Petite devinette : je suis une tâche récurrente mais ma durée et les coûts changent à chaque fois. Qui suis-je ?
La réponse est facile et sur votre bureau : je suis votre note de frais de déplacement.
Le mode de paiement utilisé par les collaborateurs lors de leurs voyages d’affaires est important du point de vue de la finance, car l'expérience peut-être radicalement différente selon vos choix. Lors de voyages d’affaires, les collaborateurs peuvent avancer eux-mêmes les frais, ou avoir accès à un mode de paiement d’entreprise et ainsi éviter de payer personnellement et d'avancer ces frais : cela rend le traitement des dépenses et le contrôle financier plus confortable.
Et si le passage à un mode de paiement d’entreprise pouvait rendre votre travail plus simple, tout en faisant des économies sur le paiement et les processus ?
Continuez votre lecture pour le découvrir !
Le retour des voyages d’affaires
Commençons par la raison pour laquelle les frais de voyage existent : les voyages d’affaires. Depuis la pandémie, les voyages d’affaires ont repris lentement mais sûrement. Ou plutôt l’inverse car le retour aux voyages s'est fait plus rapidement que prévu.
En 2022 en Europe, ils en sont passés à la vitesse supérieure, car l’importante demande reportés a entraîné une augmentation du volume de voyages d’affaires.
Pour la France en particulier, cela se traduit par une croissance annuelle des dépenses de voyages d’affaires de 63% avec plus de collaborateurs français en déplacement pendant plusieurs jours, ce qui entraîne des dépenses supplémentaires.[1]
En 2022, les voyages d’affaires étaient en effet perçus comme importants comme l’ont exprimé les répondants d’une enquête Skift. Le graphique ci-dessous montre que 84,2 % de ces répondants étaient d’accord pour dire que les voyages d’affaires sont importants pour stimuler la croissance de leur entreprise.
Cette année, dans l’enquête 2023 réalisée auprès des clients d’AirPlus en France (voir graphique ci-dessus), seuls 40% des répondants français ont anticpé le rebondissement de l’activité de voyages de leur entreprise au cours des 12 prochains mois à un niveau encore supérieur à celui de 2019 contre un 60% qui prédisent « aucun changement » (27%), ou qu’elle « diminuera » (27%) ou « diminuera considérablement » (7%).
Les résultats de cette enquête montrent qu’une majorité n'anticipe pas une augmentation des voyages d’affaires. Comme d'un point de vue européen et mondial, les entreprises en France ne priorisent pas ce sujet.
Voyons ce qui préoccupe les entreprises françaises :
- La transformation numérique (36 %),
- La situation économique générique (26%) et les coûts de l’énergie (26%),
- Les achats (24 %),
- Les crises, conflits et guerres (22%) dans le monde. [3]
Déjà, en 2022, le ralentissement de l'aconomie a ralenti la reprise mondiale et les voyages d’affaires ne devraient pas revenir à la barre des 1,4 billion de dollars avant mi-2026, date à laquelle ils devraient atteindre 1,47 billion de dollars.
Le mode de paiement des déplacements
Même si le développement des voyages d’affaires a ralenti, il persiste toujours, et dès que le voyage d’affaires est réservé et que les collaborateurs sont en route, des dépenses seront réalisées.
Dans l’enquête de cette année, 63,1% des voyageurs ont déclaré payer leurs frais de voyage avec des cartes d’entreprise, tandis que 49,7% paient encore certains frais de voyage avec des cartes personnelles, comme l’illustre le graphique ci-dessous.
Ainsi, malgré une tendance à la hausse de l’utilisation des cartes de crédit d’entreprise, près de la moitié des voyageurs d’affaires interrogés paient leurs frais de voyage à l’avance avec leur carte de crédit personnelle ou en espèces.
Et pour les dépenses payées à l’avance par l’employé, compilées et envoyées manuellement dans leurs notes de frais, le service financier s’appuie sur toutes les informations incluses, tout en travaillant avec une pile de reçus physiques.
Les défis du traitement des dépenses liées aux déplacements
En ce qui concerne les voyages d’affaires, les entreprises se concentrent sur les économies telles que les prix des billets de train ou d’avion, d'hébergement et de restauration. Cette préoccupation a du sens, bien que les entreprises ne doivent pas négliger d'autres sources d’économies d’autant plus importantes qui apportent du confort pour les voyageurs d’affaires : l’automatisation du traitement des notes de frais.
Environ 19% des notes de frais contiennent des erreurs. Pour corriger ces notes de frais contenant des erreurs ou des informations erronées cela coûte 52 € et prend 18 minutes pour chacune d’elle. Ceci représente un demi-million d’euros et près de 3 000 heures passées à corriger les notes de frais chaque année pour une entreprise de taille moyenne. C’est du temps et de l’argent qui pourraient être mieux utilisés.
En ce qui concerne les entreprises qui traitent en interne les notes de frais sans logiciel tiers, la moitié des voyageurs trouvent que la mise en place de notes de frais (49%), la saisie des données (54%) et la saisie de reçus (55%) sont des problèmes majeurs. Il n’est pas surprenant que la majorité de ceux qui externalisent ce processus ou utilisent des logiciels tiers disent que ces domaines n’ont pas besoin d’amélioration.[4]
Ces points faibles disposent pourtant de moyens d’accroître l’efficacité en économisant de l’argent, du temps et des ressources. Avec l’introduction rapide de nouveaux produits financiers dans l’industrie du voyage d’affaires, il est temps d’évaluer continuellement les pratiques existantes et les besoins des entreprises pour s’assurer que les pratiques sont aussi efficaces et rentables que possible.
Une opportunité, d'autant plus présente que les cadres supérieurs français interrogés ont déclaré avoir la numérisation en tête.[3] L’utilisation d’une carte d’entreprise comme la carte Corporate AirPlus avec un logiciel automatisé de traitement des dépenses, très appréciée des voyageurs d’affaires, génère des économies significatives, réduisant le temps consacré à cette tâche de 40%.[5] En quoi consiste ce mode de paiement et qu’apporte-t-il ?
La carte Corporate AirPlus comme moteur de l’automatisation des processus de traitement des dépenses
Tout d’abord, la carte Corporate AirPlus est une carte de crédit physique, acceptée dans le monde entier et basée sur le réseau Mastercard®. Elle est idéale pour engager des dépenses lors de voyages d’affaires et remplacer des moyens de paiement non sécurisés et difficiles à contrôler, comme l’utilisation d’espèces.
Fournir aux collaborateurs en déplacement des cartes Corporate AirPlus contribue à cette simplification, en plus de faciliter la vie de leurs utilisateurs.
Même si elle est émise sous la forme d’une carte de crédit en plastique, la carte peut facilement être ajoutée au portefeuille mobile du voyageur sur un smartphone sous iOS ou Android pour une expérience de paiement transparente et sans contact lors de vos déplacements. Avec la configuration du programme carte Corporate AirPlus, vous n’avez pas besoin d’ouvrir un compte bancaire car le programme s’intègre dans la configuration existante de votre système actuel.
Pour le règlement, vous pouvez choisir de faire débiter le compte bancaire de l’employé ou de l’entreprise. De cette façon et en fonction de l’utilisation que vous avez l’intention de faire de la carte, vous pouvez également choisir qui sera responsable des paiements.
Par exemple, une transaction qui n’a pas été autorisée par la Politique de voyages d’affaires (PVE) est effectuée :
- Si la transaction est effectuée avec une carte Corporate AirPlus pour laquelle les informations sont payées par le compte bancaire de l’entreprise ou préréglées par l’utilisateur de la carte, cela relève de la responsabilité de l’entreprise.
- Si la transaction est effectuée avec une carte Corporate AirPlus pour laquelle les relevés sont débités sur le compte de l’employé, l’employé est responsable de ses frais.
Les avantages de la carte Corporate AirPlus avec responsabilité d’entreprise
Plusieurs facteurs plaident en faveur de la prise en charge par l’entreprise des transactions par carte, ce qui conduit à un contrôle direct.
AirPlus fournit à votre entreprise un accès illimité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à un portail administrateur pour une gestion indépendante et une surveillance complète de l’ensemble de votre programme Carte Corporate, y compris les transactions et les relevés de facturation.
Et ce n’est pas tout, les limitations d’utilisation de la carte peuvent également être définies et ajustées par l’entreprise, telles que le plafond de dépenses, l’emplacement géographique, les transactions et les droits de retrait d’espèces, pour n’en nommer que quelques-unes.
Pour couper les liens avec le processus de remboursement fastidieux passé, tous les membres du personnel peuvent recevoir une carte Corporate AirPlus. Plus les collaborateurs qui voyagent obtiennent une carte Corporate AirPlus pour payer leurs frais de voyage, plus le processus de dépenses sera efficace. Ceci garantit un contrôle et une vue d’ensemble pour l’entreprise sans risque grâce à notre exonération gratuite de responsabilité d’entreprise qui est exclusivement disponible avec le programme carte Corporate AirPlus avec responsabilité de l’entreprise.
Avantages du suivi des dépenses et de l’intégration des données
Comme mentionné ci-dessus, choisir des cartes d’entreprise avec responsabilité d’entreprise met déjà l’efficacité au premier plan. Le prochain avantage que nous aborderons ici se trouve être l’avantage le plus rentable de la carte d’entreprise.
Outre le fait que le portail AirPlus est à votre disposition pour suivre l’utilisation et les transactions de la carte, la carte Corporate AirPlus peut s’intégrer dans les systèmes de gestion des dépenses les plus courants qui permettent d’accéder aux dépenses du compte de carte d’entreprise.
En effet, la carte corporate enregistre et transmet automatiquement les données de transaction à vos outils de gestion des dépenses, de sorte que :
- La déclaration et le suivi des transactions sont beaucoup plus réactifs comparés aux autres modes de paiement avancés personnellement.
- L’intégration des données dans les outils de gestion des dépenses et les outils de reporting supprime de nombreuses tâches manuelles chronophages, souvent les plus sujettes aux erreurs. Avec les données de la carte d’entreprise, les champs désignés dans le rapport sont déjà pré-remplis : les collaborateurs n’ont qu’à valider ou compléter certaines informations mineures sur leurs notes de frais.
- Les flux de paiement sont injectés directement dans l’outil de notes de frais, et le risque de fraude est considérablement réduit. Un système sécurisé contrairement aux autres outils utilisés, comme les fichiers Excel qui peuvent être facilement modifiés et ce de manière quasi indétectable...
En conséquence, vous bénéficiez d’un meilleur suivi et d’un meilleur contrôle des dépenses grâce à une vue consolidée des dépenses. De plus, vous pouvez définir deux champs de données de facturation pour faciliter la reconnaissance et le rapprochement, par exemple pour identifier le service et le centre de coûts, et ils seront affichés sur votre relevé AirPlus et dans votre fichier de facturation électronique.
Ce suivi beaucoup plus approfondi permettra par la suite d’optimiser les politiques budgétaires ainsi que de réduire la fraude. La carte Corporate AirPlus permet de gagner du temps à chaque étape du traitement. En outre, il y a le confort fourni aux voyageurs d’affaires et la sécurité du traitement des demandes de remboursement.
S’habituer à la carte Corporate AirPlus
Les cartes d’entreprise remplissent la mission principale d’assurer le paiement des dépenses de l’entreprise. De plus, lorsqu’elles sont utilisées lors de voyages d’affaires, elles incluent une assurance voyage professionnelle et des garanties d’assistance dédiées pour les collaborateurs en déplacement.
La carte corporate peut être configurée pour autoriser uniquement les transactions conformes à la politique voyages de l'entreprise. Vos collaborateurs peuvent alors voyager l’esprit léger, sans se demander à chaque transaction s’ils respectent leurs limites de dépenses ou si leur note de frais sera validée ou non.
En plus de cela, lorsque le compte bancaire de l’entreprise est débité plutôt que celui de l’employé, il y a des avantages. En effet, l’utilisation de ces cartes :
- Réduit les avances sur les frais de voyage des voyageurs d’affaires,
- Réduit le nombre de notes de frais à faire du côté des voyageurs,
- Réduit le nombre de notes de frais à traiter et à valider du côté du gestionnaire et de l’équipe financière.
L’ouverture d’un programme Carte Corporate AirPlus dans votre entreprise prouve que confort et contrôle peuvent aller de pair et offre une situation gagnant-gagnant pour le processus de dépenses ainsi que des voyageurs d’affaires heureux dans la durée. En attendant, aucun détail de transaction ne se perd dans le nombre croissant de voyages d’affaires qui stimule la croissance de votre entreprise et prospère dans l’automatisation des processus. Les problèmes de processus papier appartiennent enfin au passé.
Contactez nos experts et apprenez-en plus sur ce que le programme Carte Corporate AirPlus peut apporter à votre entreprise.
Sources:
[1] 2022 BTI Annual Report and Forecast
[2] 2022 Skift survey amongst more than 700 corporate travel and finance managers as well as more than 1,100 business travelers — located primarily in France, Germany, the UK, and the U.S.
[3] AirPlus Business Travel Management & Sustainability C-suite survey 2023
[4] Pain Points and Expense Reports - Global Business Travel Association | GBTA
[5] 2016 RPMG Corporate Travel Card Benchmark Survey Results