Hoe Zumtobel Group meer efficiëntie bereikte met de oplossing van AirPlus & Mazepay
04 | 2024
Over Zumtobel
Zumtobel Group is een toonaangevende wereldspeler die innovatieve, hoogwaardige verlichtingsoplossingen en -componenten biedt aan klanten over de hele wereld. Via verschillende merken, waaronder Zumtobel, Thorn en Tridonic, heeft Zumtobel Group wereldwijd meer dan 5.300 werknemers in dienst verspreid over meer dan 90 verkooppunten en partners. Met het hoofdkantoor in Dornbirn, Oostenrijk, blijft Zumtobel Group de grenzen verleggen voor technologische innovatie en kwaliteit.
Optimaliseer bedrijfsuitgaven. Verminder knelpunten.
Zumtobel Group is al een tijdje een grootgebruiker van AirPlus Virtual Cards en zocht naar manieren om hun financiële processen bij online aankopen door werknemers te verbeteren.
Aanvankelijk had het bedrijf te maken met een knelpuntsituatie waarbij slechts één persoon de uitgifte van alle virtuele kaarten beheerde, wat soms tot vertragingen leidde. In plaats van één kaartbeheerder willen ze werknemers in staat stellen hun eigen virtuele kaarten aan te vragen. Op die manier wordt iedereen zelf verantwoordelijk voor de aanvraag en het gebruik van virtuele kaarten bij online aankopen.
Daarbij was het belangrijk om ook goedkeurders in het aanvraagproces te betrekken voordat een nieuwe virtuele kaart kan werden uitgegeven. Een duidelijke, transparante en geautomatiseerde goedkeuringsstroom, dat was de vraag van Zumtobel Group. En dus ging men op zoek naar een oplossing die compliant processen, efficiëntie en automatisering mogelijk maakte.
AirPlus Virtual Cards boden ons een geweldige tool voor online aankopen en om abonnementen en licenties te betalen. Daarnaast hadden we nood aan een geautomatiseerd betaalproces dat zowel werknemers, managers als procurement- en finance-teams voordeel oplevert. Automatisering moest de kern vormen van onze toekomstige inkoopprocessen. Daarom vroegen we onze partner AirPlus om een gepaste oplossing.
Christian Hogenmüller, Senior Director, Head of Corporate Treasury
Automatiseer zakelijke uitgaven en verbeter compliance
De gezamenlijke oplossing van AirPlus en Mazepay is de perfecte match voor Zumtobel Group. De voordelen van AirPlus Virtual Cards zijn nog effectiever in combinatie met het cloudgebaseerde platform van Mazepay. De aanpak bij Zumtobel Group bestond erin om alle gebieden binnen het aankoopproces die meer geautomatiseerd en eenvoudiger konden verlopen te identificeren.
Vervolgens werden specifieke bedrijfsregels voor online uitgaven ingesteld op basis van aankoopbedrag, kostenplaatsen en aankooptypes. Deze data worden automatisch aangevuld telkens wanneer werknemers een aankoopverzoeken doen op het AirPlus-Mazepay-platform.
Het enige wat een werknemer nog hoeft te doen, is een eenvoudig verzoek indienen op het online platform. De onderliggende bedrijfsregels zorgen er tegelijkertijd voor dat de juiste mensen op het juiste moment bij de goedkeuringsstroom betrokken worden - en dat telkens via een automatische melding aan de betrokken personen.
Vereenvoudig inkoopprocessen voor meer efficiëntie
Hoewel eindgebruikersprocessen erg belangrijk zijn, zijn de financiële processen die voortvloeien uit de gedane aankopen dat ook.
Een belangrijk aandachtspunt tijdens de onboarding was de afstemming met het financiële team bij Zumtobel Group. Samen met hen, identificeerden we de beste manier om financiële gegevens via AirPlus en Mazepay te verzamelen en deze vervolgens terug aan Zumtobel Group te bezorgen.
Een nieuw betaalproces: meer flexibiliteit en verhoogde veiligheid
Het resultaat was een toename in procesefficiëntie voor zowel het financiële team als de werknemers die betrokken zijn bij online aankopen. Dit gaf Zumtobel Group het bewijs dat ze nodig hadden om de AirPlus-Mazepay-oplossing intern op te schalen en meer gebruikers en entiteiten op te nemen.
Medewerkers toegang geven tot de gezamenlijke oplossing van AirPlus en Mazepay, zodat ze hun eigen inkoopaanvragen konden doen, was een logische stap voor Zumtobel Group op weg naar effectievere en meer transparante processen.
"We wilden knelpunten wegnemen en werknemers meer controle geven, maar nooit ten koste van compliance en beveiliging. Het AirPlus-Mazepay-platform biedt ons volledige transparantie over elke afzonderlijke transactie en alle financiële gegevens zijn eenvoudig voor ons beschikbaar voor analyse en boeking."
- Christian Hogenmüller, Senior Director, Head of Corporate Treasury
Zumtobel Group is een bedrijf dat altijd op zoek is naar verbetering en innovatie. We wisten dat onze AirPlus-Mazepay-oplossing een aanzienlijke meerwaarde zou creëren, dus de introductie van onze gezamenlijke oplossing was een logische volgende stap in onze lange en productieve relatie.
Christoph Kraska
Key Account Manager
AirPlus International
Een gedeeld succes: efficiëntie door dialoog
De samenwerking met Zumtobel Group is gebaseerd op open dialoog tussen Zumtobel Group, AirPlus en Mazepay.
Ons gezamenlijke doel is om voortdurend nieuwe manieren te vinden om processen te verbeteren en het gebruik van de oplossing te laten groeien.
Dankzij frequent en productief overleg wordt de configuratie op Mazepay in realtime aangepast om de bedrijfsdoelen en beleidsvereisten van Zumtobel Group te helpen bereiken.