Il existe de nombreuses solutions de paiement pour les entreprises telles que les cartes logées, les cartes corporate ou encore les cartes virtuelles permettant l'optimisation de la gestion des déplacements professionnelles.
Plusieurs raisons peuvent motiver une entreprise à implémenter des cartes corporate en guise de système de paiement.
Vous vous reconnaissez peut-être vous-même dans l’une de ces situations :
- Vos administrateurs, gestionnaires et financiers se plaignent d’un manque de visibilité sur les dépenses de l’entreprise - en particulier sur les frais de déplacements professionnels
- La gestion des dépenses de mobilité est laborieuse et le traitement des notes de frais mériterait d’être optimisé
- Les employés en déplacement professionnel n’ont pas l’esprit tranquille. Ils s’inquiètent des avances de frais, des demandes de remboursement à effectuer à leur retour et leur performance en voyage d’affaire en souffre
- Vos travel managers parviennent difficilement à faire adopter la politique voyages de l’entreprise et à garantir sa bonne application par l’ensemble des employés
- De nombreuses demandes de remboursement de frais sont refusées et les voyageurs sont insatisfaits
Choisir la carte corporate pour régler les dépenses de l’entreprise, et notamment les frais de mobilité, est une bonne solution de paiement pour répondre à ces problèmes. Ce moyen de paiement dispose de plusieurs atouts non négligeables, que ce soit pour améliorer l’expérience pendant les voyages d’affaires, simplifier les processus de gestion de frais ou réaliser des économies.
Dans cet article, nous avons choisi de mettre en lumière les 5 principaux atouts de la carte corporate, qui sont autant de bonnes raisons de l’adopter :
Raison n°1 : Mieux contrôler les coûts liés aux déplacements professionnels et au traitement des dépenses
Il n’est pas toujours évident pour les gestionnaires financiers et les travel managers de suivre avec précision les dépenses engagées lors des voyages d’affaires.
Certains paiements sont réalisés à l’avance par le travel manager, d’autres sont réalisées sur place par les voyageurs avec leur carte bancaire personnelle…
Comment contrôler les coûts de mobilité sans disposer d’une vision fine des dépenses engagées par chacun ?
Certaines cartes entreprises simplifient la gestion des déplacements professionnels. Pourvoir vos voyageurs d’une carte corporate est une excellente solution pour garantir la transparence des frais en déplacements professionnels.
Elle confère aux gestionnaires plusieurs grands avantages pour observer l’ensemble des coûts :
- Le reporting des cartes corporate est très fin, avec différents niveaux de données
- Ces données s’intègrent automatiquement aux outils de gestion et de reporting qu’ils utilisent couramment
- Une vue consolidée des différentes cartes corporate et des différents usagers permet de suivre les dépenses dans leur globalité
- La visibilité sur les fournisseurs est accrue grâce aux niveaux de données fins (mais nous y reviendrons à la fin de cet article, avec la raison n°5)
Ces fonctionnalités permettent de fournir aux financiers et aux travel managers de meilleurs outils pour suivre les données, les analyser finement et mieux contrôler les coûts.
En effet, il est essentiel de mieux comprendre comment sont engagées les dépenses de mobilité afin d’infléchir la Politique Voyages de l’entreprise dans le bon sens et d’optimiser les processus de traitement des frais professionnels.
Raison n°2 : Garantir la conformité des dépenses avec la Politique Voyages de l’Entreprise
La Politique Voyages de l’entreprise (PVE) est l’outil qui garantit le respect d’un certain nombre de règles au regard des dépenses de mobilité.
Cependant, bien souvent, l’équipe qui conçoit la PVE peine à la faire appliquer par l’ensemble des voyageurs d’affaires, et ce pour plusieurs raisons :
- Les voyageurs d’affaires se concentrent sur la raison de leur déplacement et ne se préoccupent pas de la PVE
- Les règles à respecter sont trop nombreuses et difficiles à mémoriser
- Il existe un décalage entre la réalité des voyageurs qui engagent les dépenses et la vision que les travel managers ont des frais engagés
En d’autres termes : la politique budgétaire n’est pas toujours adaptée au quotidien des employés en déplacement.
Comme nous venons de le voir avec la raison n°1, la carte corporate permet de faciliter le suivi des transactions, d’affiner l’analyse des dépenses, et par conséquent d’ajuster la PVE pour mieux répondre aux besoins à la fois de l’entreprise et des employés.
Mais ce n’est pas tout :
La carte corporate dispose de fonctionnalités permettant de garantir la conformité des dépenses engagées avec la Politique Voyages de l’entreprise.
En effet, il est possible de créer et d’ajuster des règles de transaction pour les cartes corporate :
- Fixer des plafonds de dépenses
- N’autoriser qu’une liste choisie de fournisseurs
- Exclure des familles d’achats
- Exclure des catégories de fournisseurs
- Autoriser ou non le retrait d’espèces
Le voyageur d’affaires n’a plus à connaître la PVE par coeur : si la transaction avec la carte corporate est acceptée, alors celle-ci est conforme à la politique de dépenses.
La bonne application des règles de transaction est largement simplifiée par le paramétrage des cartes corporate, demandant ainsi moins d’efforts aux travel managers. Ces derniers peuvent alors se concentrer sur l’analyse des dépenses et l’amélioration continue du contrôle des coûts et des politiques de voyages.
Raison n°3 : Faire gagner du temps au voyageur d’affaires
Lors d’un déplacement d’affaires, les salariés ont bien d’autres priorités que de consacrer du temps à la gestion de leurs dépenses.
Cette dernière, si elle est trop fastidieuse, est perçue comme une source de stress et d’insatisfaction par les voyageurs.
La carte corporate permet de libérer les voyageurs d’affaires de ce poids : ils n’ont plus besoin de se soucier de leurs dépenses et de la politique voyages, car leur carte de paiement le fait pour eux.
- Ils n’ont plus à se soucier du respect de la PVE grâce aux règles de transactions paramétrées sur leur carte corporate (voir raison n°2)
- La gestion des notes de frais est allégée grâce à la transmission automatique des données de transactions dans l’outil de gestion de notes de frais.
Couplé à l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais dématérialisées, l’usage des cartes corporate permet de réduire certaines procédures comme l’émission de demandes de remboursement par le collaborateur, qui se fait désormais de façon quasi automatique.
À la clé : les collaborateurs économisent 40% de leur temps dédié à la gestion des dépenses de mobilité !
La carte corporate permet donc d’éliminer une source d’anxiété pour les collaborateurs en voyage et de réduire leur charge mentale. Cette tranquillité d’esprit leur est essentielle pour être plus performants et se concentrer sur leur mission initiale.
Ainsi, de l’adoption de cartes corporate découle également une plus grande satisfaction des employés. Les voyageurs d’affaires qui utilisent déjà ce type de solution automatisée l’apprécient et le font savoir :
- Selon une étude Egencia de 2018, 34 % des voyageurs d’affaires qui ont adopté cette technologie apprécient particulièrement le temps gagné sur la gestion de leurs notes de frais
- Dans la même étude, plus d’un tiers des voyageurs d’affaires interrogés ne disposant pas encore de traitement automatisé de leurs notes de frais aimerait pouvoir y accéder
Autre avantage notable, que nous allons détailler avec la raison n°4 : si la carte corporate relève de la responsabilité de l’entreprise plutôt que de celle de l’employé, il n’y a aucune avance de frais de la part du voyageur... et par conséquent une absence totale de notes de frais à créer et à gérer.
Raison n°4 : Optimiser les processus de gestion des dépenses (et faire des économies)
Les voyageurs d’affaires ne sont pas les seuls à souffrir d’une gestion fastidieuse des frais de déplacements.
Le traitement de dépenses de voyages, et plus particulièrement des notes de frais, est un processus chronophage et coûteux pour l’entreprise.
A noter :le coût de traitement moyen d’une note de frais est de 53€.
Heureusement, les technologies actuelles contribuent à simplifier et optimiser ces procédures.
En optant pour l’usage de cartes corporate lors des déplacements professionnels, le reporting des données de transactions est réalisé automatiquement puis intégré aux outils de pilotage des dépenses.
Résultat : l’émission des notes de frais est automatique, ce qui réduit de 40% le temps et le coût de traitement de celles-ci.
On estime à 7,6 € l’économie réalisée par lots de notes de frais.
De plus, comme nous l’évoquions plus tôt, il est possible de supprimer totalement la gestion des notes de frais.
Pour cela, il suffit d’opter pour des cartes corporate avec responsabilité de l’entreprise.
Puisque le compte de l’entreprise est débité à la place du compte de l’employé, le voyageur d’affaires n’avance plus aucun frais de déplacement…
… Et par conséquent, il n’y a plus aucune demande de remboursement à effectuer !
En France, les entreprises privilégient encore les cartes bancaires avec responsabilité individuelle, par peur d’endosser la responsabilité de transactions et utilisations frauduleuses ou abusives.
Pourtant :
- Ce risque est aujourd’hui quasi inexistant (on estime un coût de 72€ en moyenne pour un million d’euros de dépenses engagées, d’après une étude de Paytech en 2018)
- Et lorsqu’un mauvais usage de la carte a lieu, l’assurance “usage abusif” des cartes corporate permet de recouvrir la totalité des dommages causés
Il n’y a donc plus de raisons de se priver des avantages liés à la carte corporate adossée au compte de l’entreprise !
Raison n°5 : Disposer d’un plus grand pouvoir de négociation vis-à-vis des fournisseurs
Cinquième atout de la carte corporate : renforcer le pouvoir de négociation de l’entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs.
En effet, adopter la carte corporate pour vos dépenses de mobilité vous confère deux avantages non négligeables :
Une meilleure connaissance de vos fournisseurs grâce aux données de paiement
Aujourd’hui, le pouvoir appartient à celui qui dispose des meilleures données.
Cela est d’autant plus vrai avec vos fournisseurs : plus vous disposerez d’informations à leur sujet, plus grande sera votre capacité de négociation.
La carte corporate permet aussi d'agréger les données au niveau international, quelque soit la devise utilisée.
Une compilation des données qui permet aux multinationales de négocier au mieux avec les principaux prestataires.
Vous pouvez consolider l’ensemble de vos données fournisseurs pour une meilleure visibilité et contrôle.
Ces données sont autant de leviers de négociation pour obtenir des rabais, de nouveaux plafonds ou d’autres avantages.
Des garanties pour établir une relation de confiance avec les fournisseurs
Grâce à la carte corporate, deux garanties d'assurance sont apportées aux fournisseurs :
- Garantie de paiement immédiat
- Garantie de paiement quoi qu’il advienne par le prestataire de cartes
Naturellement, ces avantages améliorent la relation de votre entreprise avec ses fournisse
urs. Ils peuvent vous accorder une plus grande confiance et améliorer la réputation et la notation de votre entreprise.
Ces 5 raisons vous ont-elles convaincues ? Pour aller plus loin, nous vous invitons à lire notre guide pour faciliter l’adoption des cartes corporate.
