. De transacties kunnen worden gevolgd en afgestemd, terwijl de leverancier de betaling stipt op tijd ontvangt.

Slim en eenvoudig, toch? Ook uw leveranciers zullen blij zijn met deze transformatie.

Besluit

Door gebruik te maken van een platform voor zakelijk uitgavenbeheer, van virtuele kaarten en een goede strategie, is het mogelijk om aanzienlijke verbeteringen te realiseren, zowel binnen uw bedrijf als daarbuiten, zoals bijvoorbeeld in relatie tot uw leveranciers. Kleinere online betalingen aan eenmalige leveranciers zijn niet langer een last en slorpen geen eindeloze tijd en middelen meer op, terwijl afdelingen zoals het treasury-team profiteren van een verbeterde cashflow.

Virtuele creditcards bieden een flexibel en efficiënt betaalmiddel dat zeer compatibel is met online betaalkanalen. Daarnaast werken ze als een geïntegreerde betaaloplossing in inkoopplatforms. Dit maakt betalingen monitoren veel minder lastig. En belangrijker: uw bedrijfsuitgaven vereenvoudigen.

De gezamenlijke oplossing van AirPlus en Mazepay biedt een gemakkelijke en veilige manier om werknemers in staat te stellen op een conforme manier aankopen te doen, waarbij ze betalen met de AirPlus Virtual Cards, terwijl ze ervoor zorgen dat alle goedkeuringen zijn voltooid in overeenstemming met het beleid van uw bedrijf.

Deze volledig cloudgebaseerde oplossing van virtuele kaarten met een end-to-end-proces helpt u de controle terug te winnen over uw volledige long-tail spend, waardoor de risico's worden geminimaliseerd door compliance te verzekeren en de productiviteit wordt gemaximaliseerd door de kosten en inspanningen voor uw organisatie te verminderen.

Wilt u meer weten over wat deze partneroplossing u kan bieden om uw long-tail spend management de moeite waard te maken? Aarzel niet om ons te contacteren!

^[1] AirPlus B2B payment survey among 534 purchasing managers from Austria, Belgium, France, Germany, Italy, Luxemburg, Netherlands, Switzerland, and the UK

^[2] Long tail, big savings: Digital unlocks hidden value in procurement | McKinsey

^[3] Taming Tail Spend | bcg.com