Les voyages d’affaires représentent l’un des principaux postes de coût hors production d’une entreprise. Que vous soyez Travel Manager, Directeur des Achats ou Financier ou que vous soyez vous-même régulièrement en déplacements professionnels, difficile d’ignorer l’impact de ces voyages en termes de gestion et de charge de travail.
L’optimisation de la gestion des déplacements professionnels est donc devenue un enjeu majeur des moyens et grands comptes - et plus généralement de toutes les entreprises qui entreprennent de nombreux déplacements professionnels.
Pour répondre à cet enjeu, nous avions déjà évoqué les bénéfices des cartes entreprises, dont les fonctions vont bien au-delà du simple moyen de paiement.
Nous allons désormais détailler les avantages de ces cartes entreprises à chaque étape de la gestion d’un déplacement : avant, pendant, et après un voyage d’affaires.
La préparation des voyages d’affaires est bien souvent à la charge du Travel Manager, du service Achat ou du collaborateur qui s’apprête à voyager.
À ce stade, les frais engagés concernent principalement :
- La réservation du transport : vol, train, location de voiture…
- La réservation de l’hébergement (hôtels)
La gestion de ces frais demande habituellement beaucoup de temps et d’organisation. Sans agence de voyages ou de SBT (self booking tool), il faut interagir avec autant d’interlocuteurs qu’il y a de dépenses professionnelles à engager. Ceci implique aussi d’enregistrer de nombreux fournisseurs et gérer de multiples règlements et factures pour chaque déplacement.
Heureusement, certaines cartes entreprises simplifient largement cette gestion !
Grâce à la centralisation des paiements, il devient possible d’effectuer de multiples réservations… tout en ne gérant qu’un seul interlocuteur et qu’une facturation unique.
La carte logée, notamment, permet d’interagir avec un prestataire unique qui se charge de régler lui-même les différents fournisseurs choisis, au fur et à mesure des réservations. Il délivre ensuite un seul relevé de facturation et vous permet de n’effectuer qu’un seul règlement, avec un débit différé.
Concevoir une Politique Voyages d’Entreprise (PVE) réaliste et efficace est un objectif primaire pour les Travel Managers et autres parties en charge de la gestion des déplacements professionnels.
Cependant, cette PVE n’est utile que si elle est appliquée… et donc adoptée par les collaborateurs qui effectuent les voyages d’affaires (et qui n’ont pas nécessairement le temps de s’intéresser aux formalités administratives).
Désormais, les cartes de paiement d’entreprises permettent de garantir le respect de la PVE, et ce très simplement :
- Pour les réservations de voyages effectuées directement par les voyageurs d'affaires, l’émission de cartes virtuelles à usage unique et dédiées à un fournisseur et un montant spécifiques contraignent les voyageurs à s’en tenir aux limites fixées dans la PVE.
- En prévision des frais qui seront engagés sur place, les travel managers peuvent fixer en amont des plafonds et des règles de dépenses sur les cartes corporate des voyageurs. Sur place, aucune surprise : si le paiement est accepté, il est autorisé par la PVE !
Les réservations effectuées en amont des voyages d’affaires sont propices aux fraudes, aux escroqueries et autres problèmes de sécurité. D’après une étude EY menée en 2014, une entreprise sur deux est concernée par la fraude.
L’usage d’une carte logée chez une agence de voyages permet de réduire grandement les risques. L’agence est en charge de choisir les fournisseurs avec soin et garantit leur fiabilité et la qualité de leurs prestations. Le risque d’escroquerie est faible.
Par ailleurs, avec le relevé de facturation extrêmement détaillé et le débit différé, le gestionnaire ou le travel manager dispose d’un temps de contrôle de la facturation long. Les erreurs ou les fraudes sont repérées avant que le règlement n’ait lieu.
Dans le cas où les réservations sont effectuées directement par les voyageurs, la fraude est limitée par l’usage de cartes virtuelles à usage unique ou de cartes corporate dont les règles de paiement ont été définies au préalable et sont conformes à la PVE.
Une fois sur place, le voyageur doit engager des frais supplémentaires pour les dépenses du quotidien: les repas, les taxis, etc.
Gérer les dépenses, faire attention à ses justificatifs, émettre des notes de frais… Toutes ces tâches peuvent être vécues avec pénibilité par les collaborateurs qui, en plus de devoir gérer la fatigue générée par les déplacements, ont des objectifs importants à atteindre lors de leurs voyages (rencontre de client ou de fournisseur, conférence, etc.).
Les cartes entreprises, et plus particulièrement les cartes corporate, permettent aux voyageurs de consacrer un minimum d’efforts à la gestion des déplacements professionnels.
Avec une carte Corporate, nous pouvons déterminer à l’avance des règles de paiement et des plafonds. En plus d’aider le Travel Manager à faire respecter la PVE, cela allège l’esprit du voyageur qui n’a plus à réfléchir avant d’engager la moindre dépense : si le paiement est autorisé, il respecte la PVE et le remboursement de son avance de frais sera autorisé.
Par ailleurs, les transactions en voyages professionnels sont parfois difficiles à suivre et peuvent faire l’objet de différents risques (perte, vol, fraude…) - notamment lors de paiements en espèces. Les données liées aux transactions effectuées avec une carte corporate sont simples à traiter et à intégrer aux outils de reporting : le suivi est suffisamment fin pour contrôler les transactions de chacun. Le risque de fraude est considérablement réduit.
Avec une carte corporate, la gestion des notes de frais est beaucoup plus fluide du côté du voyageur.
Si la carte corporate du voyageur est liée à son compte personnel :
Le voyageur peut bénéficier de l’émission automatique des demandes de notes de frais dans le cas où les données émises via sa carte corporate sont directement intégrées à l’outil de pilotage des notes de frais.
De plus, certaines cartes bancaires corporate bénéficient d’un débit différé, ce qui permet au voyageur de se faire rembourser avant que ce débit soit effectué. Il s’évite des gestions de trésorerie et s’assure un confort financier, quels que soient les montants à engager durant le voyage.
Si la carte corporate du voyageur est liée au compte de l’entreprise :
Dans ce cas, il n’a aucune avance de frais à effectuer.
Pas besoin d’émettre de note de frais, de les faire valider, d’attendre leur remboursement : la gestion des voyages d’affaires est complètement déléguée, le voyageur peut se concentrer sur l’objet de son voyage d’affaires.
Souvent, les voyageurs occasionnels ne bénéficient pas de leur propre carte corporate.
Leur prêter une carte au nom de l’entreprise ou leur demander d’utiliser leur carte bancaire personnelle complique largement la gestion et le suivi des dépenses qui seront engagées.
De plus, les cartes bancaires personnelles n’offrent pas les mêmes avantages et garanties que les cartes entreprises - elles ne sont pas conçues pour un usage en déplacement professionnel, ne disposent pas toujours des mêmes couvertures d’acceptation, des mêmes assurances voyages, etc. De même, les dépenses en espèces sont déconseillées, car présentant un risque de fraudes élevé.
Comment engager des frais de déplacements sans investir dans une carte Corporate, non rentable pour le voyageur occasionnel ?
La carte virtuelle est une alternative qui réduit les soucis de gestion des voyages. Ce dernier n’avance pas de frais lui-même et n’a pas qu’à présenter un justificatif de paiement. De plus, la sécurité des transactions est garantie, grâce à l’émission d’un numéro de carte unique, n’autorisant que des dépenses spécifiques, avec un montant et un fournisseur précis.
Le voyageur peut se concentrer sur son coeur de métier.
La gestion des dépenses ne prend pas fin au moment où le voyageur monte dans son avion retour.
Les gestionnaires en charge du suivi et du contrôle des dépenses, du traitement des factures et des notes de frais et de l’optimisation des coûts prennent la suite du travail initié par le travel manager et le voyageur.
Les cartes entreprises leur permettent d’accélérer de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée, et ainsi de se consacrer davantage à l’analyse et à l’amélioration des processus.
Habituellement, le traitement d’une facture coûte environ 15€ (étude EY).
Mais lorsque la facture est dématérialisée, son coût de traitement est divisé par trois !
L’usage de cartes logées présente un double avantage :
En effet, toutes les factures sont recensées sur un relevé de facturation unique, dont les données sont fines et les champs analytiques personnalisables. Ce relevé est dématérialisé et son intégration dans les ERP utilisés par l’entreprise est automatisable : pas besoin de saisir quoi que ce soit ou de faire des rapprochements bancaires à la main, ni de traiter les données pour les intégrer au reporting.
De même qu’avec les factures, le traitement des notes de frais est long, coûteux, et susceptible de faire l’objet d’erreurs.
Traiter une note de frais coûte en moyenne 53 € et dure 20 à 30 jours. Si une révision est nécessaire - ce qui est le cas une fois sur cinq - il faut compter 48 € supplémentaires par note.
Il existe des outils de gestion de notes de frais dématérialisées qui simplifient largement ce travail. Les moyens de paiement centralisés complètent l’usage de ces outils, en émettant des données de transactions détaillées, fiables et dont l’intégration dans les outils de pilotage peut être automatisée.
De plus, la plupart de ces moyens de paiement entreprise, comme les cartes logées, permettent d’engager des frais de déplacements sans aucune avance de frais… donc sans note de frais à traiter par la suite !
Qu’il s’agisse d’optimiser les coûts de l’entreprise, d’améliorer la PVE ou de piloter la trésorerie… Toutes ces tâches à forte valeur ajoutée s’appuient d’abord sur une analyse précise des données à disposition.
Les cartes entreprises permettent d’améliorer la qualité des reporting qui nourrissent ces analyses et réflexions.
Les données des transactions sont centralisées dans des rapports détaillés et personnalisables. Le choix des champs analytiques est libre et le niveau de données fin, ce qui permet d’observer précisément de très nombreuses caractéristiques de dépenses.
Voici quelques exemples de données détaillées dont le suivi est simplifié :
Et ainsi de suite, selon les besoins analytiques.