Op zakenreis gaan, vooral naar het buitenland, kan een intimiderend vooruitzicht zijn. Een nieuwe omgeving, andere culturele nuances en de afwezigheid van bekende gezichten kunnen overweldigend zijn, zelfs voor doorgewinterde reizigers. Hoewel deze uitdagingen een vakantiereis spannend kunnen maken, zijn ze verre van ideaal voor een zakenreiziger, vooral als hij de volgende ochtend vroeg moet beginnen.
Het begin van een nieuw jaar is een uitstekende gelegenheid om het reisbeleid opnieuw te evalueren en af te stemmen op een meer gestroomlijnde en efficiënte aanpak.
Een goed opgesteld zakenreisbeleid is een leidraad. Het biedt de reiziger bescherming en motivatie terwijl het ook een effectief kostenbeheer voor het bedrijf mogelijk maakt. Door de regels en processen met betrekking tot zakenreizen en aanverwante uitgaven duidelijk te omschrijven, kunnen organisaties hun werknemers helpen om met vertrouwen de complexiteit van internationale reizen te trotseren.
Maar hoe hier best aan te beginnen?
Het reis- en onkostenprobleem begrijpen
Reizen en uitgaven ("Travel & Expense" - T&E) kunnen een controversieel onderwerp zijn. Meerdere partijen, zoals treasury en travelmanagers, willen hun zegje doen over hoeveel budget hiervoor wordt vrijgemaakt en hoe het wordt gebruikt.
Wat de uitkomst ook is, het resultaat is een reisbeleid dat ervoor zorgt dat de regels worden nageleefd. Eenvoudig, toch?
Dus waarom gaf 40% van de zakenreizigers toe dat ze boekingen maakten buiten het bestaande reisbeleid van hun bedrijf om? De meerderheid deed dit om bijvoorbeeld dichter bij de locatie van hun vergadering of evenement te verblijven, op een locatie die veiliger of handiger is, om in hetzelfde hotel als hun klant te verblijven of om hun bedrijf geld te besparen. [1]
Het komt erop neer dat als uw bedrijf vereist dat werknemers reizen voor zakelijke doeleinden, u een reisbeleid moet hebben. Dit geldt net zo goed voor KMO's als voor multinationals. Maar niet elk beleid is voldoende.
Als u de tijd neemt om ervoor te zorgen dat uw reisbeleid effectief is, kan dit de motivatie van de reiziger aanzienlijk verbeteren en mogelijks zelfs de relatie met partners en klanten beïnvloeden. En laten we niet vergeten dat u ook rekening dient te houden met de milieu-impact van uw bedrijf.
Op basis van een AirPlus onderzoek bij 743 bestuursleden en directeurs weten we dat 41% duurzaamheidsthema's als relevant ziet voor hun bedrijf in de komende jaren.
Het aantal is zelfs nog hoger bij travel managers, met 70,7% die zegt zich zorgen te maken over de CO2-voetafdruk van hun bedrijf voor reizen. Het aanpassen van het reisbeleid op dit gebied zal een grote stap in de goede richting zijn. [2]
De vraag blijft echter: Wat komt er dan precies kijken bij het opstellen van een effectief reisbeleid?
Wat houdt een reisbeleid in?
Een reisbeleid is een verzameling regels, richtlijnen en procedures met betrekking tot zakelijke reiskosten.
Het doel? Om structuur en orde aan te brengen in elke fase van de reis, van de eerste goedkeuring vooraf, via de boeking en betaling, tot de debriefing bij thuiskomst.
Het zou de zaken ook overzichtelijker moeten maken voor de betrokkenen, vooral voor de travel manager of het financiële team dat uiteindelijk de zaken overziet. Voor de rest zijn er een aantal elementen met betrekking tot veiligheid en wettelijke overwegingen die via een reisbeleid vastgelegd worden.
Inhoudelijk kan een reisbeleid per bedrijf nogal verschillen.
Wat is gedekt in een zakelijk reisbeleid?
Het beleid moet vrijwel alles dekken wat te maken heeft met het organiseren, uitvoeren en opvolgen van zakenreizen. Hoe uitgebreid het beleid op deze gebieden precies is, verschilt van bedrijf tot bedrijf.
Meestal wordt hierin beschreven waarvoor kan worden betaald en hoe gemaakte kosten moeten worden betaald. Sommige beleidsvormen geven ook aan welke diensten kunnen worden gebruikt, vooral als het bedrijf samenwerkt met een specifieke luchtvaartmaatschappij of hotelketen.
Zoals u zich kunt voorstellen, kan de lengte en inhoud van een beleid sterk variëren, niet alleen tussen sectoren maar ook tussen individuele bedrijven. Sommigen hanteren een meer hands-off benadering, terwijl anderen pagina's en pagina's aan bepalingen, regels en meer hebben. Er is niet echt een juiste of foute oplossing - het hangt volledig af van het individuele bedrijf.
Zo hanteert Netflix een erg kort en bondig reisbeleid: "Handel in het belang van Netflix". [3]
Toen Netflix-medewerkers kennismaakten met dit beleid, werd hen verteld dat ze hun reiskosten moesten bekijken alsof het hun eigen geld was en dat ze daarnaar moesten handelen. Deze aanpak toont een mate van vertrouwen in de werknemers, terwijl ze tegelijkertijd autonomie en empowerment krijgen.
Dat is allemaal goed en wel voor een bedrijf als Netflix, maar het is waarschijnlijk niet mogelijk voor andere bedrijven. Eenvoudig? Dat wel, maar het laat veel ruimte voor interpretatie. Daarom kiezen de meeste bedrijven voor een iets uitgebreider beleid.
Enkele belangrijke thema's die vaak worden opgenomen in een zakenreisbeleid zijn bijvoorbeeld:
- Het onkostenbudget: Er kunnen zogenaamde dagvergoedingen worden gespecificeerd, met toeslagen voor bijvoorbeeld eten en logies.
- Een lijst met goedgekeurde platforms voor boekingen: Om veiligheids- of compatibiliteitsredenen kunnen bedrijven de platforms beperken die kunnen worden gebruikt voor het boeken van diensten zoals hotels.
- Dekking door reisverzekering: Een verzekering is belangrijk voor de veiligheid van de reiziger, maar ook voor de portemonnee van het bedrijf. Iedereen moet de reisverzekeraar, de relevante contactgegevens en de details van de dekking kennen.
- Voorkeursleveranciers: Net zoals er een selectie van goedgekeurde boekingsplatforms kan zijn, kunnen ook bepaalde leveranciers de voorkeur genieten, vanwege partnerschappen, kortingen of zelfs veiligheids-/hygiënenormen.
- Inkoop voor ad-hoc reiskosten: Wi-Fi in het hotel, telefoon van de zaak, computermuis - er zijn hier en daar een aantal kleine uitgaven die nodig zijn om een reiziger voor te bereiden op zijn reis. Een effectief zakenreisbeleid moet regelingen treffen voor deze reisgerelateerde inkoopkosten.
Deze lijst is verre van volledig, maar weerspiegelt wel de verscheidenheid aan items die bij reizen kan komen kijken.
Hoe dan ook, er zitten best wat voordelen aan de vele verschillende benaderingen die u moet afwegen bij het opstellen van een reisbeleid voor uw bedrijf. Al blijft het steeds belangrijk dat het resultaat een duidelijk en goed ontworpen beleid is.
Het belang van een goed ontworpen zakenreisbeleid
Er wordt geschat dat de uitgaven voor zakenreizen tegen het einde van 2024 meer dan 1,7 biljoen dollar zullen bedragen[4] , ondanks de pandemie en het effect ervan op reizen over de hele wereld.
Met dit in het achterhoofd, wordt ook de omvang van de uitgaven in deze markt duidelijk. Het laat ook zien waarom een gids nodig is om deze uitgaven te controleren.
Gelukkig zijn 'reizen en entertainment' de op één na grootste beheersbare uitgavepost voor een bedrijf. En wat is de beste manier om deze uitgaven te beheren? Inderdaad: een goed ontworpen zakenreisbeleid.
De reikwijdte van een reisbeleid is echter vrij groot, waardoor het des te belangrijker is om ervoor te zorgen dat uw reisbeleid aangepast is aan de specifieke noden van uw bedrijf. Hier zijn een paar redenen waarom een goede zakenreisbeleid zo belangrijk is:
Kostenbeheer
Zakenreizen zijn niet goedkoop. Vliegtickets, hotels, huurauto's en de vele bijkomende kosten kunnen behoorlijk oplopen en een gat in uw budget slaan.
Helaas is er vaak weinig speelruimte: met goedkope hotels loopt u voorzieningen mis, krijgt u misschien niet de beste nachtrust en maakt u over het algemeen niet de meest professionele indruk wanneer u andere professionals ontmoet.
Het komt allemaal neer op efficiëntie en een goede planning. U kunt de efficiëntie van zakenreizen verhogen door partnerschappen aan te gaan en mogelijke verbeteringen te identificeren. Op deze manier gebruik maken van gegevens is geweldig voor het beheren van de kosten. Het is echter de structuur van het reisbeleid die zorgt voor een optimaal beheer en overzicht van de uitgaven.
Risicobeheer
Er zijn veel risico's verbonden aan reizen. Als bedrijf is het uw verantwoordelijkheid om deze risico's zoveel mogelijk te beperken en te beheren, niet alleen voor uw bedrijf maar ook voor de reiziger.
De verzekeringspolis valt onder deze categorie. Laat de reiziger weten wat de polis dekt en andere belangrijke details over hoe het bedrijf helpt bij problemen.
Risicobeheer voor zakenreizen moet ook een duidelijk overzicht geven van de stappen die men kan nemen om veilig onderweg te zijn. Informatie over contactpunten voor noodgevallen en andere noodprocedures moeten ook worden behandeld. Dit alles moet worden opgenomen in het reisbeleid.
De menselijke factor
Een goed ontworpen beleid heeft het niet alleen over kosten- en risicobeheer. Er moet ook rekening worden gehouden met de persoon die reist. Het is uiteindelijk in hun belang dat het reisbeleid er is, wat betekent dat er rekening moet worden gehouden met hun voorkeuren.
Als mensen kunnen we behoorlijk complex zijn, maar we delen zeker een paar gemeenschappelijke kenmerken. Het vermogen om te kiezen geeft ons onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid, twee belangrijke eigenschappen voor een zakenreiziger.
Er kunnen ethische redenen, comfortredenen of gewoon voorkeursredenen ten grondslag liggen aan de keuzes van een reizende werknemer, maar het zal op de lange termijn voordeliger zijn om aan deze behoeften en wensen tegemoet te komen. Een effectief zakenreisbeleid maakt dat mogelijk.
Efficiëntie
Het doel van een zakenreisbeleid is om een aantal duidelijke richtlijnen te hebben die de efficiëntie van zakenreizen verhogen. Het laat mensen weten met wie ze moeten praten en welke details nodig zijn om een reis te plannen.
Met een vast goedkeuringsproces worden processen aanzienlijk gestroomlijnd, omdat werknemers niet achter anderen aan hoeven om toestemming te krijgen voor een boeking. Het bespaart dus niet alleen geld, maar ook tijd.
Hoewel er geen universele oplossing bestaat als het gaat om een goed reisbeleid, zijn er wel een aantal best practices die men kan volgen.
Best practices
Er zijn een aantal overwegingen die u in het achterhoofd kunt houden bij het opstellen van een reisbeleid. We zetten ze hieronder graag op een rijtje:
Is uw reisbeleid geschikt?
Vergeet niet dat een reisbeleid niet voor één individu is. Er zijn veel belanghebbenden in het bedrijf, of het nu de reizigers zelf zijn, het financiële team of de travel manager. Een compromis tussen de behoeften en wensen van elk van hen is nodig om een zakenreis tot een succes te maken.
Er kan weinig bereikt worden door iemand naar een klant te sturen met een krap budget en een losse planning. Structuur aanbrengen kan heel nuttig zijn, maar u moet ook nadenken over flexibiliteit voor het geval er iets misgaat of om te voldoen aan de behoeften van de reiziger in kwestie. Als u bedenkt dat ook de MICE-industrie zichzelf opnieuw uitvindt, is flexibiliteit op dit moment een topprioriteit.
Is het makkelijk om een zakenreisbeleid op te stellen? Niet echt, maar het is wel een noodzaak. Wanneer u het goed aanpakt, heeft u gemotiveerde, goed voorbereide teamleden die uw bedrijf vertegenwoordigen op dat ene belangrijke evenement of die andere belangrijke klantvergadering. En dat is iets waar u geen prijs op kunt zetten.
Wilt u op de hoogte blijven van de laatste trends in zakenreizen? Aboneer u nu op onze nieuwsbrief! We houden u op de hoogte van de laatste trends, aankomende evenementen en andere AirPlus-updates.
[1] https://skift.com/wp-content/uploads/2018/08/The-2018-Skift-Global-Business-Traveler-Report-2.pdf
[3] https://jobs.netflix.com/culture
[4] https://www.statista.com/statistics/1093324/business-travel-spending-worldwide-outlook/
[5] https://www.thinkwithgoogle.com/consumer-insights/consumer-journey/consumer-travel-smartphone-usage/
[6] https://www.businesstravelexecutive.com/news/corporate-card-use-expanding-globally-says-acte-survey
[7] https://www.transportenvironment.org/challenges/planes/corporate-travel/
