Deutsche Telekom: grip op zakelijke reisbetalingen met corporate liability

Voor veel bedrijven zijn inzicht en controle over zakelijke reisbetalingen een uitdaging. Voor Deutsche Telekom niet.

Ondanks het grote aantal transacties houdt het bedrijf zijn processen efficiënt en heeft het duidelijk zicht op iedere uitgave. De sleutel is een gecentraliseerde aanpak waarbij het bedrijf zelf de betalingsverantwoordelijkheid draagt.

Met zo'n 150.000 medewerkers in heel Europa, van wie velen regelmatig zakelijk reizen, zag Deutsche Telekom al vroeg de noodzaak van een end-to-end betalingsproces voor zakelijke reizen. Een proces dat gedurende de hele reis volledige controle biedt en tegelijkertijd zorgt voor een naadloze en veilige ervaring voor de reiziger.

Ben Haefner, Head of Group Travel & Event Services bij Deutsche Telekom Services Europe, weet nog goed hoe zakenreizen eruitzagen toen medewerkers hun privérekening of persoonlijke betaalkaart gebruikten. Het proces was vaak omslachtig en het kon weken duren voordat kosten werden vergoed.

“In een zeer moderne en digitale wereld denk ik niet dat dit is wat onze reizigers – en eigenlijk wij allemaal – verwachten. Daarom zijn we jaren geleden gaan nadenken over hoe we dit proces konden verbeteren,” vertelt hij.

Inzicht en controle over iedere transactie

Door corporate cards te combineren met een reisbeleid dat rechtstreeks in het boekingsplatform is geïntegreerd, vereenvoudigt Deutsche Telekom de reiservaring voor medewerkers. Tegelijkertijd behoudt het bedrijf inzicht en controle over iedere transactie, waardoor het eenvoudiger wordt om binnen de hele organisatie aan het reisbeleid te voldoen.

“Onze centrale aanpak neemt veel complexiteit weg. Of het nu gaat om een transfer van of naar de luchthaven, een vlucht, een treinticket, een hotelboeking of een huurauto: alles wordt nu door de reiziger geboekt via ons centrale platform en direct door het bedrijf betaald,” aldus Ben.

Versterking van duty of care

Meer dan 90% van alle reisbetalingen verloopt inmiddels via het centrale betalingsproces van Deutsche Telekom. Boekingen via websites van derden waarbij persoonlijke betaalmethoden worden gebruikt, worden ontmoedigd, omdat dit extra administratief werk oplevert voor zowel de reiziger als het bedrijf.

Een ander duidelijk voordeel is een betere invulling van de zorgplicht (duty of care). Dankzij realtime inzicht in reisplannen en de locatie van reizigers kan Deutsche Telekom de veiligheid van medewerkers beter ondersteunen en tegelijkertijd de volledige regie over het zakelijke reisprogramma behouden.

“Corporate liability is voor mij de juiste weg vooruit, omdat het onze verantwoordelijkheid centraliseert. Het versterkt onze zorgplicht en verkleint risico's. Daarnaast maakt het een veilige, efficiënte en wereldwijd consistente aanpak van zakelijk reismanagement mogelijk,” zegt Ben Haefner.

Beluister het volledige interview met Ben Haefner in de nieuwste aflevering van de AirPlus Corporate Payment Insider-podcast. Daarin gaan we dieper in op het betalingsproces van Deutsche Telekom voor zakelijke reizen en de voordelen die deze aanpak oplevert.