En matière de voyages d’affaires, et surtout en période de crise actuelle, les entreprises se focalisent d’abord sur les économies telles que les prix des billets de train ou d’avion, ainsi que ceux pour l’hébergement et la restauration. Une préoccupation certes logique, mais les entreprises ne doivent pas pour autant négliger une autre source d’économies d’autant plus importante qu’elle apporte en même temps un confort supplémentaire au voyageur d’affaires : l’automatisation du traitement des notes de frais.
Gain sur le temps de traitement des notes de frais
La chasse aux notes de frais et le fastidieux remplissage de formulaires papier font désormais partie du passé de la vie des voyageurs d’affaires. Du moins pour ceux dont l’entreprise a compris tout l’intérêt qu’il y avait à passer dorénavant à l’automatisation du traitement des notes de frais.
En effet, grâce aux avancées technologiques, il est désormais possible de maîtriser les coûts indirects liés au traitement et à la gestion des notes de frais. Par exemple, l’utilisation d’une Carte Corporate, très appréciée par les voyageurs d’affaires, génère des économies significatives grâce aux logiciels automatisés de traitement de notes de frais réduisant de 40 % le temps consacré à cette tâche.
Sans automatisation, le collaborateur passe en moyenne 20 minutes à traiter ses notes de frais, sans compter le temps perdu à rechercher parfois des justificatifs perdus ou oubliés. Le formulaire papier de notes de frais est très chronophage, non seulement pour le voyageur d’affaires qui le remplit, mais également pour son manager qui le vérifie - une dizaine de minutes par traitement - et pour les services comptables et financiers qui en assurent le suivi (10 minutes également) : soit au total, un temps estimé de 40 minutes à une heure ! À cela s’ajoute également le temps nécessaire pour effectuer le remboursement du collaborateur ; rien d’étonnant à ce que le coût par traitement d’une note de frais atteigne 53 euros pour l’entreprise. Ce n’est pas tout puisque, dans un cas sur cinq, il faut recommencer à cause d’erreurs, ce qui engendre un coût supplémentaire de 48 euros.
En revanche, la dématérialisation facilitée par l’utilisation d’une solution de paiement telle qu’une Carte Corporate, permet de gagner du temps de traitement à tous les maillons de la chaîne. Au gain de temps s’ajoute le confort apporté aux voyageurs d’affaires et la sécurisation des traitements. En effet, les données paiement sont directement intégrés dans l’outil de notes de frais et les champs sont donc déjà pré-remplis : le collaborateur n’a plus qu’à valider ou compléter certaines informations mineures sur ses notes de frais. De plus, les flux de paiements étant directement injectés dans l’outil de notes de frais, les risques de fraude sont considérablement réduits. Un système sécurisé à l’opposé d’autres outils utilisés, tels que les fichiers excel qui peuvent être facilement modifiés et ce de manière pratiquement indétectable...
Les voyageurs d’affaires, qui utilisent déjà ce type de solution automatisé, apprécient et le font savoir. Ainsi, selon une étude Egencia de 2018, 34 % des voyageurs d’affaires qui ont adopté cette technologie apprécient particulièrement le temps gagné sur la gestion de leurs notes de frais. Dans la même étude, plus d’un tiers des voyageurs d’affaires interrogés ne disposant pas encore de traitement automatisé de leurs notes de frais aimeraient pouvoir y accéder.
Réduction des coûts de traitement
L’autre avantage important porte sur la réduction du coût de traitement des notes de frais pour l’entreprise. Un bénéfice immédiat puisque, selon une étude RPMG Corporate Travel Card Benchmark Survey Results de 2016, la réduction du coût de traitement des notes de frais est évaluée à 7,60 euros par lot de notes de frais, dès lors qu’un système automatisé est mis en place dans l’entreprise. D’autres points positifs pour l’entreprise sont également à souligner. Par exemple, la suppression du papier sous forme de formulaires et tableaux qui évite les erreurs manuelles de saisie, et donc les coûts de rectification qui s’en suivaient. La liste des avantages est encore longue, et il faudrait citer, par exemple, des délais de remboursements plus rapides, une maîtrise des dépenses améliorée, une meilleure vision de la trésorerie ou encore un respect accru de la politique voyage de l’entreprise.
L’intégration automatisé des données paiement dans l’outil de notes de frais réduit considérablement la fraude et les coûts inhérents à cette pratique, particulièrement répandue en entreprise. A titre indicatif, près de la moitié des collaborateurs concèdent gonfler leurs notes de frais de 10 à 15 euros par mois en moyenne. Plus grave, une mauvaise gestion des notes de frais, rendue possible par l’absence de traitement automatisé et de solutions de paiement, peut coûter à l’entreprise 300 euros par mois, en moyenne, par collaborateur en déplacement. La facture peut grimper très vite, y compris dans les PME et les ETI : une vingtaine de voyageurs mal gérés peuvent engendrer un surcoût annuel de 72 000 euros !
À l’inverse, en intégrant les données paiement de carte corporate de ses collaborateurs dans son outil de notes de frais, l’entreprise peut réaliser des économies substantielles tout en s’inscrivant dans une démarche de transformation digitale. Le voyageur d’affaires gagnera pour sa part en sérénité, en se consacrant pleinement aux missions qui lui sont confiées plutôt qu’aux aspects administratifs.
