Simplifiez la réconciliation post-voyage d'affaires

Le retour à la maison après un voyage d'affaires procure souvent un sentiment de soulagement et de satisfaction.

Vous avez représenté votre entreprise avec succès, noué de nouvelles relations et peut-être même eu la chance d'explorer une nouvelle ville.

Cependant, le défi commence lorsque vous vous installez pour vous détendre, mais êtes confronté à une montagne de factures, de reçus et de notes de frais. C'est la réalité de la réconciliation post-voyage, une tâche qui peut être aussi stressante que le voyage lui-même si elle n'est pas gérée efficacement.

La bonne nouvelle, c’est qu’avec la solution de paiement adaptée, vous pouvez simplifier vos processus de paiement d’entreprise, rationaliser la réconciliation post-voyage et profiter de votre temps libre au bon moment.

Réconciliation chronophage : le dilemme post-voyage d'affaires

Les méthodes traditionnelles de traitement des frais de voyage d'affaires sont souvent manuelles, longues et sujettes aux erreurs. 

Après un voyage d'affaires, les collaborateurs peuvent rencontrer divers obstacles, compliquant ainsi la tâche de réconciliation.

Voici quelques exemples de difficultés rencontrées après un voyage d'affaires :

Collecte des reçus

Garder une trace de chaque repas, de chaque course en taxi et de chaque facture d'hôtel peut s'avérer accablant. Les reçus peuvent facilement être perdus ou oubliés, ce qui donne lieu à des notes de frais incomplètes.

Saisie manuelle des données

La saisie des données relatives aux dépenses dans un système comptable est non seulement fastidieuse, mais aussi monotone. Ce processus peut vous faire perdre un temps précieux, surtout si vous voyagezfréquemment.

Processus sujets aux erreurs

Le risque de reçus manquants, de saisies incorrectes ou de documents égarés est élevé. Des erreurs peuvent survenir à plusieurs étapes, de l'enregistrement du mauvais montant à la sélection de la mauvaise catégorie de dépenses.

Rapprochement long et fastidieux

Faire correspondre chaque dépense avec son reçu est laborieux. Cela implique de vérifier plusieurs documents, de vérifier les montants et de s'assurer de la conformité avec les politiques de l'entreprise.

Simplifier vos paiements d'entreprise

La fin d'un voyage d'affaires ne devrait pas marquer le début d'une autre tâche éprouvante. Avec plus de 35 ans d'expertise dans les solutions de paiement d'entreprise, nous offrons une gamme d'outils conçus pour rationaliser vos processus post-voyage. 

1. Des solutions de paiement intelligentes pour les voyages d'affaires

Nos solutions, telles que les AirPlus Virtual Cards Classic, offrent une méthode de paiement fluide et sécurisée pour toutes vos dépenses de voyage.

Ces cartes virtuelles sont la solution de paiement idéale pour réserver des hôtels, organiser des transports et préparer des événements. Mais les avantages vont au-delà du voyage lui-même.

La génération rapide de cartes virtuelles pour chaque collaborateur, prestataire ou voyage spécifique offre une grande flexibilité. Notre solution se distingue par son efficacité grâce à une intégration fluide avec plus de 80 plateformes de réservation, ce qui rend l'ensemble du processus de paiement rapide et automatisé. Elle facilite également l'administration en fournissant des données supplémentaires pour chaque numéro de carte virtuelle, ce qui vous donne tous les détails dont vous avez besoin pour un rapprochement rapide et précis.

2. Outils de réconciliation intégrés et automatisés

Grâce à nos outils d'intégration, le processus de réconciliation est simplifié avec l'utilisation d'une AirPlus Corporate Card ou Virtual Cards Classic. Le Portail AirPlus et l'AirPlus Intelligence Hub vous offrent une vue d'ensemble complète de vos dépenses de voyage.

Les fonctionnalités incluent :

- Des relevés numériques pour accéder et gérer vos données de transaction à tout moment et en tout lieu

- La transmission automatisée des données pour une intégration rapide et sécurisée des informations de transaction et de relevé dans vos systèmes financiers

- Des rapports personnalisables pour un suivi et une analyse détaillés des dépenses

- Un suivi en temps réel pour gérer les dépenses en cours et réduire la charge de travail post-voyage.

3. Paiement et réconciliation centralisés

L'AirPlus Company Account offre une solution de paiement centralisée pour toutes vos dépenses de voyage (vols, hôtels, billets de train, locations de voitures).

Ce compte central vous permet d'obtenir un relevé unique et complet, éliminant  la nécessité d'établir des rapports individuels sur les frais de voyage et réduisant considérablement les charges administratives.

Profitez d’un règlement automatisé en paramétrant des périodes de facturation, notre système se chargeant du reste. Bénéficiez également d’une meilleure conformité grâce à des données de qualité supérieure, optimisant ainsi vos rapports et garantissant le respect des politiques de votre entreprise.

Pourquoi choisir AirPlus pour le rapprochement post-voyage ?

Nos solutions sont conçues pour simplifier non seulement les paiements et le rapprochement, mais aussi pour enrichir votre expérience globale de voyage.  Notre gamme de solutions de paiement offre :

Praticité
Accédez à vos données de dépenses et gérez vos transactions depuis n'importe quel appareil, partout dans le monde.

Sécurité
Des fonctionnalités de pointe pour protéger vos données financières.

Durabilité
Des solutions de paiement respectueuses de l'environnement, telles que le premier compte de règlement neutre en CO2 au monde. 

Un retour de voyage d'affaires simplifié

Plus que jamais, le temps est devenu l'une de nos ressources les plus précieuses. 

Avec une solution de paiement adaptée, vous pouvez rationaliser la gestion post-voyage, réduire le travail manuel et vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Que vous voyagez occasionnellement ou gériez une équipe de grands voyageurs, nos solutions sont conçues pour répondre à vos besoins et garantir une expérience fluide et sans stress après vos déplacements professionnels.

Prêt à simplifier et rendre plus efficace votre gestion post-voyage ?

Explorez notre gamme de solutions de paiement d'entreprise dès maintenant.