Wie die Zumtobel Group mit der AirPlus-Mazepay Lösung eine Steigerung der Prozesseffizienz erzielen konnte
04 | 2024
Über Zumtobel
Die Zumtobel Group ist ein führender Global Player, der Kunden innovative und qualitativ hochwertige Lichtlösungen und
-komponenten anbietet. Das Unternehmen beschäftigt weltweit rund 5.300 Mitarbeiter unter zahlreichen Marken wie Zumtobel, Thorn und Tridonic. Die Zumtobel-Group mit Hauptsitz in Dornbirn, Österreich ist dafür bekannt, immer wieder neue Maßstäbe für technologische Innovation und Qualität zu setzen.
Optimierung der Unternehmensausgaben als Antwort auf Engpässe
Eine der Herausforderungen, vor denen sich die Zumtobel Group sah, war dass lediglich eine einzige Person die Ausgabe der virtuellen Karten verwaltete. Das führte nicht nur zu gelegentlichen Verzögerungen im Arbeitsablauf, sondern erzeugte auch regelrechte Engpässe.
Das Unternehmen nutzt bereits seit einiger Zeit die virtuellen Karten von AirPlus und suchte nach einer Möglichkeit, die Finanzprozesse im Zusammenhang mit den Online-Einkäufen ihrer Mitarbeiter noch weiter zu verbessern. Deshalb hat man sich dazu entschieden, ausgewählte Mitarbeiter zu befugen, die virtuellen Karten, die für die Online-Einkäufe verwendet werden, selbst zu beantragen. Auch sollten die besagten Mitarbeiter selbst die Verantwortung tragen, die Rechnungsunterlagen vorzulegen. Für die internen Kontrollen war es jedoch wichtig, dass schon vor der Ausgabe virtueller Karten bestimmte Genehmiger in diese Anträge einbezogen werden.
Die Zumtobel Group legt großen Wert auf einen klaren, transparenten und automatisierten Genehmigungsprozess und suchte daher nach einer Lösung, die nicht nur gesetzeskonforme Prozesse, Effizienz und Automatisierung ermöglicht, sondern auch den gesamten Arbeitsablauf einschließlich der Einreichung und Abrechnung der Rechnungen abdeckt.
"Die AirPlus Virtual Cards sind ein hervorragendes Zahlungsmittel für Online-Einkäufe sowie für die Bezahlung von Abonnements und Lizenzen. Wir haben jedoch den Bedarf an einem automatisierten Prozess erkannt, der allen Abteilungen zugutekommt. Wir wussten, dass die Automatisierung das Herzstück unserer zukünftigen Einkaufsprozesse sein musste und haben unseren Partner AirPlus nach einer Lösung gebeten."
Christian Hogenmüller, Senior Director, Head of Corporate Treasury
Effiziente Ausgabenverwaltung leicht gemacht
Die gemeinsam erarbeitete Lösung von AirPlus und Mazepay war ideal für die Bedürfnisse der Zumtobel Group. Die Vorteile der AirPlus Virtual Cards kommen im Zusammenspiel mit der cloudbasierten Plattform von Mazepay noch besser zur Geltung.
Der Ansatz bei der Zumtobel Group war zunächst alle Bereiche des Einkaufsprozesses zu identifizieren, die automatisiert und vereinfacht werden können. Anschließend wurden Geschäftsregeln für Online-Ausgaben auf der Grundlage von Kaufbeträgen, Kostenstellen und Kaufarten aufgestellt, die automatisch umgesetzt wurden, wenn die Mitarbeiter Kaufanträge auf der AirPlus-Mazepay-Plattform stellten.
Der Prozess war simpel - Alles, was die Mitarbeiter tun mussten, war eine einfache Anfrage auf der AirPlus-Mazepay-Plattform zu stellen, während die zugrundeliegenden Geschäftsregeln sicherstellten, dass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt in den Genehmigungsfluss einbezogen wurden. Das erfolgte durch automatische Benachrichtigungen an die beteiligten Personen.
Abstimmung der Daten mit der Finanzabteilung
Die Optimierung der Prozesse für die Mitarbeiter hatte einen hohen Stellenwert. Jedoch mussten die resultierenden Finanzprozesse, die aus den getätigten Einkäufen entstehen, in die Lösung integriert werden.
Deshalb war ein Hauptaugenmerk während des Onboardings die Abstimmung mit der Finanzabteilung der Zumtobel Group. Das Ziel war es, den besten Weg zu finden, um finanzielle Daten von AirPlus und Mazepay zu erfassen und sie an Zumtobel Gruppe weiterzuleiten. Außerdem sollte ein erweiterter Workflow implementiert werden, der sicherstellt, dass Mitarbeiter, die virtuelle Karten erhalten haben, verpflichtend die erforderlichen Rechnungsdokumente über Mazepay bereitstellen.
Neuer Zahlungsprozess: mehr Flexibilität und Sicherheit
Das Resultat der Lösung war eine Steigerung der Prozesseffizienz, sowohl für die Finanzabteilung der Zumtobel Group als auch für die an dem Einkauf beteiligten Mitarbeiter.
Der erfolgreiche Einsatz der AirPlus-Mazepay-Lösung überzeugte die Zumtobel Group, weshalb sie daraufhin beschlossen, diese Lösung weiter auszubauen und mehr Mitarbeiter sowie verschiedene Unternehmensbereiche einzubeziehen.
"Wir wollten Engpässe beseitigen und Mitarbeiter befähigen, jedoch niemals auf Kosten von Compliance und Sicherheit. Die AirPlus-Mazepay-Plattform bietet uns volle Transparenz über jede einzelne Transaktion, die Einreichung von Rechnungsdokumenten ist nun ein integraler Bestandteil des Workflows und alle finanziellen Daten stehen uns leicht für die Berichterstattung und Buchung zur Verfügung." , erklärte Hogenmüller.
Es war ein logischer Schritt für die Zumtobel Group, den Mitarbeitern einen Zugang zur AirPlus-Mazepay-Plattform zu gewähren, damit sie ihre eigenen Einkaufsanfragen stellen konnten. Somit konnten die Prozesse effektiver und transparenter gestaltet werden.
"Die Zumtobel Group ist ein Unternehmen, das stetig auf der Suche nach Verbesserungen und Innovationen ist. Wir wussten, dass unsere AirPlus-Mazepay-Lösung einen großen Mehrwert schaffen würde, so dass die Vorstellung der nächste logische Schritt in unseren langjährigen und produktiven Beziehung war."
Christoph Kraska, Key Account Manager, AirPlus International
Gemeinsam zum Ziel: Effizienz durch Dialog
Die Zusammenarbeit mit der Zumtobel Group basiert auf einem engen Dialog zwischen der Zumtobel Group, AirPlus und Mazepay. Das gemeinsame Ziel ist es, immer wieder neue Wege der Prozessoptimierung zu finden und die Nutzung der Lösung auszubauen. Dank der effektiven Zusammenarbeit wird die Konfiguration von Mazepay in Echtzeit angepasst, um die Geschäftsziele und die politischen Anforderungen der Zumtobel Group zu erreichen.