Waarom uw betaalprovider meer “strategisch partner” dan “betalingsverwerker” is

“Betaalproviders? Die zorgen toch enkel voor de verwerking van zakelijke betalingen, nee?”

Hand omhoog als deze gedachte al eens bij u opkwam!

Nou, op een gegeven moment was dit effectief zo. Maar in de snel veranderende financiële wereld van vandaag zijn betaalproviders niet langer enkel de tussenpersonen die ze ooit waren. 

Bedrijven zien nu een heel nieuwe golf van datagedreven groei – en betaalproviders tonen hen een nieuwe manier van werken, waardoor men interessant marktvoordeel kan winnen. 

Tijd om met een frisse blik naar de rol van de betaalprovider te kijken, die meer en meer een waardevolle partner wordt ter ondersteuning van de vooruitgang binnen uw bedrijf.

Betaalproviders: een Zwitsers zakmes voor financieel beheer

Een deskundige betaalprovider kan uw bedrijf een heleboel voordelen bieden.

Dit zijn drie belangrijke gebieden waarop betaalproviders uitblinken:

• Rijke data en analyses
  
  Tegenwoordig bieden transactiegegevens een goudmijn aan waardevolle inzichten voor elk bedrijf.
  
  Meer dan 80% van de bedrijven is het er bovendien over eens dat data cruciaal zijn voor een effectieve besluitvorming.^[1]
  
  En betaalproviders kunnen u helpen deze data te centraliseren, door uitgebreide rapportage en een schat aan bruikbare inzichten te bieden.

• Eenvoudige integratie

Een naadloze integratie met uw bestaande systemen is cruciaal om uw betaalprocessen te vereenvoudigen en rapportages te centraliseren.

Betaalproviders zorgen ervoor dat betalingen naadloos binnen uw bestaande ecosysteem stromen, waardoor de complexiteit vermindert en activiteiten worden gestroomlijnd.

• Expertise

Ervaring is waar de echte meerwaarde ligt. En een deskundige leverancier brengt een schat aan kennis met zich mee als het gaat om de implementatie van betaalsystemen.

Ze kunnen niet alleen strategische en operationele hulp bieden, maar zijn ook paraat om bij elke stap advies en ondersteuning te voorzien.

Haal alles uit uw betaalprovider

Om u te laten inzien hoe baanbrekend betaalproviders precies kunnen zijn, stellen we u graag even voor aan “ABC nv”, een fictief productiebedrijf.

ABC nv kampt met stijgende kosten en vervelende administratieve taken. Ook compliance verzekeren is stilaan een nachtmerrie.

Ze besloten dat het tijd werd om hun betaalsysteem te vernieuwen. En dat een deskundige betaalprovider de perfecte partner voor deze klus was.

Dit zijn de verbeteringen die ze samen met hun nieuwe leverancier realiseerden:

• Meer besparingen

Weet u wat het grootste probleem is met gefragmenteerde, gedecentraliseerde betaalprocessen?

Ze kosten u meer dan u beseft.

ABC nv hanteerde meerdere betaalmethoden op minstens evenveel verschillende afdelingen. Dat maakte het voor hen onmogelijk om de nodige controle te bekomen over hun uitgaven. Het resultaat waren administratieve inefficiënties, handmatige fouten en hogere kosten (zoals onnodige verwerkingskosten).

Hun betaalprovider kwam tussenbeide en consolideerde de betaalmethoden in één enkel, verenigd platform. Deze eenvoudige actie resulteerde in:

• • Minder administratieve kosten;
  • Minder fouten door geautomatiseerde processen en het vermijden van handmatige fouten;
  • Minimale boetes voor vroegtijdige of late betaling;
  • Lagere verwerkingskosten door de introductie van bulkbetalingen. 

• Sterk risicomanagement

In de digitale wereld waarin we leven is risicobeperking voor bedrijven belangrijker dan ooit. 

ABC nv miste echter sterke compliancepraktijken en de tools die nodig zijn om financiële risico's te identificeren – en te beperken.

Door te integreren met moderne software kon hun betaalprovider de compliance verbeteren en hun risicomanagementprocessen versterken. 

Hun nieuwe software kan nu meerdere facturen voor dezelfde inkooporder detecteren, waardoor potentiële dubbele betaalfouten in realtime worden aangegeven.

Dankzij deze waarschuwing kan ABC nv het nodige onderzoek uitvoeren en onnodige betalingen voorkomen, waardoor nauwkeurige financiële data en een hogere veiligheidsgraad worden gegarandeerd.

• Gunstige leveranciersonderhandelingen

Slim leveranciersmanagement is een cruciaal aspect om kosten te beperken.

Dankzij de intelligente integratie tussen hun betaal- en softwareleveranciers, kon ABC nv hun analyseplatform inschakelen om de kosten van leveranciers te vergelijken met industriestandaarden en concurrerende markttarieven.

En dit soort vergelijkingen bleek van onschatbare waarde.

Ze brachten niet alleen inefficiënties in hun procurementprocessen aan het licht, maar ook een groot gebrek aan transparantie in de prijssetting van hun leveranciers.

Gewapend met deze nieuwe, waardevolle informatie kon ABC nv met succes opnieuw over hun leverancierscontracten onderhandelen, wat resulteerde in enorme kostenbesparingen.

• Volledige zichtbaarheid en controle

ABC nv miste inzicht in haar betalingen.

Regelmatige ad-hocbetalingen voor zaken als kantoorbenodigdheden en vouchers, plus terugkerende betalingen voor bijvoorbeeld softwareabonnementen, zorgden ervoor dat de afstemming achteraf vaak tijdrovend en foutgevoelig was.

Er was een duidelijke nood aan meer controle en toezicht. Via hun betaalprovider introduceerde ABC nv virtuele kaarten als betaalmethode, waardoor eenmalige en terugkerende online betalingen werden gestroomlijnd. 

Daarnaast wezen ze ook virtuele kaarten toe aan elke afdeling (of in sommige gevallen aan individuen), waardoor de uitgaven beperkt bleven tot goedgekeurde categorieën. Dit zorgde ervoor dat fondsen alleen voor geautoriseerde doeleinden werden gebruikt, waardoor een duidelijk inzicht in de uitgavenpatronen behouden bleef, compliance werd gewaarborgd en een beter kostenbeheer mogelijk werd gemaakt.

Deze slimme beslissing wordt bovendien ook ondersteund door nieuw onderzoek^[2] dat voorspelt dat het totale volume aan virtuele kaarttransacties in 2028 ruim 175 miljard zal bereiken, tegenover 36 miljard in 2023. 
Het merendeel van die virtuele kaarten wordt daarbij gebruikt voor B2B-uitgaven.

Tijd voor een nieuwe kijk

De betaalprovider: niet langer louter een betalingsverwerker, maar een integraal onderdeel van uw groei- en efficiëntiestrategie.

Het is duidelijk dat u, om de concurrentie voor te blijven, een betaalprovider nodig heeft die ook de rol van waardevolle en trouwe partner vervult.

Door de juiste leverancier te kiezen en hun expertise ten volle in te zetten, kunnen bedrijven zoals ABC nv (en dat van u) het volledige potentieel van hun betaalsystemen benutten en grote transformaties in het hele bedrijf realiseren.

Wilt u graag begrijpen hoe virtuele kaarten flexibiliteit en besparingen kunnen bieden in uw procurementprocessen, download dan zeker onze nieuwste gids 'De kunst van virtuele kaartintegratie beheersen: een stapsgewijze handleiding voor treasury, finance en procurement teams'.

Voor meer informatie over wat wij voor uw bedrijf kunnen betekenen:

[1] https://www.linkedin.com/pulse/6-game-changing-data-analytics-companies-uk-2023-kavika-roy/ 

[2] https://www.juniperresearch.com/resources/infographics/virtual-cards-market-statistics-2023-2028/