Gebrek aan transparantie in het inkoopproces: vier op de tien Europese bedrijven lopen kortingen mis

Europese bedrijven kopen een groot deel van hun goederen en diensten aan bij leveranciers met wie zij geen contractuele relatie hebben – met alle nadelen vandien. Uit een onderzoek van AirPlus onder 534 inkoopmanagers in negen Europese landen (Oostenrijk, België, Frankrijk, Duitsland, Italië, Luxemburg, Nederland, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk), blijkt dat vier op de tien bedrijven op die manier al kortingen misliepen.

Leveranciers zonder contractuele verbintenis: maverick buying, late betalingen en misgelopen kortingen

Onder de leveranciers zonder contractuele relatie worden vooral software providers (21%), hardware leveranciers (16%) en consulting services genoemd (16%).

Gemiddeld gezien zijn deze leveranciers goed voor 43 procent van het totale inkoopvolume in Europese bedrijven. Een aanzienlijk deel daarvan gaat bovendien naar leveranciers bij wie deze bedrijven slechts één keer per jaar bestellen: zo'n 40 procent van de respondenten geeft aan dat ruim 30 procent van dit volume bij eenmalige leveranciers gespendeerd wordt.

De relatie met dergelijke leveranciers zonder contractuele afspraken stelt bedrijven herhaaldelijk voor uitdagingen. Als probleemgebied werd vooral het toezicht op maverick buying (aankopen die niet aan de inkooprichtlijnen voldoen) genoemd. 44 van de ondervraagde bedrijven geven aan dat zij het in dit soort gevallen lastig vinden om bestelgegevens en betaalmethoden te controleren.

Vooruitbetalingen door medewerkers en de bijbehorende terugbetalingsprocedures zijn voor een op de drie (33%) respondenten een probleem, terwijl nog een derde (32%) klaagt over het ontbreken van een duidelijk overzicht van de totale uitgaven. Eén op de vijf (20%) klaagt dan weer over het gebrek aan kostentransparantie bij het beheer van het beschikbare budget.

Dit alles kan negatieve gevolgen hebben voor de betaalprocessen van bedrijven. Twee derde van de respondenten (65%) geeft aan alleen te laat te kunnen betalen en daardoor soms zelfs al een aanmaning te hebben ontvangen. Nog een derde (38%) kon de toegekende contantkortingen niet realiseren.

Contractuele leveranciers: gemakkelijk betalen

Ook voor inkoopprofessionals stelt de relatie met leveranciers waarmee wel contractuele afspraken bestaan ​​in sommige gevallen uitdagingen. Eén op de vijf (21%) heeft bijvoorbeeld kritiek op de buitensporige handmatige administratieve inspanning, 15% op de beperkte keuze aan geaccepteerde betaalmethoden en 14% op de late levering van goederen en diensten.

In het proces van bestelling tot betaling bleek vooral de verwerking van facturen vervelend. Ook voldoen aan wettelijke eisen, zoals due diligence in de supply chain, vergt veel inspanning. De betaling daarentegen stond op de laatste plaats in de ranglijst en werd als tamelijk ongecompliceerd beoordeeld.

Stefan Waelde, Head of Business Development B2B Payments bij AirPlus, reageert op de resultaten van het onderzoek: “Voor bedrijven met een groot aantal leveranciers zonder contractuele relatie is meer transparantie realiseren in hun inkoopprocessen een grote uitdaging. Alleen zo kunnen ze aanmaningen, late betalingen of verliezen als gevolg van gemiste kortingen voorkomen. Betaalmethoden die belangrijke transactie-informatie beschikbaar stellen en daarnaast ook veilig en gemakkelijk te gebruiken zijn, zijn een gamechanger. Virtuele creditcards voldoen daarbij aan al deze criteria. Bovendien kunnen ze ook nog eens extra beveiliging genieten dankzij individuele budgetlimieten, op voorhand vastgelegde uitgave-categorieën of geldigheidsperiodes, zodat de aankooprichtlijnen op het moment van aankoop steeds worden nageleefd. Het einde van maverick buying dus!"

Expert in zakelijke betalingen

Bij AirPlus hebben we ons aanbod de afgelopen jaren voortdurend uitgebreid – van expert op het gebied van zakenreismanagement tot expert in zakelijke betalingen. We introduceerden een virtuele creditcard specifiek gericht op de betaling van onder meer softwarelicenties, kantoorbenodigdheden en online advertenties. Daarnaast gingen we verschillende partnerschappen aan met bekende spelers in de procurement sector, waaronder Coupa Software, Mazepay, Billhop, Pay4You en Piteco. In totaal verbindt AirPlus meer dan 4.000 partners en databronnen met elkaar en wordt er nauw samengewerkt met meer dan 60 IT-partners zodat alle oplossingen naadloos kunnen worden geïntegreerd in om het even welk ecosysteem.

Bedankt om deze blogpost te lezen, we hopen dat u het leuk vond! Wist u dat u al onze nieuwste blogberichten en meer rechtstreeks in uw mailbox kunt ontvangen? Mis er niets van en aboneer u nu op onze nieuwsbrief! We houden u op de hoogte van de laatste trends, aankomende evenementen en andere AirPlus-updates.