Eenvoudig uitgaven afstemmen na uw zakenreis

Thuiskomen van een zakenreis gaat vaak gepaard met een gevoel van opluchting en voldoening. 

U heeft uw bedrijf met succes vertegenwoordigd, nieuwe relaties opgebouwd en misschien zelfs een nieuwe stad verkend. 

De uitdaging begint echter wanneer u wordt geconfronteerd met een berg facturen, bonnetjes en onkostendeclaraties. Dit is jammer genoeg de realiteit als het aankomt op de afstemming van reiskosten na een business trip. Een taak die net zo stressvol kan zijn als de reis zelf als men deze niet efficiënt aanpakt.

Maar er is goed nieuws. Met de juiste betaaloplossing kunt u de betaalprocessen van uw bedrijf sterk vereenvoudigen, de afstemming na uw reis stroomlijnen en nog tijd overhouden voor ontspanning wanneer u dat net het meest nodig heeft.

Een tijdrovende afstemming: Het dilemma na een zakenreis

De meer traditionele methoden om zakelijke reiskosten te beheren zijn vaak handmatig, tijdrovend en foutgevoelig. 

Bijgevolg worden zakenreizigers na hun trip vaak met verschillende uitdagingen geconfronteerd die de afstemming van hun reiskosten tot een lastige klus kunnen maken. 

Enkele van die typische uitdagingen zijn bijvoorbeeld:

Bonnetjes verzamelen

Elke maaltijd, taxirit en hotelrekening bijhouden is een hele klus. Bonnetjes gaan gemakkelijk verloren of worden vergeten, wat leidt tot onvolledige onkostendeclaraties.

Manuele data-invoer

Onkosten invoeren in een boekhoudsysteem is niet alleen een vervelende taak, maar ook nog eens eentonig. Dit proces kan kostbare tijd in beslag nemen, vooral als u vaak reist.

Foutgevoelige processen

Het risico op ontbrekende bonnetjes, onjuiste data of zoekgeraakte documenten is groot. En fouten kunnen op meerdere punten voorkomen, van het verkeerde bedrag registreren tot de verkeerde onkostencategorie selecteren.

Tijdrovende afstemming

Elke uitgave matchen met het bijbehorende bonnetje is erg arbeids- en tijdsintensief. 

Dit hele proces omvat heel wat stappen; van meerdere documenten controleren, tot verschillende bedragen verifiëren en dat allemaal in lijn met het bedrijfsbeleid inzake zakenreizen.

Vereenvoudig uw zakelijke betalingen

Het einde van een zakenreis mag niet het begin zijn van een nieuwe slopende taak. Met meer dan 30 jaar expertise in zakelijke betaaloplossingen bieden wij een reeks tools aan die specifiek werden ontworpen om uw processen na uw business trip te stroomlijnen.

Dit is hoe wij u kunnen helpen:

1. Slimme betaaloplossingen voor zakenreizigers

Onze oplossingen, zoals AirPlus Virtual Cards Classic, bieden een naadloze en veilige betaalmethode voor al uw reiskosten. 

Deze virtuele kaarten zijn de perfecte betaaloplossing om hotels te boeken, vervoer te regelen en evenementen voor te bereiden. Maar de voordelen stoppen niet zomaar wanneer uw reis eindigt.

De mogelijkheid om onderweg virtuele kaarten te genereren voor elke werknemer of specifieke reis zorgt voor een hoge mate van flexibiliteit. Bovendien biedt onze oplossing efficiëntie door een naadloze integratie te garanderen met meer dan 80 boekingsplatforms, waardoor het hele betaalproces snel en geautomatiseerd verloopt. Het vereenvoudigt ook uw administratie door extra data te genereren voor elk individueel virtueel kaartnummer, waardoor u steeds alle details ontvangt die nodig zijn voor een snelle, nauwkeurige afstemming.

2. Geïntegreerde en geautomatiseerde afstemmingstools

Met een AirPlus Corporate Card of Virtual Cards Classic wordt het afstemmingsproces sterk vereenvoudigd dankzij onze integratietools. Via de AirPlus Portal en AirPlus Intelligence Hub krijgt u een uitgebreid overzicht van en inzicht in uw reiskosten.

Beschikbare functies omvatten bijvoorbeeld:

• digitale statements voor toegang tot en beheer van uw transactiegegevens, altijd en overal;
• geautomatiseerde gegevensoverdracht voor een snelle en veilige integratie van transactie- en afschriftinformatie in uw financiële systemen;
• aanpasbare rapporten om uitgaven gedetailleerd te kunnen bijhouden en analyseren;
• en realtime monitoring om uitgaven ook onderweg te beheren en de werklast te verminderen na de reis.

3. Gecentraliseerd betalen en afstemmen

AirPlus Company Account biedt een gecentraliseerde oplossing voor de afwikkeling van al uw reiskosten, van vluchten en hotels tot treinkaartjes en huurauto's. Deze centrale account biedt u één allesomvattend overzicht, waardoor er geen individuele onkostendeclaraties meer nodig zijn en de administratieve overhead aanzienlijk vermindert.

Daarnaast is ook een geautomatiseerde afwikkeling mogelijk door specifieke factureringsperiodes in te stellen en ons systeem de rest te laten afhandelen. Bovendien verbetert de naleving van uw bedrijfsbeleid door kwaliteitsvolle data en bijgevolg een verbeterde rapportage.

Waarom AirPlus voor de afstemming na uw business trip?

Onze oplossingen zijn niet alleen ontworpen om het betaal- en afstemmingsproces te vereenvoudigen, maar ook om uw algehele reiservaring te verbeteren. Ons pakket aan betaaloplossingen biedt u:

Gebruiksgemak
Krijg toegang tot uw onkosten en beheer uw transacties vanaf elk apparaat, waar ook ter wereld.

Veiligheid
Onze oplossingen zijn gebouwd met eersteklas beveiligingsfuncties ter bescherming van uw financiële gegevens.

Duurzaamheid
Wij bieden milieuvriendelijke betaaloplossingen, zoals ‘s werelds eerste CO2-neutrale centrale afhandelingsaccount. 

Vereenvoudig de follow up na een zakenreis

In de snelle zakelijke omgeving van vandaag is uw tijd erg waardevol. 

Met de juiste betaaloplossing kunt u uw afstemmingsproces na uw business trip stroomlijnen, handmatig werk verminderen en meer tijd besteden aan wat er echt toe doet. 

Of u nu zelf vaak voor zaken reist of een team van frequent flyers leidt, onze oplossingen zijn afgestemd op uw behoeften en zorgen ervoor dat uw ervaring na uw reis zo soepel en stressvrij mogelijk verloopt.

Bent u klaar om het afstemmingsproces eenvoudiger en efficiënter te maken?

Ontdek vandaag nog ons aanbod aan slimme, veilige en duurzame zakelijke betaaloplossingen.