De kracht van betaaldata op de weg naar zakelijk succes

Men zegt wel eens dat data de brandstof zijn in dit digitale tijdperk. En het is niet zo moeilijk in te zien waarom.

Data bieden, indien correct gebruikt, een ongekend besparingspotentieel en zijn een waardevolle hulpbron voor allerlei soorten bedrijven. Toch benutten velen onder hen deze data niet ten volle, zeker als het gaat om betaaldata.

Het belang van betaaldata begrijpen

Betalingen kunnen een verrassende hoeveelheid aan informatie bieden: naast weten waar het geld naartoe gaat en hoeveel er voor elke categorie wordt uitgegeven, kunnen bedrijven deze informatie ook inzetten om hun efficiëntie te verbeteren op het vlak van bijvoorbeeld reisbetalingen of procurement.

Uiteindelijk bieden data het inzicht en overzicht – en dus de transparantie – die nodig zijn om betalingen te optimaliseren. En de vraag hiernaar blijft stijgen.

In ons onderzoek uit 2024 bij 534 Europese inkoopmanagers vermeldde bijna een derde (31%) transparantie als één van de drie belangrijkste eigenschappen van hun betaaloplossing, naast veiligheid en betrouwbaarheid. [1]

Met deze informatie in gedachten is het absoluut de moeite waard om te achterhalen waarom betaaldata zo waardevol zijn bij het beheer van bedrijfskosten.

Wat valt er onder betaaldata?

Betaaldata verwijzen naar alle soorten informatie die verband houdt met een betaaltransactie, inclusief basisinformatie zoals het transactiebedrag en de betaalmethode, maar ook meer gedetailleerde gegevens zoals factuur- en referentienummers en identificatiecodes.

Niet al deze gegevens zijn van gelijke waarde. Sommige informatie heeft meer nut dan andere.

Voorbeelden van betaaldata

Bij betaaldata denken we al snel aan:

• Transactiebedrag
• Betaalmiddel
• Kaarthouderinformatie
• Facturatie-adres
• Munteenheid
• Factuur- en referentienummer

Op zichzelf is dit al interessante informatie, maar na verloop van tijd kunt u deze ook gebruiken om patronen en trends te identificeren:

Transactievolume en -frequentie: leidt tot een beter uitgavenbeheer

Gemiddelde transactiewaarde: geeft inzicht in de omvang van betalingen

Factuurverwerkingstijd: helpt bij de identificatie van knelpunten of vertragingen

Seizoensvariaties: handig om te anticiperen op veranderingen in cashflow

Mogelijkheden voor vroege betaling: benadrukt de mogelijkheden om te profiteren van kortingen of incentives bij vroege betaling

Kosten voor betalingsverwerking: beoordeelt de kosten die verband houden met verschillende betaalmethoden en verwerkingskanalen

Milieu-impact: noodzakelijk voor compliance- en rapportageverplichtingen

Hoewel er weinig informatie kan worden geëxtrapoleerd uit een individuele transactie, is het dus wel mogelijk om trends en patronen te identificeren aan de hand van het betaalvolume binnen een bepaalde tijdsperiode. Het is dan ook op deze schaal dat de nuttigste inzichten zich prijsgeven, zoals trendanalyse en prognoses.

Het goede nieuws is dat de hoeveelheid beschikbare betaalgegevens alleen maar zal toenemen. Zo wordt verwacht dat de opkomst van autonome en onzichtbare betalingen via IOT-toestellen de hoeveelheid betalingen en gegevens die men kan verzamelen aanzienlijk zal vergroten. [2]

Het probleem is echter dat er veel betalingen van verschillende bedragen aan verschillende providers plaatsvinden, wat het moeilijker maakt om overzicht te behouden over het grotere geheel.

Hoe betaaldata te verzamelen?

Hoewel het mogelijk is om alle betaalgegevens zelf te noteren, is dit verre van handig. In plaats daarvan doen de meeste moderne types betaalsoftware dit voor u.

Maar wat het verzamelen van betaaldata echt op grote schaal en met veel details mogelijk maakt, is integratie.

De rol van tooling bij datacollectie

Door uw boekhoudsoftware te integreren met uw betaalverwerkingssystemen kunt u bijvoorbeeld automatisch transactiegegevens vastleggen.

Dezelfde soort synergie is mogelijk door een CRM-systeem (Customer Relationship Management) te implementeren zodat het kan ingeschakeld worden bij de opvolging van de betaalgeschiedenis en interacties met uw klanten, waardoor waardevolle inzichten worden geboden voor financiële analyse en besluitvorming.

En met de opkomst van embedded betalen wordt dit nog eenvoudiger.

Door betalingen rechtstreeks in uw platform of dienst te integreren, krijgt u niet alleen inzicht in het hele proces, maar houdt u ook de waardevolle data in-house.

En dan is er natuurlijk ook nog de opkomst van AI, SaaS en andere digitale technologieën. Deze platforms zijn ideaal om betaalgegevens op te volgen en te analyseren.

Uiteindelijk komt het allemaal neer op de kwaliteit van de rapportage. Wat voor nut hebben gegevens immers als ze niet begrijpelijk of bruikbaar zijn?

Kosten kunnen uitsplitsen in verschillende kanalen en categorieën maakt deze informatie des te relevanter voor een bedrijf. Zo kan het vervolgens worden ingezet bij kostenbeheer. En daarbij is transparantie van cruciaal belang.

Wat de daadwerkelijke toepassingen betreft, zijn er een paar manieren waarop betaaldata kunnen worden ingezet ten voordele van de bedrijfsefficiëntie.

5 manieren om betaaldata in te zetten ten voordele van de bedrijfsefficiëntie

Data zijn pas waardevol als u ze ook effectief gebruikt. U moet ze verzamelen, analyseren, contextualiseren en vervolgens gebruiken om een bepaald doel te bereiken. Er bestaan een aantal manieren waarop betaalgegevens kunnen worden ingezet om de efficiëntie van uw bedrijf te verbeteren:

1. Inefficiënties identificeren dankzij transparantie

Door inefficiënties aan te pakken, blijven bedrijven gezond. Onnodige kosten en begrotingsoverschotten terugdringen is cruciaal om als bedrijf te overleven in een steeds dynamischer wordende markt. Om dit te bereiken, helpt het om over een goed overzicht van alle details te beschikken, zodat u de situatie steeds correct kunt inschatten.

Dankzij een meer holistisch overzicht kunt u verbeterpunten binnen het bedrijf identificeren. En van zodra u het grotere plaatje kent, kunt u zich focussen op eventuele discrepanties.

Zo kunt u bijvoorbeeld de travel policy van uw bedrijf onder de loep nemen en uitgaven elimineren die niet aan de opgelegde regels voldoen. Op die manier behoudt u de controle over het reisbudget.

Er bestaan heel wat van dit soort kleinere optimalisaties die u in de loop van de tijd kunt doorvoeren, met telkens een aanzienlijk besparingspotentieel.

Daarbij is de belangrijkste takeaway dan ook dat u hoogstwaarschijnlijk geen significante inefficiënties zult tegenkomen. In praktijk gaat het vaak om enkele kleine dingen hier en daar.

2. In onderhandelingen

Misschien wel de grootste kostenbesparende maatregel die betaalgegevens kunnen opleveren, is de mogelijkheid om over voorwaarden te onderhandelen. Door data bij de hand te hebben bij de start van een onderhandeling, krijgt u al snel de overhand in gesprekken met hotels, verhuurbedrijven en meer.

Als u weet hoe vaak u precies van een bepaalde dienst gebruik heeft gemaakt en hoeveel u daarvoor betaalde, kunt u samen met de leverancier een overeenkomst bereiken en de relatie tussen de beide merken verder uitbouwen. Terwijl de partij aan de overkant van de onderhandelingstafel een loyale klant krijgt, bespaart u kosten.

Concreet komt het erop aan de nadruk te leggen op de meerwaarde die uw bedrijf voor hen biedt, en vervolgens te schetsen hoe voordelig de verdere samenwerking voor beide partijen zou zijn. Zoals u zich kunt voorstellen, is dit veel gemakkelijker te beargumenteren als u concreet bewijsmateriaal bij de hand heeft.

3. Datagestuurde besluitvorming

Veranderingen doorvoeren in een bedrijf is zelfs in de beste tijden moeilijk, maar hindernissen zoals de Covid-19-pandemie maakten het echt nog wel wat ingewikkelder. Uiteindelijk zal er nooit een perfect moment zijn voor verandering.

Het beste moment om tot beslissingen over te gaan is met andere woorden het moment waarop u over de juiste, kwalitatieve data beschikt die deze beslissingen kunnen onderbouwen.

Of het nu gaat om een ​​betere toewijzing van kosten, duidelijkere facturen of een algemeen beter inzicht in uw uitgaven: de tijd nemen voor een verregaande analyse van de beschikbare transactiegegevens kan een bedrijf enorm ten goede komen.

4. Duurzaamheidsdoelstellingen behalen

Elk bedrijf zou over een plan van aanpak moeten beschikken als het gaat om duurzaamheid. Met bijvoorbeeld ESG-financiering en -data wordt het gemakkelijker dan ooit om een ​​juist beeld te krijgen van wie zich wel en niet proactief opstelt.

Overweeg om deze data niet alleen in te zetten om aan de verwachtingen te voldoen, maar ook om ze te overtreffen. CO2-compensatie bijvoorbeeld, of door uw zakenreizen anders te benaderen. Zelfs een simpele overstap, zoals het nemen van de trein tijdens uw volgende zakenreis, kan een verschil maken. U hoeft alleen maar naar de gegevens te kijken.

5. Regelgeving naleven

Over duurzaamheid gesproken: ook regelgeving is belangrijk. Een goed voorbeeld hiervan is de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), een juridisch kader binnen de EU dat grote en beursgenoteerde bedrijven verplicht te rapporteren over een breed scala aan factoren die verband houden met duurzaamheid en maatschappelijke impact.

Het gebruik van bepaalde betalingstools kan deze rapportage en bijbehorende processen stroomlijnen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om voor een vlucht te betalen en automatisch een gedetailleerde emissiebalans te ontvangen waarin de uitstoot voor de reis wordt bijgehouden.

Andere manieren om data in uw bedrijf te integreren

Niet ieder bedrijf zal op deze manier onmiddellijk profiteren van data. En er bestaan natuurlijk nog andere mogelijkheden waarop gegevens in uw bedrijf kunnen worden ingezet – misschien niet ten voordele van de efficiëntie, maar bijvoorbeeld voor een beter begrip van uw reizigers.

Travel managers kunnen de informatie die ze verzamelen bijvoorbeeld ook gebruiken om de reizende werknemers in hun bedrijf beter te leren begrijpen. Ze kunnen verbeterpunten onderzoeken of zelfs efficiënter middelen toewijzen als dat nodig is. Alleen al bewust zijn van deze informatie is belangrijk voor de boekhouding en rapportage.

Zie betaaldata niet over het hoofd 

Uiteindelijk houdt u, of u er nu gebruik van maakt of niet, de kosten van uw bedrijf in de gaten. Klinkt logisch om hiermee aan de slag te gaan, toch? Gewoon het overzicht bewaren, kan al een verschil maken.

Natuurlijk is het aan u om te beslissen hoe deze veranderingen in uw bedrijf te implementeren. Pas als u op basis van dit inzicht handelt, zult u er ook echt de vruchten van plukken.

Bedankt om deze blogpost te lezen, we hopen dat u het leuk vond! Wist u dat u al onze nieuwste blogberichten en meer rechtstreeks in uw mailbox kunt ontvangen? Mis er niets van en aboneer u nu op onze nieuwsbrief! We houden u op de hoogte van de laatste trends, aankomende evenementen en andere AirPlus-updates.

Banner photo by UX Indonesia on Unsplash

[1] Corporate payment plays an important role for European companies | AirPlus.com

[2] Payment optimization: Transforming data into insight | JPMorgan.com