Optimiser les dépenses voyages tout en améliorant la gestion des notes de frais va de pair. Des économies significatives sont également à envisager en mettant en place les bons outils. Voici quelques pistes intéressantes à suivre.
L’enjeu du Big Data est au centre des préoccupations dans tous les domaines de l’entreprise. Mieux exploiter le gisement des données produites par tous les processus, de plus en plus automatisés, fait partie intégrante de la stratégie de l’entreprise pour accroître ses activités comme pour réaliser des économies. Le voyage d’affaires n’échappe pas à la règle avec la mise en place de solutions de paiement centralisé, de traitement automatisé des notes de frais et de moyens de paiement telles que des cartes Corporate.
Selon l’étude PayTech Commercial Client Database 2009-2015, au total c’est une économie moyenne de 11 euros pour une transaction de 135 euros que l’entreprise peut réaliser en mettant en place un système automatisé de traitement de notes de frais utilisant une carte Corporate. Une économie globale, détaillée ci-dessous selon les différentes postes où sont réalisées des économies.
- 4 euros par transaction grâce à des tarifs ainsi mieux négociés avec ses fournisseurs, grâce à la La consolidation des données de paiement. Cela va ainsi permettre à l’entreprise de mieux négocier avec ses fournisseurs : selon l’étude PayTech Commercial Client Database 2009-2015, l’entreprise économise 4 euros par transaction grâce à des tarifs ainsi mieux négociés. Parmi les priorités des Travel Managers, la meilleure exploitation des datas figure en tête, 63 % d’entre eux l’envisagent afin d’établir des analyses et des comparatifs (CWT Travel Management Priorities 2015).
- 3,4 euros par transaction est le montant des économies réalisées avec l’automatisation du processus de traitement des notes de frais. Logique puisque l’automatisation va permettre de réduire de 40 % le temps consacré jusque-là au traitement des notes papier, bien plus chronophage et source également d’erreurs de saisie qu’il faut ensuite rectifier. Enfin, c’est bien toute la chaîne de traitement qui est source d’économies puisque le temps de traitement des demandes de remboursement s’en trouve également réduit de 25 %.
- 2 euros d’économies par transaction sont rendues possibles tout simplement par un meilleur suivi de la politique voyage de l’entreprise par les collaborateurs. Ainsi, selon l’enquête Aberdeen Group 2014, le taux de conformité à la politique voyage de l’entreprise atteint 91 % lorsque le traitement est hautement automatisé avec l’usage de cartes Corporate. Autre avantage, les contrôles de sécurité peuvent devenir moins systématiques, permettant d’économiser le temps consacré à ces missions.
- 1,2 euro de réduction par transaction est à mettre à l’actif de la diminution des avances de frais, qui ne sont plus nécessaires avec une carte Corporate, dans un système de gestion automatisée.
- 0,90 euro d’économies par transaction sont également à ajouter grâce à une diminution sensible des fraudes avec la mise en place d’un système automatisé de gestion des notes de frais. Un phénomène bien réel : selon une enquête du cabinet comptable wity.fr de 2018, 30 % des salariés interrogés affirment céder à la tentation en gonflant leurs frais de déplacement (60%), de repas (50%) ou d’hébergement (43%) !
