现代企业差旅政策的 11 项最佳做法

嘉惠洞察公司账户

返回到所有博客页

嘉惠中国

30 八月 2024

阅读时间 6 分钟

踏上异国旅程，向往之余挑战重重。陌生环境、奔波与文化差异考验着每位旅行者，即便是经验丰富者也难免疲惫。对休闲者而言，这是探索的激情；对商务旅者，则是必要考验，尤其面对次日会议准备更显艰难。

企业的责任则在于既要保障激励远行员工，又需精细管理成本。

而这正是企业差旅政策的价值所在——它系统地规划了商旅期间应遵循的所有规章制度与操作流程，旨在确保每一场商务之旅都能既高效又经济地进行。

差旅与费用（T&E）是财务与差旅管理的争议焦点，预算分配与使用策略分歧大。虽需明确差旅政策，但40%商务差旅者曾绕规预订，追求便利、舒适或节省。[1] 企业制定差旅政策迫切且必要，并需量身定制。

好的差旅政策能提升员工满意度，促进商务关系，同时需考虑环境影响。据AirPlus嘉惠对743名董事会成员及总经理的调查显示，41%的受访者认为可持续发展议题将深刻影响企业未来几年的业务走向。[2] 而在差旅经理群体中，这一比例更是高达70.7%，他们高度关注公司的差旅碳足迹，并寻求通过调整差旅政策来迈出积极的一步。

那么，如何制定一套既有效又符合可持续发展理念的差旅政策呢？这成为了摆在我们面前的重要课题。

企业差旅政策是系统化规则，指导商务旅行及其费用管理。它涵盖申请审批、预订支付、报告反馈全过程，便于差旅经理与财务团队操作，确保安全合规。政策广泛覆盖差旅活动，明确报销标准与流程，促进成本控制与效率。各行业企业政策各异，取决于文化、规模、业务及市场环境。

以Netflix为例的启示

Netflix差旅政策简洁，其核心原则仅为“以Netflix的最大利益为出发点”。鼓励精打细算，体现信任与尊重。但其需高度信任文化、自我管理及清晰价值导向，非所有企业适用。多数企业应制定全面、可操作的差旅政策，确保有序差旅，提升满意度与效率，控制成本，促进可持续发展。

差旅政策关键细节概览：

费用预算与津贴：明确每日费用预算，涵盖住宿、餐饮等开支标准。
批准的预订平台：列出安全、兼容且成本可控的指定预订平台。
旅行保险：明确保险承保人、紧急联系及覆盖内容，保障个人与公司安全。
首选供应商：指定合作供应商，利用优惠折扣，提升差旅品质与成本控制。
临时差旅费采购：为小额必要开支提供明确的报销规定与流程。

制定时需综合考虑，确保合规、灵活且成本效益。

预计2024年底商务旅行支出将超1.7万亿美元【4】，凸显了控制消费指南的必要性。差旅娱乐费用为企业第二大可控开支，制定完善商务旅行政策是管理关键。确保政策广泛适用且可靠，是成功的关键，理由如下：

优化成本管理：商务旅行成本高昂，需平衡成本控制与旅行体验。建立合作、挖掘节约，结合数据分析提升效率，差旅政策为基石，确保成本合理管理。
强化风险管理：商务旅行充满变数，构建安全环境责无旁贷。详尽保险政策、应急流程、安全指导纳入差旅政策，全方位保障旅行者安全。
做到以人为本：差旅政策应关怀旅行者需求，尊重其偏好。赋予选择权，激发责任感与独立性，提升满意度与忠诚度。
提升效率：明确沟通、规范审批，确保商务旅行高效有序。遵循最佳实践，节省成本，提升运营效率与竞争力。

差旅政策最佳实践指南

量身定制时，需兼顾高效与人性化。关键做法包括：

广泛宣传：首要之务是确保每位员工都对差旅政策了如指掌。清晰的解释与广泛的宣传能避免旅途中的不必要的困扰，增强员工的遵从度。
简洁明了：政策设计应追求简洁，避免冗长复杂的法律术语，以直观易懂的方式呈现。简化报销流程，如集中化处理差旅费用，能显著提升工作效率与员工满意度。
全面灵活：差旅政策需兼顾全面性与灵活性，既要覆盖所有可能遇到的情况，又要为员工提供合理的选择空间，以满足其个性化需求，同时确保所有操作均在合理范围内进行。

赋予合理的选择权：在差旅政策中，为旅行者提供一定的选择空间，能够赋予他们更高的灵活性和自主性。如果他们偏好某个特定的酒店位置或希望租赁特定类型的车辆，只要这些选择符合公司政策且合理可行，我们就应该尽量满足他们的需求。这样的做法不仅能提升员工的满意度，还能在一定程度上促进工作效率。但请注意，所有选择都需基于合理性和合规性的考量。
与时俱进：随着数字化时代的到来，移动预订已成为常态。考虑到超过七成的美国旅行者依赖手机进行旅行预订，政策应紧跟这一趋势，同时探索休闲与商务旅行结合的可能性，以提升员工体验。
明确报销流程：费用报销应简单直接，避免给新员工带来困惑与压力。清晰界定报销步骤，确保每位出差人员都能轻松完成报销流程，必要时迅速获得应得费用。
拥抱变化：市场与员工需求不断变化，差旅政策亦应与时俱进。超过六成组织倾向于使用公司卡支付差旅费用，反映出对效率与控制的追求。倾听员工反馈，关注行业动态，灵活调整政策，以降低成本、提升士气。
应急预案：制定详尽的应急流程，确保在意外发生时能够迅速响应，保障员工安全。安全是差旅政策的核心，不容忽视。
数据驱动，精准管理：利用数据分析工具跟踪差旅成本，为决策提供有力支持。通过成本分析，发现节省空间，并在与服务商谈判时争取更多优惠。
注重可持续发展：将可持续发展理念融入差旅政策，展现企业社会责任。采用碳抵消计划或气候友好型差旅方案，不仅有助于环保，还能提升企业形象。
以人为本：在制定政策时，切勿忘记每位差旅人员都是企业大家庭的一员。关注他们的需求与感受，确保他们在旅途中安全、舒适，从而激发其工作热情与忠诚度。