Paiement par carte corporate: les 5 erreurs à éviter

L’utilisation de la carte corporate présente de nombreux avantages par rapport à d’autres moyens de paiement en entreprise.

Pourtant, rares sont les entreprises qui en profitent de façon optimale ! En effet, certains mauvais usages de la carte corporate peuvent vous priver de plusieurs bénéfices non négligeables...

Voici les 5 erreurs à éviter lorsque vous choisissez de régler vos dépenses professionnelles avec une carte corporate :

Erreur 1. Choisir par défaut la responsabilité individuelle plutôt que celle de l’entreprise

Lors de la mise en place de votre programme de cartes corporate, vous devez choisir à quels comptes seront affectés les cartes.

En d’autres termes, vous choisissez qui portera la responsabilité des transactions effectuées avec celles-ci :

• Si le compte du collaborateur est débité, la responsabilité est individuelle
• Si le compte de l’entreprise est débité, les transactions relèvent de la responsabilité de l’entreprise

Si, de nos jours, la majorité des entreprises choisissent la responsabilité de l’entreprise, la France reste une exception.

Les entreprises françaises ont tendance à choisir par défaut la responsabilité individuelle pour leurs cartes corporate.

Avec ce choix, ces entreprises se privent des nombreux avantages liés à l’usage de la carte corporate dans le cadre de la responsabilité de l’entreprise.

Parmi ceux-ci :

• Bénéficier d’une visibilité immédiate sur les dépenses et sur la trésorerie de l’entreprise
• Bénéficier d’un meilleur contrôle des données relatives aux transactions et lever les barrières liées à la privacité des données des comptes bancaires personnels
• Soulager les employés d’une avance de trésorerie parfois difficile à gérer en assumant la responsabilité des frais professionnels associés aux déplacements que l’entreprise exige de ses employés
• Faciliter la mise en place des cartes corporate en levant la barrière de la solvabilité de l’employé - nul besoin de faire valoir un profil de crédit suffisant pour bénéficier d’une carte corporate si l’entreprise porte la responsabilité des transactions
• Réduire le nombre de notes de frais à émettre et à traiter, avec d’importantes économies à la clé

En effet, lorsqu’il n’y a pas d’avance de frais de déplacements de la part d’un collaborateur, il n’y a pas de remboursement à effectuer : le voyageur ne perd pas de temps à émettre de note de frais et les gestionnaires réalisent des économies avec une procédure de traitement des notes de frais éliminée ou réduite.

Face à ces avantages, il est légitime de se demander pour quelles raisons les entreprises françaises préfèrent encore la responsabilité individuelle.

Cela s’explique principalement par la croyance que le choix de la responsabilité de l’entreprise est moins sécurisé que celui de la responsabilité du collaborateur. Les entreprises craignent les usages abusifs et frauduleux des cartes de paiement, dont elles ne veulent pas être tenues pour responsables.

Or, il a été démontré que ce risque est extrêmement faible : environ 72 € de dommages tous les 1 million d’euros dépensés (étude Paytech 2018).

De plus, l'assurance en cas d'utilisation frauduleuse ou "usage abusif" des cartes corporate limite largement la responsabilité de l’entreprise puisqu’elle permet de récupérer le montant de l’ensemble des dommages causés.

Erreur 2. Accorder une importance démesurée à l’extension des délais de paiement

Cela peut paraître contre-intuitif au premier abord.

Pourtant, cela est souvent vrai :

Il vaut mieux privilégier les cartes à débit différé modéré aux cartes à débit différé extra long.

Cela s’explique pour 5 raisons très simples :

Les délais de paiement ne créent ni ne résolvent les problèmes de trésorerie : ils ne font que les repousser

En obtenant l’extension maximale de vos délais de paiement, vous cachez ou repoussez des problèmes de trésorerie - mais vous ne vous attaquez pas à la source du problème.

Autrement dit : les délais masquent les symptômes mais n’en soignent pas la cause.

Pour améliorer sa trésorerie ou son besoin en fonds de roulement, il vaut mieux consacrer de l’énergie à analyser ses dépenses et à améliorer ses politiques de coûts plutôt qu’à négocier des délais de paiement différés extra longs.

Exiger des délais très longs envoie un mauvais signal aux prestataires de cartes

Conséquence de la raison précédente : les prestataires de cartes de crédit et les partenaires financiers ont toutes les raisons de s’inquiéter lorsqu’une entreprise concentre ses efforts à l’obtention de délais de paiement particulièrement étendus.

L’entreprise a-t-elle des difficultés à gérer sa trésorerie actuellement ? Ou bien a-t-elle simplement la croyance que l’extension des délais de paiement est cruciale pour sa santé financière ?

L’un comme l’autre, le signal envoyé n’inspire pas confiance.

Le débit différé modéré va dans l’intérêt des employés

Dans le cas d’une carte corporate avec responsabilité individuelle, c’est le compte bancaire de l’employé qui est débité.

Les employeurs qui engagent des frais durant leurs voyages d’affaires préfèrent-ils :

- Bénéficier d’un délai extra long avant d’être débité?

- Ou bien être débités le mois suivant, avec des remboursements rapides suite à chaque avance de frais ?

Le mieux est encore de demander leur avis aux collaborateurs concernés, mais il y a fort à parier que la seconde option leur permette une plus grande visibilité et une meilleure gestion des dépenses et de leur trésorerie.

Le débit modéré va dans l’intérêt des fournisseurs

Avec une carte corporate, quels que soient les délais pour votre entreprise, les fournisseurs ont la garantie d’être payés rapidement.

Si votre débit différé est extra long, cela signifie que votre prestataire se charge d’avancer les frais aux fournisseurs.

Cela n’est pas sans coût pour votre entreprise : si vous allongez les délais de débit, votre prestataire vous le facturera d’une façon ou d’une autre, souvent sous la forme d’intérêts.

Revoir ses exigences en termes de délais de paiement permet d’activer des leviers de négociation plus importants

Aujourd’hui, quitte à négocier avec ses partenaires, il vaut mieux privilégier un meilleur accès à la donnée plutôt que des délais de paiement trop étendus.

En consacrant moins d’efforts à l’extension des délais de paiement, vous pouvez vous concentrer sur des demandes qui auront un plus fort impact pour votre entreprise.

Erreur 3. Prêter davantage d’attention aux rabais de fin d’année qu’à l’indicateur “valeur par transaction”

Cette erreur complète l’erreur précédente : il arrive parfois que nous consacrons trop d’efforts aux mauvais combats, comme l’extension des délais de paiement…

… ou bien l’obtention de rabais de fin d’année.

Aujourd’hui, l’indicateur qui devrait retenir l’attention des entreprises pourvues de cartes corporate devrait être la valeur par transaction.

Vous pouvez réaliser des économies sur chaque transaction en optimisant différentes étapes d’engagement et de traitement d’une dépense. Les rabais accordés par les prestataires de cartes ne sont qu’une infime partie des économies potentielles !

Voici les différentes économies que vous pouvez réaliser grâce à la carte corporate, même sans rabais de fin d’année :

• Économies réalisées en améliorant les négociations avec vos fournisseurs, grâce aux données de paiement consolidées offertes par la carte corporate
• Économies réalisées en automatisant le traitement des notes de frais
• Économies réalisées en simplifiant votre audit financier et en améliorant votre conformité
• Économies réalisées en réduisant les avances de paiements (et donc la gestion des frais administrative et le risque de fraude qui en découlent)
• Économies réalisées en réduisant le nombre et le montant des fraudes

Au total, la carte corporate permet d’économiser jusqu’à 11€ par transaction (étude PayTech Commercial Client Database 2009-2015).

Erreur 4. Ne pas profiter de l’ensemble des paramétrages disponibles pour la carte corporate

La procédure de mise en place des cartes corporate peut impressionner. C’est une démarche de transformation qui demande du temps et de l’organisation. 

Nous faisons souvent l’erreur de croire que, une fois les cartes corporate livrées et interfacées avec les ERPs, le travail est terminé.

C’est une erreur !

Il faut prêter une attention continue au paramétrage des cartes corporate, afin de profiter pleinement des avantages de celles-ci.

Par exemple, n’oubliez pas d’ajuster les règles de transactions comme les plafonds, les fournisseurs autorisés, etc.

Puis, par la suite, surveillez les dépenses et améliorez ces règles au fur et à mesure de vos apprentissages.

Cela vous permettra de mieux faire appliquer votre Politique Voyages Entreprise (PVE), sans effort.

C’est également un pas supplémentaire dans l’amélioration de vos procédures de contrôle, ainsi qu’un soulagement pour vos collaborateurs qui pourront engager des dépenses sans craintes d’un refus de remboursement durant leurs déplacements professionnels.

Erreur 5. Oublier de mixer les différentes solutions de paiement

De toute évidence, la carte corporate s’avère extrêmement pratique pour régler de nombreuses dépenses de mobilité, et notamment toutes les dépenses nomades effectuées “on-the-road” par les voyageurs d’affaires :

• Frais de restaurant
• Frais de taxis
• Frais d’essence
• Parking

Etc.

Cependant, ce n’est pas un moyen de paiement optimal pour tous les usages. (lien article comparatif de solutions de paiement) Ce serait une erreur de ne miser que sur la carte corporate pour l’intégralité de vos dépenses professionnelles !

C’est pourquoi nous ne conseillons pas aux entreprises de ne choisir qu’un mode de paiement unique, mais au contraire de créer un mix de solutions de paiement et d'utiliser plusieurs types de cartes d'entreprises.

Ainsi, vous disposez de la meilleure solution de paiement pour chaque usage et vos dépenses de mobilité disposent d’une couverture tout au long des déplacements”.

Par exemple :

• Les réservations effectuées en amont du voyage, notamment la billetterie aérienne et ferroviaire, qui peuvent être réglées avec une carte logée
• Les dépenses sur place ou pendant le trajet sont de préférence réalisées directement par le collaborateur en déplacement, avec sa carte corporate
• Les dépenses engagées par des voyageurs occasionnels peuvent être réglées avec des cartes virtuelles à usage unique

• A noter que les dépenses évènementielles (MICE), formations, etc peuvent aussi être réglées avec une carte logée et/ou des cartes virtuelles »