Spend management of uitgavenbeheer is cruciaal voor bedrijven. De mogelijkheid om uw uitgaven te overzien, uw cashflow te beheren en uiteindelijk de waarde van elke aankoop te maximaliseren, kan leiden tot aanzienlijke besparingen in zowel tijd als kosten.
De enorme hoeveelheid en diversiteit aan transacties – de zogenaamde long-tail spend – zorgt voor de nodige complexiteit. En zonder efficiënt beheer kan uw bedrijf daardoor snel achterop hinken.
Wat is long-tail spend precies? Waarom is het voor bedrijven zo belangrijk om te investeren in het beheer ervan? En welke oplossingen bestaan er om dat zo goed mogelijk te doen?
Het belang van spend management
Om het concept van tail-spend te begrijpen, is het belangrijk om eerst bekend te zijn met het belang van spend management of uitgavenbeheer.
Spend management verwijst naar de processen, strategieën en technologieën die organisaties inzetten om hun bedrijfsuitgaven, zoals inkoop en supply chain management, te beheren en te optimaliseren.
Spend management verschilt van andere concepten, zoals onkostenbeheer. Dat richt zich bijvoorbeeld meer op de systemen voor de verwerking, betaling en controle van de door werknemers gemaakte onkosten.
Het doel van uitgavenbeheer is echter breder: het efficiënt en strategisch beheren van àlle aspecten die bij uitgaven komen kijken om zo besparingen te realiseren, de operationele efficiëntie te verbeteren en de algehele financiële prestaties van uw bedrijf te bevorderen.
Om dit doel te verwezenlijken is het noodzakelijk goed te weten waar uitgaven precies naartoe gaan. Dat doet men door elke transactie te categoriseren in strategische en niet-strategische uitgaven.
Tail-spend begrijpen
Voor de meeste bedrijven gaat 80% van de uitgaven naar slechts 20% van de leveranciers. Dit wordt ook wel het zogenaamde Pareto-principe genoemd.
Het omgekeerde is echter ook waar: 20% van de uitgaven gaat naar 80% van de leveranciers. Dit wordt duidelijk aan de hand van onderstaande distributiecurve:
Zoals u kan zien, verwijst tail spend naar het uiteinde van de distributiecurve: de onderste 80% van de transacties. In wezen kan alles wat niet als strategisch wordt geclassificeerd, gezien worden als tail spend.
Maar dat wil niet zeggen dat het niet belangrijk is. Bedrijven werken dagelijks met allerlei soorten leveranciers samen. Bij mondiale merken kan dat zelfs oplopen tot tienduizenden bedrijven of meer. Waarbij men vaak het werkelijke aantal leveranciers niet eens kent. [1]
Het is logisch dat men met sommige leveranciers meer samenwerkt dan met andere. En het is op deze grote schaal dat de voordelen van goed long-tail spend management zichtbaar worden.
Nu we weten wat tail spend is en welke rol het speelt binnen spend management, gaan we dieper in op de definities van long-tail en tail-end uitgaven.
Wat is long-tail spend?
Long-tail spend, ook wel indirecte of niet-strategische uitgaven genoemd, hebben betrekking op het bestedingspatroon van een bedrijf, meer bepaald op het grote aantal leveranciers met lage uitgaven. Long-tail spend zou wel eens een van de grootste besparingsposten binnen procurement kunnen zijn.
In vergelijking met tail spend is de focus bij long-tail spend meer gericht op de onderkant van de curve – het gebied dat zowel de meeste problemen als de grootste kansen biedt. Simpel gezegd: alle long-tail spend is tail spend, maar niet alle tail spend is noodzakelijkerwijs long-tail spend.
Dit in tegenstelling tot directe of strategische uitgaven, waarbij een klein aantal leveranciers een aanzienlijk deel van de uitgaven voor zijn rekening neemt. Zoals de naam al doet vermoeden, zijn deze transacties over het algemeen strategischer en hebben ze vaak meer betrekking op de kernactiviteiten van een bedrijf.
Voorbeelden van long-tail spend
De beste manier om long-tail spend te begrijpen, is door te kijken welk soort transacties als zodanig zouden worden geclassificeerd. Hieronder alvast een paar voorbeelden:
- Aankopen met een lage waarde: dit kunnen kleine en routinematige aankopen zijn, zoals kantoorbenodigdheden, briefpapier of kleine apparatuur, die afzonderlijk een lage geldwaarde of een klein volume hebben.
- Diverse uitgaven: zaken die buiten de belangrijkste inkoopcategorieën vallen, inclusief artikelen die niet onder bestaande contracten of overeenkomsten vallen.
- Freelancers of tijdelijke arbeidskrachten: vooral voor kortetermijnprojecten die mogelijk geen deel uitmaken van de strategische personeelsplanning op lange termijn.
- Abonnementsdiensten: Een steeds vaker voorkomende categorie die verschillende abonnementsdiensten omvat die niet centraal worden beheerd – denk aan software-abonnementen, online tools of andere terugkerende uitgaven.
Wat is tail-end spend?
Tail-end spend richt zich specifiek op het kleinste percentage transacties of leveranciers dat deel uitmaakt van de staart van de distributiecurve – de staart van de staart. Dit zijn de eenmalige leveranciers die bedrijven vaak inzetten voor allerlei kleinere klusjes.
Hier vallen ook non-conformistische uitgaven onder, waarbij goederen of diensten worden gekocht buiten het bereik van het gedefinieerde bestedingsbeleid.
Long-tail spend – vooral tail-end en non-conformistische uitgaven – zijn voor bedrijven het meest urgente probleem. Elke leverancier moet in het inkoopsysteem worden opgenomen, met alle nodige gegevens om aan de eisen van de geldende regelgeving te voldoen.
Ondanks de uitdagingen die hierbij komen kijken, kan een efficiënt beheer van deze uitgaven tot mooie besparingen en operationele voordelen leiden. Maar door de complexiteit zien bedrijven vaak het belang van long-tail spend management over het hoofd.
De complexiteit van long-tail spend
Long-tail spend is van nature complex om te beheren.
Geen twee transacties zijn hetzelfde; kleine kantoorbenodigdheden aankopen is wezenlijk anders dan bijvoorbeeld materialen voor R&D aanschaffen.
Daarnaast is er ook het volume van de uitgaven: sommige zijn kleine, frequente kosten, terwijl andere grote eenmalige aankopen zijn. En dat kan van alles zijn, van personeelskosten en abonnementen tot lidmaatschappen en onderzoeksinvesteringen.
Bovendien helpt het niet dat de traditionele procurementprocessen niet optimaal zijn aangepast aan het beheer van long-tail spend. Het moderne inkooplandschap wordt steeds meer gedomineerd door onlineplatforms, waardoor een grotere verscheidenheid aan leveranciers is ontstaan. De traditionele procurementplatforms slagen er echter niet in om hier efficiënt mee om te gaan.
Alles bij elkaar genomen maakt dit kosten onvoorspelbaar en de administratie errond ingewikkeld.
En dan hebben we het nog niet eens over enkele andere belangrijke overwegingen gehad: de naleving van complianceregels, de balans tussen besparen en investeren, en de aanpassing aan de technologische vooruitgang.
Om financiële gevolgen te voorkomen, is het duidelijk dat long-tail spend om zorgvuldig beheer vraagt. Daarom ook dat bedrijven dit best goed afstemmen op hun operationele doelstellingen en strategieën.
Echter zien we dat het bedrijven vaak ontbreekt aan een geschikte betaaloplossing die aansluit bij dit soort meestal eenmalige aankopen. Hiervoor worden nog steeds papieren cheques op grote schaal gebruikt, waarbij “miljarden cheques worden uitgeschreven voor transacties voor eenmalig gebruik of eenmalige betalingen”. [2]
Gelukkig bestaan er intussen modernere oplossingen!
De rol van virtuele kaarten bij long-tail spend management
Met de hulp van een nauwgezette planning, strategische toewijzing van middelen, vooruitziendheid en aanpassingsvermogen kan efficiënt onkostenbeheer leiden tot een grotere winstgevendheid en bedrijfsgroei. Maar oudere oplossingen kunnen bijzonder tijdrovend zijn, waardoor werknemers zich niet kunnen focussen op belangrijkere taken.
Gelukkig bieden moderne oplossingen zoals virtuele kaarten en geautomatiseerde compliance checks schaalbaarheid, aanpassingsvermogen en controle over inkoop- en betalingsprocessen. Zo kan u uw long-tail spend beter stroomlijnen en eventuele risico's verminderen.
Waarom virtuele kaarten?
Virtuele kaarten bieden een veilige, handige en digitale oplossing voor betalingen. Hun introductie betekende een significante verschuiving op het vlak van betaaltechnologie, van consumentenervaring tot B2B-aankopen:
- Ze bieden snelle en naadloze transacties die gemakkelijk kunnen worden ingetrokken, waardoor een betere beveiliging gewaarborgd is. Dit maakt ze in de eerste plaats geschikt voor online transacties, die doorgaans een aanzienlijk deel van de long-tail spend uitmaken.
- Er kan een onbeperkt aantal virtuele kaarten worden uitgegeven, elk met hun eigen gegevens. Hierdoor zijn ze eenvoudig te volgen en te beheren.
- Wanneer er een nieuwe virtuele kaart wordt gegenereerd, is deze gebonden aan één handelaar en krijgt ze een vast budget toegewezen. Dit verbetert de controle en helpt buitensporige uitgaven te verminderen.
Virtuele kaarten bieden u de controle en beveiliging die nodig is om indirecte uitgaven te beheren, zelfs in grotere mate dan dat fysieke kaarten dat zouden kunnen. U kunt compliance verbeteren, de efficiëntie van het betalingsproces verhogen en zelfs de relatie met uw leveranciers optimaliseren.
Het is dan ook geen verassing dat bedrijven die hun uitgaven digitaal beheren, een gemiddelde kostenreductie van 5% tot 10% op hun jaarlijkse uitgaven kunnen verwachten. [3]
Zo eenvoudig kan het betaalproces dus zijn. What’s next?
De kracht van automatisatie in procurement
Zoals gezegd is een van de grootste moeilijkheden bij long-tail spend management de omvang van de transacties en betrokken leveranciers. Een slechte opvolging kan later tot vervelend papierwerk leiden.
Automatisering is hier het antwoord. Het speelt een cruciale rol bij het stroomlijnen en optimaliseren van inkoopprocessen, vooral als het gaat om het beheer van long-tail spend:
Procesefficiëntie
Het meest voor de hand liggende voordeel is een toegenomen efficiëntie. Men besteedt minder tijd aan handmatig werk en het overbrengen of invoeren van gegevens tussen verschillende platforms.
Compliance
Op het gebied van compliance worden goedkeuringen eenvoudiger. Geautomatiseerde goedkeuringsprocessen volgen vooraf gedefinieerde bedrijfsregels om snellere workflows mogelijk te maken – niets raakt verzand door een zwakke schakel.
Data analytics
Integraties maken geautomatiseerde, realtime gegevensverzameling mogelijk. Dat leidt tot een beter inzicht in de bestedingspatronen, leveranciersprestaties en compliance van uw bedrijf.
Hoewel virtuele kaarten een grote aanwinst zijn voor het aanpakken van betalingsgerelateerde problemen van long-tail spend, kunt u, door ze te combineren met automatisering, ook het beheer van uw long-tail spend aanzienlijk stroomlijnen en een werkelijk end-to-end-inkoopproces realiseren.
Virtuele kaarten combineren met een end-to-end inkoopproces
End-to-end inkoopprocessen bieden het gemak en de schaalbaarheid die grote ondernemingen nodig hebben.
Een vooraf gedefinieerde procedure voor de vele verschillende workflows die bij aankopen betrokken zijn, zorgt er bijvoorbeeld voor dat long-tail spend niet eindigt als buitensporige uitgaven.
Gelukkig maakt de beschikbare technologie dit gemakkelijker.
De combinatie van automatisering en het gebruik van virtuele kaarten maakt de ontwikkeling van end-to-end inkoopprocessen mogelijk: voorafgaande goedkeuringen, goedkeuringsstromen, aanpasbare dynamische aanvraagformulieren, geautomatiseerde complianceprocessen en volledige transparantie.
Vooral dat laatste punt is van belang: de mogelijkheid om het gehele inkoopproces van aanvraag tot betaling te overzien, levert u waardevolle data en inzichten op over waar het geld precies naartoe gaat. Deze kennis kan dan vervolgens worden ingezet om budgetten beter toe te wijzen en bij onderhandelingen met leveranciers.
Dat is precies wat het uitgavenbeheer nodig heeft om de omvang van de long-tail spend volledig te begrijpen en buitensporige uitgaven tot een minimum te beperken.
Herrinnert u zich de doelstellingen van goed uitgavenbeheer nog? Tussen het gebruik van virtuele kaarten, automatisering en een end-to-end inkoopproces vinken ze alle vakjes aan:
Kostenbesparingen realiseren
Operationele efficiëntie verbeteren
Algehele financiële prestaties bevorderen
Goedkope transacties = meer mogelijkheden
Long-tail spend is een pijnpunt voor veel bedrijven, vooral op grote schaal. Maar met de juiste tools is het mogelijk om de controle terug te winnen.
Door oplossingen voor long-tail spend management te integreren met virtuele kaarten, ontstaat er een synergie: samen helpen ze inkoopprocessen te stroomlijnen, de controle over aankopen te vergroten en te beschermen tegen fraude. Het allerbelangrijkste is dat ze tot besparingen leiden doordat er minder middelen nodig zijn en complianceregels beter nageleefd kunnen worden.
Als u uw uitgavenprocedures wilt optimaliseren en de financiële stabiliteit en groei van uw bedrijf wilt bevorderen, is het misschien tijd om uw aandacht te richten op long-tail spend management. De gezamenlijke oplossing van AirPlus International en Mazepay biedt u de ideale manier om indirecte inkoopprocessen te vereenvoudigen.
Ontdek hoe uw bedrijf kan profiteren van onze effectieve oplossing voor het beheer van long-tail spend.
[1] How Many Suppliers Do Businesses Have? How Many Should They Have? | Forbes.com
[2] Paper Checks’ ‘Long Tail’: What It Takes to Move B2B Into the Digital Age | PYMNTS.com
