Reizen betalen zoals het hoort: Een dag in het leven van een reisorganisatie

De reisindustrie, met haar talrijke, erg uiteenlopende spelers, is complex. Als reisbureau, touroperator of welke andere reisorganisatie dan ook, zit u in een unieke positie: een positie met veel potentieel, en evenveel uitdagingen. Neem nu betalingen bijvoorbeeld.

Betalingen blijken vaak een groot probleem te zijn voor alle betrokken partijen. En het erg diverse betaallandschap helpt daar natuurlijk niet bij.

Het raadsel dat reisbetalingen heet

Individuele reizen, all-in vakanties, city trips met vrienden tijdens het weekend – voor al deze klantwensen moet u ‘goederen’ of ‘diensten’ aankopen. Dit kunnen vluchten, overnachtingen, tickets voor evenementen, transfers van de luchthaven naar het hotel, treinkaartjes enz. zijn.

Vervolgens stelt de vraag zich wààr u deze goederen gaat aankopen: koopt u rechtstreeks bij de goedkope luchtvaartmaatschappij, via het hotelplatform of via online platforms die speciaal voor uw behoeften werden ontworpen?

U begrijpt het wel: het enige wat u wilt, is uw eindklant tevreden stellen en hem de kans geven van de vakantie te genieten door een buitengewone ervaring te bieden. Aan de andere kant wilt u het resultaat voor uw bedrijf ook maximaliseren door winstgevend te zijn en de administratiekosten laag te houden.

Maar is dat wel mogelijk nu betaalprocessen steeds complexer worden?

Absoluut!

We ontwikkelden de AirPlus Travel Trade Payment Suite, een veelzijdige betaaloplossing, afgestemd op de specifieke behoeften van reisorganisaties, om uw betaalprocessen te stroomlijnen en tegelijkertijd de productiviteit te verbeteren.

Laten we eens kijken naar hoe dit er in de praktijk aan toegaat.

Hoewel geen dag er hetzelfde uitziet, maakten we een overzicht van de uitdagingen waar reisbureaus dagelijks mee te maken hebben – en hoe onze Travel Trade-oplossingen u kunnen helpen deze te overwinnen.

Vluchten boeken en reservaties vastleggen

Een normale werkdag betekent natuurlijk vluchtreservaties.

Met AirPlus kunt u virtuele kaarten genereren en die vervolgens aan een specifieke boeking toewijzen. Deze virtuele kaarten hebben een vooraf gedefinieerde bestedingslimiet en zijn alleen geldig voor de geselecteerde leverancier, waardoor het risico op ongeautoriseerde transacties wordt geminimaliseerd.

Geïntegreerde oplossing

Omdat virtuele kaarten eenvoudig geïntegreerd kunnen worden in populaire boekings- en ERP-systemen, kunnen ze automatisch worden uitgegeven voor een specifieke boeking – waarbij aanvullende gegevens zoals PNR (Passenger Name Record) of de boekingsreferentie worden bijgehouden en aan het overzicht worden toegevoegd. Dat maakt het voor de boekhouding heel wat gemakkelijker om de betaling van een leverancier toe te wijzen aan de boeking van de eindgebruiker.

Uiteindelijk kunt u zo tijdens het boekingsproces moeiteloos virtuele kaartgegevens genereren, waardoor het dus niet langer nodig is om voor elke reservering handmatig creditcardgegevens in te voeren en u tijd bespaart.

Verminderd risico

Omdat betalingen met onze virtuele kaarten via het Mastercard®-netwerk verlopen, hoeft u zich geen zorgen te maken. Uw betalingen zijn beveiligd, dus als de leverancier de tour, hotelkamer, vlucht, treinkaartje, toegangsticket of wat dan ook, niet kan leveren, krijgt men het betaalde bedrag terugbetaald.

Facturen beheren en toekennen

Naarmate de dag vordert, concentreert de boekhouding zich op het beheer en de afstemming van facturen. Dankzij onze duidelijk gestructureerde, collectieve elektronische afschriften worden deze processen sterk gestroomlijnd, waardoor het werk efficiënter verloopt.

Geautomatiseerde afstemming

Jane, uw financieel manager, begint met wat administratief werk: betalingen afstemmen. Dat gaat gemakkelijk, omdat alle betaalgegevens automatisch naar uw platform worden overgedragen en de elektronische afschriften van AirPlus al uw aangepaste transactiegegevens en bedrijfsgegevens weergeven. Dit vereenvoudigt op zijn beurt de toewijzing van de geboekte reisdiensten aan afzonderlijke klanten.

Kortom, het manuele werk bij de afstemming vermindert aanzienlijk. Jane kan de gematchte transacties snel beoordelen en goedkeuren, met vertrouwen in de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het proces.

En dan is er nog de rapportage. Die is niet alleen accuraat en betrouwbaar, maar ook heel eenvoudig.

Eenvoudig rapporteren

Nadat ze de transacties afstemde, gebruikt Jane al deze gegevens om gedetailleerde rapporten te creëren. Deze rapporten bieden een uitgebreid overzicht van de uitgaven, betaaltrends en leveranciersanalyses. Gelukkig worden de data elektronisch overgedragen in een formaat dat compatibel is met de systemen van het bedrijf.

Met deze informatie kan het financiële team datagestuurde beslissingen nemen, budgetten optimaliseren en betere deals sluiten met leveranciers.

Efficiënt leveranciers betalen

Aan de andere kant van de boeking hebben we ​​de leveranciers. Tijd om een ​​aantal leveranciersbetalingen aan te pakken.

Digitaal betalen voor accomodaties

Zoals bij veel reisbureaus, beheert u een portfolio van hotelpartners waar uw voorkeur naar uitgaat. Met onze Travel Trade-oplossing kunt u agenten digitaal betalen om accommodaties te boeken.

Deze betalingen worden gecentraliseerd, waardoor men boekingen kan uitvoeren zonder afhankelijk te zijn van persoonlijke creditcards. Dit vereenvoudigt niet alleen het betaalproces, maar het helpt ook de opvolging en het beheer van de uitgaven die aan elke boeking verbonden zijn.

Moeiteloos betalen

Aan het einde van de dag initieert Lisa, de accounts payable specialist, de betalingen aan de verschillende leveranciers. Met een paar klikken plant ze betalingen voor luchtvaartmaatschappijen, hotels en andere dienstverleners. De suite verwerkt de betaaltransfer op een veilige manier, zodat u van zorgen gespaard blijft en een tijdige afwikkeling kunt garanderen.

Cashflow optimaliseren

Nog een ander belangrijk voordeel waar reisbedrijven op gebrand zijn, is de mogelijkheid om de cashflow te verbeteren. De AirPlus Travel Trade Payment Suite voorziet u van een betaaloplossing waarbij u uw factureringscyclus kunt aanpassen naargelang de seizoensvereisten. Dankzij gecentraliseerde debitering en een individuele betaaltermijn krijgt u meer flexibiliteit over wanneer u betaalt – en beschermt u tegelijkertijd uw cashflow.

Klaar om uw betalingen onder controle te krijgen?

Betalingen vormen zo'n belangrijk onderdeel van reisorganisaties en een goede afhandeling ervan kan dus echt wel het verschil maken. Het resultaat? Minder stress, en u bespaart er ook nog eens tijd en geld mee!

Van virtuele kaarten genereren tot een geautomatiseerde afstemming en vereenvoudigde leveranciersbetalingen: de AirPlus Travel Trade Payment Suite heeft de financiële activiteiten voor tussenpersonen in de reisindustrie helemaal omgegooid. Dit stelt reisbureaus, tour operators en alle andere reisorganisaties in staat zich volop te concentreren op het creëren van uitzonderlijke ervaringen voor hun klanten. En dat in het volste vertrouwen dat hun betaalworkflows optimaal en veilig verlopen.