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Comment tracker les petites dépenses de voyages d'affaires ?

Comment tracker les petites dépenses de voyages d'affaires ?

Écrit par Marie Auzanneau le 29 juin 2019

Alors que les petites dépenses réalisées lors des voyages d’affaires sont, en volume, les plus nombreuses, difficiles pour les entreprises de bien les tracer… Sauf peut-être à utiliser une carte Corporate… Explications.

Plus de 80% des transactions financières liées aux voyages d’affaires sont réalisées durant le déplacement du collaborateur (PTCO Europe Data Analytics). Des transactions effectuées pour le transport aérien (7%), l’hôtel (8%), la location de voitures (3%) mais aussi et surtout, dans 82% des cas, pour régler des petites dépenses telles que les frais de restauration, de taxi, de carburant, etc… Au-delà de leur volume, ces petites dépenses sont d’autant plus difficiles à tracer pour l’entreprise qu’elles proviennent de sources très diffuses, auprès de nombreux différents « marchands ».

En effet, selon l’Institut Financier Paytech, la partie restauration, qui représente 30% des dépenses d’une entreprise par an, concentre à elle seule plus de 10 millions d’établissements. À titre de comparaison, les dépenses aériennes sont réalisées auprès de 5 000 compagnies « seulement » alors que les dépenses hôtelières peuvent par exemple être réalisées auprès de 500 000 établissements. Bien identifier et tracer ces dépenses éparses reste cependant possible, dès lors que l’entreprise équipe ses voyageurs d’affaires de cartes Corporate.

 

Les petites dépenses réalisées lors des voyages

 

Le réseau d’acceptation cartes, un enjeu majeur

Tout l’enjeu consiste alors, pour l’entreprise, à choisir un prestataire de cartes offrant un large réseau d’acceptation pour l’ensemble des marchands, afin que leurs collaborateurs en déplacement puissent régler leurs dépenses partout, et depuis n’importe laquelle de leur destination. En effet, si globalement les fournisseurs de cartes couvrent bien les centres villes et les milieux urbains, ce n’est pas toujours le cas en milieu rural ou éloigné des villes. C’est pourquoi il est nécessaire de privilégier les prestataires de paiement qui proposent un large réseau d’acceptation, y compris dans les zones géographiques reculées et les pays lointains. Le réseau de Mastercard par exemple, est plus de trois fois supérieur au réseau d’acceptation d’American Express Corporate. Plus le réseau d’acceptation est large, plus le voyageur d’affaires accède à un grand nombre de points de vente et limite, voire supprime, les refus de paiement des marchands. Le voyageur gagne ainsi en confort dans son déplacement. Un confort et une satisfaction qui seront d’autant plus importants si la carte de paiement est équipée de la technologie « sans contact ». Rappelons que les paiements sans contact ont, entre 2017 et 2018, augmenté de 156% en France et de 97% en Europe (source Mastercard). Bien que le paiement sans contact soit plafonné à 30€, il accélère et simplifie sans conteste la démarche de transaction pour la plus grande satisfaction des voyageurs d’affaires. Une technologie qu’ils apprécient d’autant plus que 60% des transactions liées à leurs déplacements professionnels concernent des montants inférieurs ou égaux à 30 €.

 

La carte Corporate, l’atout visibilité

D’autre part, plus les voyageurs d’affaires régleront leurs dépenses avec leur carte Corporate, plus l’entreprise aura de visibilité sur les dépenses engagées. En effet, sans le recours à cette carte, ce sont plus de 80% des transactions de petits montants qui ne sont pas captées par les entreprises et restent donc invisibles. Avec des cartes Corporate, l’entreprise pourra alors mieux les tracer, les contrôler et les maîtriser. Une visibilité qui sera par ailleurs optimisée si l’entreprise couple l’utilisation de la carte Corporate à d’autres solutions de paiement telles que la carte logée ou la carte virtuelle. Ces dernières seront davantage utilisées pour les paiements de réservations type billetterie aérienne, ferroviaire, locations de voitures, etc dont les montants sont généralement plus importants. L’ensemble des données de paiement pourra alors être centralisé dans un outil de reporting grâce auquel l’entreprise disposera d’analyses précises sur chacune des typologies de dépenses engagées, et ce, par collaborateur ou par prestataire. Pour aller encore plus loin dans cette démarche de traçabilité des dépenses voyages, l’entreprise a également tout intérêt à ne retenir qu’un seul et même prestataire de paiement et à centraliser toutes ses solutions de paiement au sein d’un seul et unique contrat. Ainsi équipée, la société aura une vision à 360° et une approche consolidée des dépenses voyages de l’ensemble de ses filiales. Elle disposera alors d’éléments de poids pour négocier ses conditions tarifaires avec ses fournisseurs.

Infographie : Transactions de petits montants

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Sujets: Solutions de Paiement Entreprise

Marie Auzanneau

Écrit par Marie Auzanneau

Marketing Communication Manager France

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