Comment le Groupe Zumtobel a amélioré son efficacité grâce à la solution commune AirPlus-Mazepay
04 | 2024
À propos du client
Le Groupe Zumtobel, fournisseur mondial de solutions d'éclairage, emploie plus de 5 300 collaborateurs à travers plusieurs filiales dans le monde.
Basé à Dornbirn, en Autriche la marque Zumtobel est synonyme d'innovation, d'excellente qualité de service et de produit, de design de haut niveau et de durabilité.
Dépenses entreprise : pour une gestion simplifiée
Le Groupe Zumtobel utilisait de manière intensive les cartes Virtuelles d'AirPlus et cherchait des moyens pour aller plus loin dans l'optimisation des processus achats associés aux dépenses en ligne effectuées par ses collaborateurs.
Une seule personne était en charge de l'émission des cartes virtuelles sur le portail AirPlus, ce qui entraînait parfois des retards. Zumbotel cherchait à donner plus d'autonomie à ses collaborateurs. Ces derniers devaient être désormais pouvoir émettre leurs moyens de paiement et de régler leurs achats en ligne.
Cependant, il était important que 100% des achats soient pré-approuvés et conformes à la politique achat de l'entreprise. Un flux d'approbation clair, transparent et automatisé était essentiel pour le Groupe Zumtobel, qui recherchait une solution facilitant des processus conformes, efficaces et automatisés.
« Les cartes Virtuelles AirPlus nous ont fourni un excellent outil de paiement pour effectuer des achats en ligne et payer des abonnements et licences. Cependant nous avons identifié le besoin d'automatiser le processus autour du paiement tout en impliquant les collaborateurs, les managers, les services achats et la finance. Nous savions que l'automatisation devait être au cœur de nos futurs processus d'achat et avons demandé à notre partenaire AirPlus une solution. »
Christian Hogenmüller, Directeur et responsable de la Trésorerie
Automatiser les dépenses entreprise en toute conformité
La solution conjointe AirPlus-Mazepay était parfaitement adaptée au Groupe Zumtobel. Les fonctionnalités embarquées dans la plateforme cloud Mazepay viennent maximiser le potentiel des cartes virtuelles AirPlus.
Après avoir identifié les étapes du processus achat qui pouvaient être automatisées et simplifiées, des règles d´engagement ont été ensuite établies pour les dépenses en ligne prenant en compte le montant, le type et la famille d´achats ainsi que les centres de coûts. Ces règles seront ensuite appliquées automatiquement à chaque demande d'achat sur la plateforme Mazepay.
Tout ce que les collaborateurs ont désormais à faire est de créer une demande d'achat sur la plateforme AirPlus-Mazepay, tandis que les règles paramétrées garantissent l'implication des bonnes personnes dans le flux d'approbation au bon moment, le tout déclenché par un système de notification.
Simplifier les processus d'achat et augmenter l'efficacité
Bien que l’expérience utilisateur reste très importante , les implications pour le service finance qui en découlent le sont tout autant.
Un point clé lors de l'intégration était d'assurer le lien avec le service Finance du Groupe Zumtobel et d'identifier la meilleure manière de collecter les écritures comptables et données d'AirPlus et Mazepay.
Un nouveau processus de paiement : plus de flexibilité et de sécurité
Cela s'est traduit par une augmentation de l'efficacité des processus pour les services Finance et pour les collaborateurs impliqués dans les achats. Rapidement le Groupe Zumtobel a décidé d'étendre la solution AirPlus-Mazepay à tous ses services et à ses autres filiales.
Permettre aux collaborateurs d'accéder à la plateforme AirPlus-Mazepay pour qu'ils puissent faire leurs propres demandes d'achat était une étape naturelle pour le Groupe Zumtobel dans l'optique de rendre les processus simples, efficaces et transparents.
« Nous voulions éliminer les obstacles et responsabiliser les collaborateurs, mais jamais au détriment de la conformité et de la sécurité. La plateforme AirPlus-Mazepay offre une transparence totale sur chaque transaction effectuée, et toutes les données financières sont facilement accessibles pour notre reporting et audit interne » - Christian Hogenmüller, Directeur et responsable de la Trésorerie
« Le Groupe Zumtobel est une entreprise toujours en quête d'amélioration et d'innovation. Nous savions que notre solution conjointe avec Mazepay créerait beaucoup de valeur ajoutée, donc introduire notre solution conjointe était la prochaine étape naturelle dans notre relation avec le Groupe. »
Christoph Kraska, Key Account Manager, AirPlus International
Une réussite conjointe grâce au pouvoir du dialogue
La collaboration avec le Groupe Zumtobel repose sur un dialogue étroit entre le Groupe Zumtobel, AirPlus et Mazepay. Notre objectif commun est de trouver constamment de nouvelles façons d'améliorer les processus et de développer l'utilisation de la solution. Grâce à un dialogue constant, la configuration sur Mazepay est ajustée en temps réel afin de maîtriser la performance achat et de gérer les attentes en terme de conformité du Groupe Zumtobel.