Een nieuw jaar betekent vaak ook nieuwe vereisten en aandachtspunten voor uw zakenreisprogramma.
Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen voor 2026:
Download uw gratis
|
1. Geactualiseerde inreis- en grensprocedures
In de loop van 2026 worden nieuwe inreis- en grensprocedures en -vereisten ingevoerd.
Met name de EU introduceert het Entry/Exit System (EES) en het European Travel Information and Authorization System (ETIAS).
Het Entry/Exit System (EES) is een nieuw geautomatiseerd IT-systeem voor grenscontrole binnen het Schengengebied dat in de loop van april 2026 volledig is geïmplementeerd. Het verplicht niet-EU-onderdanen om bij hun eerste binnenkomst in de regio voor een kort verblijf (maximaal 90 dagen binnen een periode van 180 dagen) biometrische gegevens te verstrekken.[1]
Het European Travel Information and Authorization System (ETIAS) is het nieuwe reistoestemmingssysteem voor visumvrije reizigers die naar 30 Europese landen reizen. De invoering staat gepland voor het vierde kwartaal van 2026. Visumvrije reizigers moeten dan vooraf een reistoestemming aanvragen om de betreffende landen binnen te mogen komen.[2]
Zakelijke reizigers moeten tijdig worden geïnformeerd over deze nieuwe vereisten en of deze van toepassing zijn op hun reis. Indien dat het geval is, moet rekening worden gehouden met extra voorbereidingstijd en mogelijk langere wachttijden aan de grens.
2. CSRD en duurzaamheidsrapportage
De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een Europees regelgevend kader dat bedrijven verplicht om te rapporteren over een breed scala aan duurzaamheids- en maatschappelijke impactfactoren. De implementatie verloopt gefaseerd over meerdere jaren. Grote organisaties van openbaar belang die eerder onder de NFRD vielen, zijn inmiddels al rapportageplichtig.
Voor zakenreizen betekent dit onder meer dat scope 3-emissies moeten worden gerapporteerd: indirecte emissies uit bronnen die niet eigendom zijn van of worden gecontroleerd door de organisatie, maar wel verband houden met haar activiteiten, zoals leveranciers, klanten en zakenreizen.
Travel management- en sustainabilityteams zullen nauw moeten samenwerken om te waarborgen dat alle relevante data wordt verzameld, correct wordt geformatteerd en auditproof is.
3. E-invoicing en onkostenprocessen
Met de invoering van de E-invoicing Directive verplichten steeds meer landen het gebruik van e-invoicing of elektronische facturatie. In landen zoals Italië, Hongarije en België is elektronische B2B-facturatie – in voorgeschreven formats – inmiddels verplicht.
Travel management moet daarom waarborgen dat gebruikte travel- en expenseplatforms compliant zijn met e-facturatievereisten. Dit vergemakkelijkt de afstemming met Finance en andere interne stakeholders. Ook richting hotels en mobiliteitsaanbieders kan dit een vereiste worden tijdens dienstreizen.
4. IT en databeveiliging
Cybersecurity blijft in 2026 een topprioriteit voor organisaties. Naarmate cyberdreigingen evolueren, moeten ook richtlijnen voor databeveiliging worden aangescherpt – zeker wanneer medewerkers onderweg zijn.
Naast het structureel versterken van IT- en databeveiligingsbeleid is het essentieel om specifieke securityrichtlijnen voor reizigers te actualiseren. Denk hierbij aan VPN- en Mobile Device Management-configuraties, verantwoordelijkheden bij security-incidenten en overige relevante databeveiligingsaspecten.
Minstens zo belangrijk is het regelmatig bewustmaken van reizigers van veelvoorkomende beveiligingsrisico’s en datalekken waarmee zij tijdens hun reis te maken kunnen krijgen.
5. Modal shift en kostenimpact
Door de focus op duurzaamheid en kostenbeheersing is het waarschijnlijk dat travel policies in 2026 herzien moeten worden. Dit omvat zowel de keuze van vervoersmodaliteit als de vraag wanneer reizen daadwerkelijk noodzakelijk is.
Rail-first policies worden binnen de EU steeds gebruikelijker. Zo heeft Frankrijk recent korteafstandsvluchten verboden wanneer dezelfde reis per trein in minder dan tweeënhalf uur kan worden afgelegd. Ook bedrijven overwegen hun reisbeleid aan te passen door korte en middellange afstanden standaard per trein te laten afleggen, na een afweging tussen reistijd en kosten.
Daarnaast stijgen de kosten van vliegreizen. Systemen zoals ETIAS brengen extra kosten met zich mee voor niet-EU-reizigers. Ook verplichtingen rond het gebruik van Sustainable Aviation Fuel (SAF) verhogen de brandstofkosten, die naar verwachting zullen worden doorgerekend aan reizigers. Een andere factor is de afbouw van gratis emissierechten binnen het EU Emissions Trading System (ETS).
Al deze ontwikkelingen samen maken zakenreizen duurder, wat tijdig moet worden meegenomen in budgettering en forecasting.
6. Lokale belastingen en toeslagen
Ook het veranderende landschap van belastingen, heffingen en toeslagen verdient aandacht binnen zakenreisprogramma’s.
Met name stedelijke belastingen en accommodatieheffingen komen steeds vaker voor en zijn – waar ze al bestonden – in veel gevallen verhoogd. Factoren zoals stijgende vraag, inflatie en andere externe ontwikkelingen spelen hierin een rol.
Het is daarom noodzakelijk om deze wijzigingen actief te monitoren en, indien nodig, onkostenrichtlijnen en vergoedingsregels aan te passen. Heldere communicatie naar reizigers voorkomt onaangename verrassingen.
7. Tools en automatisering
Tot slot spelen de gebruikte tools een cruciale rol. Nieuwe technologieën en innovaties bieden kansen om betaal- en travelmanagementprocessen verder te stroomlijnen.
Artificial Intelligence (AI) kent diverse toepassingen binnen business travel management, zoals het automatisch re-routen van reizigers naar een optimale reisroute of het afstemmen van boekingen aan het reisbeleid. Het is raadzaam om bestaande traveltools te evalueren en te beoordelen welke functionaliteiten aansluiten bij de doelstellingen van uwe bedrijf.
Gezien de uitgebreide rapportageverplichtingen in 2026 zal automatisering bovendien essentieel zijn om compliant te blijven – zowel voor CSRD-rapportages als voor dagelijkse onkostenadministratie.
Daarnaast is het waardevol om de feedback van reizigers en andere stakeholders uit 2025 mee te nemen. Deze inzichten kunnen worden gebruikt om tools en processen verder te optimaliseren.
Gratis business travel checklist 2026
Klaar om de veranderingen in de zakenreismarkt in 2026 proactief aan te pakken?
Wij ontwikkelden een praktische en overzichtelijke checklist waarin alle relevante thema’s zijn opgenomen, zodat u steeds goed voorbereid blijft.
Download de gratis checklist bovenaan deze pagina!
[1] https://travel-europe.europa.eu/ees/what-is-the-ees
[2] https://travel-europe.europa.eu/etias/about-etias/what-is-etias
