Waarom geïntegreerd virtueel betalen opbrengt in de praktijk

"Als je blijft doen wat je altijd al deed dan zal je ook steeds dezelfde uitkomst krijgen" - Albert Einstein

In eerste instantie klinkt dit misschien als een comfortabele geruststelling voor uw travel business, maar we weten allemaal dat “verandering de enige constante in het leven is”, zoals de Griekse filosoof Heraclitus vele eeuwen geleden ook al zei.

In de zeer competitieve reisindustrie van vandaag moeten reisbureaus best woelige wateren navigeren, inclusief veranderende regelgeving in steeds evoluerende markten, nieuwe verkoopskanalen en innovatieve technologieën die zich ontwikkelen aan een ongeëvenaarde snelheid. Ook het nakende NDC-tijdperk heeft ook zijn een impact in de travel retailingsector: steeds meer luchtvaartmaatschappijen en reisaanbieders streven naar NDC-readiness.

Al deze factoren zetten de winstmarges onder druk. Om het tempo bij te kunnen houden, moeten reisbureau's hun mid- en backoffice-activiteiten goed voorbereiden.  

Hoe kunt u de controle behouden en tegelijkertijd de procesefficiëntie bereiken die de moeite waard is voor uw travel business?  
Eén simpel antwoord: automatisering. En stilstaan bij wat automatisering ons allemaal kan opleveren, kan wel eens de perfecte impuls zijn om er ook echt mee aan de slag te gaan.  

Let's go!

Automatisering: de handleiding richting verandering

Front-, middle- en backoffice-operations moeten allemaal samenwerken. De flexibiliteit en responsiviteit van uw reisbureau, hangt af van hoe effectief deze activiteiten zijn geïntegreerd. Hun onderlinge afstemming kan worden verbeterd door intelligente automatisering in te schakelen. Op die manier kunt u functies versnellen en stroomlijnen, innovatie stimuleren en organisatorische samenwerking boosten.

Van zodra u een boekingsdossier voor uw klant opent, zijn de daarop volgende stappen in orderverwerking en de aankoop van travel services cruciaal. Het is immers belangrijk dat deze processtappen soepel verlopen. Dankzij de juiste data zijn ze verbonden met backofficeprocessen zoals transactieafstemming en facturatieprocedures.
Automatisering zal de efficiëntie en productiviteit van uw bureau verhogen. Bovendien zorgt het voor een toegenomen tevredenheid bij uw werknemers én uw klanten, en wel om de volgende redenen: [1]

1. Snellere sales en service

Directheid en urgentie in sales zijn cruciaal voor het voortbestaan van de reisindustrie.  Een gecoördineerde interactie tussen geautomatiseerde mid- en backofficesystemen kan tal van belangrijke processen versnellen, zoals reservatiemanagement, het beheer van complexe reispakketten en communicatie met providers. Dankzij deze gecoördineerde processen maakt u het gemakkelijker voor zowel medewerkers als klanten zodat iedereen een soepele boekingservaring geniet.

2. Gecentraliseerde data en documentatie

Verkrijg inzichtelijke rapporten over bedrijfsprestaties en winstgevendheid. Nauwkeurige informatie over verkoop, marketing, producten, leveranciers, klanten en werknemers helpt kritieke punten te identificeren, de productiviteit te verbeteren en organisaties in de goede richting te sturen. Ook uw travel business kan data inzetten om trends te ontdekken en inzicht te krijgen in winstgevendheid.

3. Monitor business performance

Een geïntegreerde workflow in uw systeemlandschap biedt u een gedetailleerd inzicht in uw bedrijfsprestaties, alsook waardevolle informatie over uw klantrelaties. Bovendien helpt het u om snel een globaal overzicht van uw bedrijf te krijgen.

4. Eén oplossing, één waarheid

Een geautomatiseerde systeemworkflow maakt het gebruik van één platform mogelijk om alle systemen te integreren. Op die manier vermindert het handmatige werk aanzienlijk, bespaart u tijd en kunt u menselijke fouten tot een minimum beperken.

5. Tevreden klanten

Een geïntegreerd systeemlandschap verlicht de uitdaging van zakelijk reismanagement.

Hoe dan? Wel zo: 

•    Al uw uitgaven zijn gemakkelijk toegankelijk en traceerbaar via de boekingstool;
•    Bedrijven hebben vanaf één locatie toegang tot hun reisuitgavenrapporten,
•    Geautomatiseerd travel management is altijd en overal toegankelijk. Dit vergroot op zijn beurt de mobiliteit en flexibiliteit van uw medewerkers.  

Heeft u intussen al een idee waar er nog ruimte is voor automatisering in uw betaalprocessen?

Digital drivers

Laten we nog eens kijken naar het allereerste voordeel van automatisering: snellere sales en service, welke cruciaal zijn om te overleven. Een quick win op dat gebied die bovendien een soepeler midoffice-proces kan garanderen, is de implementatie van automatisering in uw betaalproces met de hulp van virtuele kaarten als de voorkeursbetaalmethode voor uw reisaankopen.

De virtuele kaartoplossing die al in heel wat systemen van verschillende reisbureaus is geïntegreerd, zijn AirPlus Virtual Cards Travel Trade.  

Voordat we de waarde ervan als geïntegreerde betaaloplossing onderzoeken, beantwoorden we graag de volgende vraag: wat zijn AirPlus Virtual Cards Travel Trade?

De AirPlus Virtual Cards Travel Trade-betaaloplossing is van nature een digitale driver en werd ontworpen voor reisbureau's om online aankopen te doen bij reisdienstverleners zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels, OTA's en verschillende boekingsplatforms. Een waar gemak voor uw travel business, aangezien het betaalproces vanaf het begin digitaal verloopt.

Virtuele kaarten zijn centraal gefactureerde kaarten, wat betekent dat ze niet aan individuele kaarthouders worden toegewezen, maar aan uw bureau als kaarthouder. Binnen uw bureau kunt u met behulp van een eenvoudige dashboardomgeving, exclusief voor uw bureau, gebruiksrechten toekennen aan de medewerkers die de kaart namens uw bureau gaan gebruiken.

Voordat u de kaart gebruikt, kunt u de kaartinstellingen verder aanpassen en aangeven welke factuurgegevens relevant zijn voor de aankopen die ermee gedaan zullen worden.  

Bovendien kan elk kaartnummer worden beperkt tot een specifieke boeking en worden ingesteld op een specifiek bedrag, geldigheidsduur en valuta. Dit zorgt ervoor dat AirPlus Virtual Cards Travel Trade zowel veilig als flexibel zijn, wat vooral handig is als u dagelijks meerdere betalingen via meerdere kanalen moet afhandelen.

Met deze virtuele kaarten kunt u leveranciers wereldwijd betalen dankzij de wereldwijde acceptatie die wordt gegarandeerd door het Mastercard®-netwerk. 

Aan het einde van de facturatiecyclus ontvangt u één geconsolideerd overzicht met daarop alle reisservices die u bij verschillende leveranciers inkocht, zodat u direct inzicht over al uw uitgaven hebt. Bij elke aankoop op het overzicht staat ook steeds de betrokken leverancier vermeld.  

En dankzij de billing data bij de transacties herkent u eenvoudig de specifieke informatie die u nodig heeft voor het toewijzen en matchen van uw leveranciersorders met uw facturen en houdt u tegelijkertijd uw cashflow in de gaten.

Het moderne merchant model  

Over het cashflowevenwicht gesproken: een groeiend aantal reisbureaus hanteert om deze reden het merchant-of-record-model: het scheiden van de betaalstroom tussen klanten en leveranciers brengt extra voordelen op het vlak van cashflow met zich mee.

Als merchant int het reisbureau de betalingen van de klant voor alle via hen geboekte diensten, het autoriseert de transacties en regelt vervolgens de secundaire betaling aan de verschillende leveranciers die verband houden met de boeking.

Zoals eerder gezegd is het van cruciaal belang om klaar te zijn voor NDC en het merchant model zorgt ervoor dat dit voor uw bureau mogelijk wordt terwijl u werkt volgens het retailerconcept: uw klanten kunnen op basis van hun betaalvoorkeuren aan u als verkooppunt betalen. Met AirPlus Virtual Cards Travel Trade betaalt u afzonderlijk aan uw leverancier zonder conversie mis te lopen en toch de klantervaring te verbeteren. 

Meer weten over het moderne merchant model? Registreer snel voor toegang tot ons gratis e-boek.

Hoe virtuele kaarten automatisering tot leven brengen

Om uw betaalproces te stroomlijnen, zijn AirPlus Virtual Cards de digitale drivers die u nodig heeft. Ook voor de volgende stap, de automatisering, bent u bij AirPlus aan het juiste adres. We beschikken immers over een rechtstreekse interface met verschillende partners in de reisindustrie – van mid- tot backofficesystemen en GDS'en. Op die manier profiteert u – ook met uw reeds bestaand systeemlandschap – van een volledig geïntegreerd en geautomatiseerd proces voor de aanmaak van virtuele kaarten om zo de gewenste end-to-end procesefficiëntie te realiseren.

Creditcardgegevens handmatig invoeren behoort voortaan tot het verleden, zonder dat er iets dient te wijzigen aan uw bestaande systeemlandschap.

Wist u dat?

91% van de reisorganisaties die onze AirPlus Virtual Cards Travel Trade gebruiken, hun virtuele creditcars genereert via een geautomatiseerde XML-integratie, tegenover 9% die ze nog steeds handmatig aanmaakt. [2]

1. Ga naar de gedefinieerde omgeving en sla uw AirPlus Virtual Cards-accountnummer op.
   
   
2. Open de bestelling en het dossier en genereer met één klik uw AirPlus Virtual Card.  
   
   
3. Bepaal welke factuurrelevante informatie u nodig hebt, om zo de afstemming achteraf eenvoudiger te maken.  
   
   
4. De kaart wordt aangemaakt en is klaar om de reisdiensten voor deze klant te betalen.
   
   
5. U ontvangt van AirPlus één geconsolideerd elektronisch overzicht van alle transacties voor de overeengekomen afrekeningsperiode, zodat u de kosten eenvoudig kunt toewijzen en afstemmen.
   
   

 “Virtuele creditcards bieden een veilige, flexibele en gebruiksvriendelijke oplossing voor online betalingen, vooral in de reissector. Ze stellen gebruikers in staat de controle over hun financiën te behouden en het risico op fraude te minimaliseren. Om het gebruik ervan te ondersteunen, hebben we in onze mid-office een oplossing gecreëerd die het genereren van kaarten automatiseert en deze integreert in bestaande CC-betaalprocessen om handmatig werk te minimaliseren.”

– één van onze mid-officepartners in de reisindustrie

Een soepel en geïntegreerd betaalproces dat opbrengt

Start vandaag nog met de optimalisatie van uw betaalproces met AirPlus Virtual Cards Travel Trade. 

Uw voordelen op een rijtje:

• Meer automatisering: De virtuele kaarten kunnen worden geïntegreerd in uw boekingsplatform en betalingssysteem, waardoor u het betaalproces kunt automatiseren en het risico op handmatige fouten en vertragingen verkleint. Ook de afstemming van uw facturen en afschriften kunt u automatiseren, waardoor u tijd en middelen bespaart.
  
  
• Betere controle over uw uitgaven: Door gebruik te maken van virtuele creditcards kunt u voor elke boeking regels en limieten instellen, zoals de geldigheidsduur, valuta en het bedrag. Dit helpt om uw uitgaven effectiever te monitoren en te beheren en te hoge uitgaven te voorkomen.
  
  
• Strengere beveiliging: De AirPlus Virtual Cards worden gegenereerd voor specifieke transacties en hebben een beperkte geldigheid en bedrag. Zo vermindert het risico op fraude, identiteitsdiefstal en ongeoorloofde afschrijvingen.
  
  
• Eenvoudiger travel management: De virtuele kaarten kunnen uw reisboekingsbeheer stroomlijnen door u in realtime toegang te bieden tot uw boekingen, klanten, leveranciers, toeslagen, bedrijfsregels en betalingen.
  
  

[1] Business Travel Operations | Front, Mid, & Back | Cornerstone (ciswired.com) 

[2] Virtual cards analysis:  manually vs XML-generated | AirPlus