Drie veelvoorkomende uitdagingen bij betalingen
Betalingen zijn de levensader van een bedrijf.
Maar ze beheren? Dat verloopt lang niet altijd vlekkeloos.
Veel bedrijven worstelen nog steeds met omslachtige oplossingen, losstaande systemen en constante zorgen over fraude. Een frustrerende mix. En zeker geen houdbare situatie.
Het goede nieuws? Sommige bedrijven bekijken hoe het anders kan en ontdekken zo meer controle, inzicht en efficiëntie.
Laten we inzoomen op drie belangrijke pijnpunten, én bekijken hoe anderen het aanpakken. Misschien doet u zo ook wel een aantal leuke ideeën op?
Drie veelvoorkomende uitdagingen bij betalingen (en bedrijven ze aanpakken)
Uitdaging #1: Decentralisatie en afstemming
Bij veel bedrijven lopen betalingen niet via één centraal kanaal.
Reiskosten staan in het ene systeem, procurement in een ander, en losse betalingen gaan via nog een compleet ander proces. Elk team heeft zijn eigen werkwijze. Voor finance betekent dat meestal: puzzelen om überhaupt te begrijpen wat er gebeurt.
Zonder totaaloverzicht loopt u tegen slechte zichtbaarheid, een vertraagde afstemming en veel onnodige manuele opvolging aan.
Als een CFO wil weten hoeveel er in totaal werd uitgegeven, kan het dagen duren om die data te verzamelen. Ondertussen blijven medewerkers formulieren invullen en goedkeuringen najagen.
Wat bedrijven anders doen:
Steeds meer teams stappen af van dat lappendeken aan losse tools en kiezen voor één platform waar reiskosten, procurementuitgaven en dagelijkse betalingen samenkomen.
Voor de financiële afdeling is dat een opluchting. In plaats van rapporten van verschillende plaatsen op te halen en te hopen dat de cijfers kloppen, kunnen ze nu eindelijk de uitgaven in één overzicht zien. Dat versnelt niet alleen het afsluiten van de boeken, maar haalt ook veel giswerk weg.
Met betere data kunnen leiders trends herkennen, scherpere deals sluiten met leveranciers en echt grip krijgen op de geldstromen.
Sommige organisaties maken daarbij ook gebruik van virtuele kaarten, bijvoorbeeld voor één leverancier of één enkele betaling, waardoor flexibiliteit en veiligheid toenemen zonder extra complexiteit.
Uitdaging #2: Integratie
Zelfs met moderne ERP-systemen worstelen veel bedrijven nog met gebrekkige koppelingen tussen hun financiële platformen en bankpartners.
Volgens onderzoek besteden CFO’s en finance-teams jaarlijks tot wel 520 uur aan handmatige processen rondom betalingen – zoals data-invoer, afstemming en foutcorrecties.
520 uur. Dat zijn zo’n 13 volle werkweken, puur voor repetitief betalingsbeheer.
Het resultaat: verloren tijd, meer fouten en een financiële afdeling die vooral reactief in plaats van proactief werkt. Voor internationale bedrijven met meerdere valuta’s en entiteiten wordt die uitdaging bovendien alleen maar groter.
Wat bedrijven anders doen:
De overstap naar moderne standaarden zoals ISO 20022 helpt bedrijven om integratie te stroomlijnen.
Door dezelfde “taal” te spreken als banken, verbeteren ze de interoperabiliteit en verdwijnen veel handmatige stappen. Ook API’s maken real-time koppelingen mogelijk tussen betaalsystemen, banken en ERP’s.
Een andere aanpak is payment orchestration.
Zie het als een extra laag bovenop de bestaande infrastructuur. In plaats van talloze losse verbindingen met verschillende leveranciers, loggen finance en procurement in op één centrale omgeving.
De bonus? Als een betaalroute plotseling uitvalt, bevriest het systeem niet. Het kiest gewoon automatisch een andere weg. Geen stress, geen paniektelefoontjes. Gewoon business as usual.
Uitdaging #3: Beveiliging en frauderisico's
Hoe meer betalingen online plaatsvinden, hoe groter de aantrekkingskracht voor fraudeurs.
Phishing, accountovernames of steeds slimmere trucs – criminelen worden creatiever. Real-time betalingen maken het leven voor bedrijven makkelijker, maar ook voor fraudeurs.
Voor bedrijven is dat een groot risico.
Één geslaagde aanval kan al genoeg zijn om leveranciersrelaties te verstoren, cashflow te blokkeren en intern het vertrouwen te ondermijnen. Daarbovenop komt nog het naleven van regels als PCI DSS en GDPR. Een flinke verantwoordelijkheid voor finance-teams.
Wat bedrijven anders doen:
Steeds meer organisaties zetten AI en machine learning in bij hun betaalprocessen.
In plaats van de controle alleen door mensen te laten uitvoeren, zijn het de systemen zelf die de enorme hoeveelheden aan transacties analyseren en eventuele afwijkingen signaleren. Soms nog vóór een betaling wordt uitgevoerd.
Ook compliance wordt steeds vaker geautomatiseerd.
Digitale tools nemen repetitieve taken over, zoals risicochecks, audits en monitoring van regelgeving in verschillende landen. Dat scheelt druk op het team en verhoogt de betrouwbaarheid.
Op het gebied van beveiliging worden ook tokenization en virtuele kaarten steeds gebruikelijker.
Door unieke kaartnummers te genereren voor eenmalige aankopen, wordt het vrijwel onmogelijk om gestolen gegevens opnieuw te misbruiken.
Naar een slimmer betalingsecosysteem
Wat deze oplossingen gemeen hebben, is de beweging richting een slimmer en eenvoudiger ecosysteem voor betalingen.
Bedrijven vervangen handmatige noodoplossingen door automatisering, integratie en real-time inzichten.
Daar plukt niet alleen finance de vruchten van. Ook procurement krijgt meer transparantie, travel managers hebben minder gedoe met declaraties en CFO’s kunnen met vertrouwen rekenen op betrouwbare en veilige data.
Bij AirPlus zien we dagelijks hoe organisaties transformeren wanneer ze overstappen van losse, handmatige processen naar geïntegreerde betaaloplossingen.
Of het nu gaat om corporate cards, virtuele kaarten of orchestration platforms – het doel blijft hetzelfde: meer controle, meer inzicht, meer gemoedsrust.
Voor bedrijven die nog vastlopen in gefragmenteerde betalingen is de vraag niet óf er verandering nodig is, maar wanneer ze er klaar voor zijn.
Op zoek naar meer interessante inzichten op het vlak van zakelijke betalingen?
Meld u hier aan voor onze nieuwsbrief en ontvang al het AirPlus nieuws rechtstreeks in uw inbox.
Bronnen:
1: https://comms.airplus.com/en/blog/the-future-of-corporate-payment
4: https://comms.airplus.com/en/blog/an-experts-guide-to-choosing-the-right-corporate-payment-solution
