Steeds opnieuw duiken er nieuwe voorbeelden van digitalisering in de wereld van zakelijke betalingen op: mobiele betalingen; Corporate Cards en Virtual Cards; en natuurlijk elektronische facturatie. Elektronisch factureren is uiteraard nauwelijks nieuw meer. Bedrijven digitaliseren al tientallen jaren hun facturatieprocessen door papier te vervangen door pdf's. Maar dankzij technologische vooruitgang heeft de standaard van modern e-invoicing nieuwe hoogten bereikt en is het snel een must-have geworden voor bedrijven wereldwijd. Bedrijven beginnen e-invoicing nu ook echt te omarmen en maken systematisch de overstap van pdf's naar een gestructureerd dataproces. Een dergelijke gestructureerde data-oplossing helpt klanten hun facturatieprocessen te stroomlijnen, kosten te verlagen en hun efficiëntie te verhogen.
Maar wat is e-invoicing precies en wat houdt het in? Lees verder terwijl we dieper ingaan op e-invoicing en waarom elk bedrijf ermee aan slag zou moeten.
Wat is e-invoicing?
Simpel samengevat is elektronisch factureren of ‘e-invoicing’ de uitwisseling van elektronische factuurdocumenten tussen twee partijen: een leverancier en een klant.
Het sleutelwoord hier is elektronisch, aangezien het hele proces volledig digitaal verloopt.
Dat brengt ons bij onze volgende vraag.
Wat is een e-invoice?
Een elektronische factuur is een document dat een naadloze uitwisseling van informatie tussen een leverancier en een klant mogelijk maakt.
Een e-invoice wordt uitgegeven, verzonden, ontvangen, verwerkt en opgeslagen met behulp van specifieke gegevensformaten. En in tegenstelling tot andere types facturen blijft een e-invoice gedurende de gehele levenscyclus digitaal, van uitgifte tot archivering.
De belangrijkste onderscheidende factor tussen e-invoicing en elke andere vorm van facturering is het formaat en de manier waarop de factuur wordt verwerkt.
Een e-invoice bestaat uit:
- Gestructureerde factuurgegevens uitgegeven in Electronic Data Interchange (EDI) of XML-formaten
- Gestructureerde factuurgegevens uitgegeven via standaard internetgebaseerde webformulieren
Wat een e-invoice niet is:
- Ongestructureerde factuurgegevens uitgegeven in PDF- of Word-formaat
- Papieren facturen verzonden via faxmachines
- Ingescande papieren facturen
Welke informatie staat er op een e-invoice?
Net als bij reguliere papieren facturen bevat een e-invoice informatie met betrekking tot de verkoop van producten of diensten.
Om aan de regelgeving te voldoen, moeten e-invoices bepaalde specifieke informatie bevatten, waaronder:
- Factuurnummer
- Uitgiftedatum
- BTW-tarief
- Verschuldigd of betaald bedrag, exclusief BTW
- Totaalbedrag aan in rekening gebrachte BTW
- BTW-nummer van de leverancier
- Beschrijving van product/dienst
- Hoeveelheid verkocht product/dienst
- Prijs
- Tijdstip van levering
- Naam en adres van de leverancier
- Naam en adres van de klant
- Eventuele kortingen die werden toegepast
Belangrijkste kenmerken van e-invoices
Het opvallendste onderscheidende kenmerk van e-invoices is dat ze gebruik maken van een gestructureerde dataset. Dit betekent dat ze in een gespecificeerd en gestandaardiseerd formaat worden geleverd.
Dit zijn de belangrijkste kenmerken van e-invoices:
E-invoice formaten
De belangrijkste reden achter gestandaardiseerde formaten is om consistentie in de structuur en inhoud van e-invoices te garanderen. Dat maakt namelijk een naadloze uitwisseling van gegevens tussen verschillende systemen mogelijk.
Enkele van de meest gebruikte formaten voor e-invoicing zijn:
- EDIFACT
EDIFACT wordt aanzien als de wereldwijde standaard voor elektronische gegevensuitwisseling (EDI) en wordt in veel industrieën gebruikt.
- JSON (Javascript Object Notation)
JSON wordt meestal geassocieerd met webapps, maar wordt nu ook populairder bij elektronische facturering omdat het eenvoudig is en goed aangepast is aan moderne computertalen.
- XML (eXtensible Markup Language)
XML staat vooral bekend om het vermogen om gegevens te ordenen en te beschrijven op een manier die mensen gemakkelijk kunnen lezen. Het is erg handig voor elektronische facturering omdat het zich kan aanpassen aan verschillende behoeften en indien nodig extra informatie kan toevoegen.
E-invoice standaarden
Naast de gebruikte formaten zijn er veel standaarden waaraan moet worden voldaan. Dit heeft zowel betrekking op wat er op de factuur moet staan als op de manier waarop deze wordt geleverd. Er bestaat geen universele standaard. In plaats daarvan heeft elk land zijn eigen standaard gecreëerd – en deze zijn vaak niet interoperabel.
Voorbeelden van de (vele) standaarden voor e-invoicing zijn XRechnung (Duitsland), Factur-X (Frankrijk), ISDOC (Tsjechië) en PEPPOL BIS (diverse landen). Dit is verre van een volledige lijst, maar het toont wel aan hoe divers de markt is – en waarom de EU besloten heeft een universele standaard voor het blok te ontwikkelen.
Hier is de volledige lijst met e-invoicing factsheets per land in 2023.
De voordelen van e-invoicing
We weten dus dat e-invoicing over de hele wereld stilaan de norm aan het worden is.
In sommige landen is het intussen zelfs een vereiste. Dat heeft ook geleid tot meer aandacht voor het onderwerp en de beschikbare oplossingen.
De adoptie van elektronische facturering heeft enorme voordelen voor bedrijven in alle soorten en maten.
In het huidige zakelijke landschap wordt e-invoicing steeds belangrijker naarmate de vraag naar gestroomlijnde oplossingen groeit.
Dit zijn de voordelen:
- Kostenbesparend
Uit een recent rapport blijkt dat een overstap naar e-invoicing voor een gemiddelde bedrijf een kostenbesparing van 60 tot 80% oplevert.
Besparen heeft ook effect op uw bedrijfsresultaten. Als u facturen niet hoeft af te drukken, te posten of te archiveren, bespaart u kosten en het geld dat u hiervoor in principe zou spenderen kunt u vervolgens opnieuw in uw zak steken. Om nog maar te zwijgen van de tijd die u zal uitsparen aan administratie.
- Standaardisatie over de hele lijn
Voor alle betrokken partijen is er één duidelijk voordeel: standaardisatie. Het heeft gewoonweg geen zin om voor elke leverancier of zelfs voor elke individuele bestelling een factuur op te maken die anders gestructureerd wordt.
- Een stap dichter bij duurzaamheid
Net als bij elke andere vorm van digitalisering, vermindert het gebruik van papier en andere fysieke benodigdheden onmiddellijk. Dit kan in de loop van de tijd stevig oplopen en is een grote stap in de richting van een duurzamere aanpak voor uw bedrijf.
- Automatisering
Door uw processen te automatiseren kunt u geld, tijd en middelen besparen die u anders aan manuele methoden zou spenderen. U produceert data van hogere kwaliteit, vermindert de administratieve rompslomp, versnelt processen en verbetert de efficiëntie binnen het hele bedrijf.
- Veilige data
Dankzij strenge beveiligingseisen en het gebruik van particuliere netwerken en protocollen zorgen e-invoices voor een veiligere uitwisseling van gegevens tussen alle betrokken partijen – zeker in vergelijking met fysieke documenten.
- Traceerbaar
Niet alleen is e-invoicing veiliger, het is ook gemakkelijker te traceren. De transactiegeschiedenis kan gedurende het hele traject worden geraadpleegd, wat voor meer gemoedsrust zorgt en, indien nodig, levert het ook bewijsmateriaal op.
Waar wordt e-invoicing gebruikt?
Mandaten voor e-invoicing kennen geen grenzen of landen. E-facturatie wordt dan ook over de hele wereld gebruikt.
In totaal hebben 31 landen in de EU een e-invoicing oplossing geïmplementeerd en tot nu toe voerden meer dan 83 landen over de hele wereld regelgeving voor e-invoicing in, waarvan er vele verplicht zijn.
Hoe past AirPlus in dit plaatje?
E-invoices zijn slechts een onderdeel van de bredere digitaliseringstrend in de wereld van corporate finance. Dankzij deze digitalisering kan uw bedrijf efficiënter worden, met minder kosten en middelen als gevolg.
Bij AirPlus bieden we al een gestructureerde data-oplossing aan, namelijk onze eBilling-service.
Onze automatische verwerking van factuurgegevens biedt een hele reeks voordelen voor uw bedrijf.
Meer weten? Aboneer u nu op onze nieuwsbrief! We houden u op de hoogte van de laatste trends, aankomende evenementen en andere AirPlus-updates.
Banner photo by Christin Hume on Unsplash
[1] https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:32014L0055
[2] https://www.bloomberg.com/graphics/2021-europe-travel-night-trains-flights/
[3] https://travel.admin.ox.ac.uk/business/plane
[4] https://www.railway-technology.com/news/business-travellers-use-more-trains-post-pandemic/
[5] https://thebusinesstravelmag.com/study-shows-shift-from-air-to-rail-for-business-travel/
[6] https://www.bbc.com/news/science-environment-49349566
[7] https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0967070X1200087X
