Les solutions de paiement centralisé, comme la carte logée ou la carte virtuelle, s’avèrent de véritables alliées pour optimiser votre politique de voyages.
Loin de se limiter à de simples moyens de paiement, elles ont notamment le pouvoir de responsabiliser vos collaborateurs envers leurs dépenses hôtelières…
…Avec, à la clé, des économies directes pour l’entreprise !
En effet, nous observons trop souvent un manque de responsabilité vis-à-vis des dépenses hôtelières, qui se traduit par :
La centralisation des paiements est une excellente solution pour responsabiliser vos collaborateurs vis-à-vis de leurs dépenses hôtelières, pour quatre raisons…
Les voici :
Un moyen de paiement centralisé offre une meilleure visibilité sur les dépenses…
… ce qui entraine naturellement une diminution des dépenses hôtelières abusives et des surcoûts liés à une mauvaise volonté du voyageur d’affaires.
En effet, l’une des principales craintes des entreprises concerne les réservations non honorées et non annulées (aussi appelées ‘no-show’). Et même lorsqu’il y a annulation, il faut souvent payer des frais non négligeables.
Comme il est extrêmement difficile d’anticiper ces changements de plans et ces annulations, les entreprises préfèrent que les voyageurs règlent leurs dépenses hôtelières avec leur carte bancaire personnelle ou avec leur carte affaires à débit personnel.
Elles se disent :
“Si le voyageur n’avance pas les frais de réservation de sa poche, ne risque-t-il pas “d’oublier” d’annuler s’il y a un changement de programme ?”
En réalité, non !
Avec les moyens de paiement centralisé, il devient possible de supprimer l’avance de frais par le voyageur tout en le responsabilisant vis-à-vis de ses dépenses.
Cela s’explique par la grande visibilité sur les transactions offerte par la centralisation.
En effet, avec plus de visibilité, vous savez exactement qui dépense quoi… et ce, dans le détail !
Pour vous donner un ordre d’idée, voici le niveau de détails offert par un moyen de paiement centralisé comparé à celui d’une carte bancaire classique :
| Paiement par carte standard au moment du départ | Paiement de vos hôtels avec AirPlus | |
| Date d'achat | O | O |
| Montant total | O | O |
| Description du commerçant | O | O |
| Jusqu'à 9 champs analytiques : - Centre de coût - Matricule employé - Code projet - Jusqu'à 6 autres champs supplémentaires disponibles |
X | O |
| Nom de l'hôtel | X | O |
| Localisation | X | O |
| Date d'arrivée | X | O |
| Date de départ | X | O |
| Nuitées | X | O |
| Parking* | X | O |
| Internet* | X | O |
| Petit-déjeuner* | X | O |
| Autres coûts détaillés par l'hôtel* | X | O |
* ces éléments figurent sur votre relevé si vous possédez une solution complète de refacturation des frais d'hôtel avec votre agence de voyages
Les cartes logées et les cartes virtuelles vous permettent d’obtenir des reportings de qualité, avec un niveau de données très fin.
Ainsi, vous pouvez vous appuyer sur les données pour sensibiliser vos collaborateurs vis-à-vis de leurs dépenses.
Par exemple, si certains extras comme les petits-déjeuners ne sont pas pris en charge dans votre politique de voyages, il vous sera facile de surveiller ces dépenses et d’informer les voyageurs d’affaires qui en profitent.
Toutefois, la visibilité sur les transactions n’est pas simplement utile pour alerter et reprendre les voyageurs après coup.
Elle permet de responsabiliser les collaborateurs d’eux-mêmes, sans effort.
Puisqu’il devient possible d’observer et de comparer les dépenses hôtelières de chacun, les voyageurs sont soumis à la pression de leurs pairs. Sachant que leurs dépenses sont visibles dans le détail, les voyageurs d’affaires qui s’offraient des extras incognito freineront très certainement leurs ardeurs.
De plus, cette pression du regard des autres peut encourager le collaborateur à mieux connaître la politique de voyages et à fournir plus d’efforts pour la respecter.
Résultat : votre entreprise réalise des économies directes !
En moyenne, les dépenses hôtelières diminuent de 12% après la mise en place d’une solution de paiement centralisé, passant d’une moyenne de 112,3 € par nuit à 98,6 € (source : HRS).
Enfin, cette visibilité accrue sur les dépenses de mobilité a de nombreux autres avantages :
La carte logée est la solution idéale pour limiter les dépenses non conformes à la politique de voyages de l’entreprise (PVE).
En effet, de nombreux voyageurs font des choix non conformes à la PVE, et ce dès la réservation de l’hôtel. Ces erreurs sont souvent réalisées par mégarde ou du fait d’une méconnaissance de la PVE.
Grâce à la mise en place de la carte logée, le processus de réservation des hôtels est mieux encadré : les voyageurs ne peuvent plus choisir une chambre non conforme… puisque les chambres non conformes ne leur sont plus proposées !
La carte logée est intégrée facilement et sans frais dans les systèmes du prestataire, souvent une agence de voyages ou un Self Booking Tool. Ainsi, le prestataire met à disposition des voyageurs son processus de réservation standardisé.
Les achats sont donc limités à l’offre proposée par le prestataire, offrant un cadre aux dépenses hôtelières de vos collaborateurs. Bien entendu, vous pouvez vous assurer en amont que cette offre ne permet que des transactions conformes à votre politique voyages.
Avec un cadre ne leur permettant pas de faire de folies, les dépenses hôtelières de vos collaborateurs seront nécessairement plus responsables.
Au moment d’engager des dépenses hôtelières, de nombreux suppléments peuvent venir s’ajouter à la note finale.
Le marché hôtelier étant extrêmement complexe, il est difficile d’optimiser parfaitement les dépenses d’hôtel :
Une méconnaissance du marché, ou parfois simplement une mauvaise volonté de la part du collaborateur, peut être à l’origine de dépenses supplémentaires inutiles.
La mise en place de la carte logée contribue à limiter ces suppléments en simplifiant au maximum l’achat de nuitées d’hôtel.
Vos collaborateurs bénéficient d’une procédure de réservation standardisée. C’est le prestataire logeant la carte qui prend en charge toutes les difficultés liées à ce marché complexe :
De cette façon, les dépenses du collaborateur ne peuvent plus souffrir d’une mauvaise connaissance du marché hôtelier.
De plus, puisqu’il doit passer par la procédure de réservation du prestataire, le voyageur est incité à réserver son hôtel en amont.
Il est plus responsable vis-à-vis de ses dépenses hôtelières et organise davantage ses déplacements professionnels :
Autre conséquence de cette meilleure organisation : les réservations ont davantage tendance à être honorées lorsqu’elles sont faites via un moyen de paiement centralisé !
Le taux de “no-show” passe de 4,1% à 3,5% lorsqu’une solution de paiement centralisé est mise en place (source : HRS).
La centralisation a également d’autres avantages, à ne pas négliger :
La carte virtuelle est une carte à usage unique dont le numéro est associé à un montant et à un fournisseur donnés.
Cette carte virtuelle est émise par une personne habilitée, souvent un travel manager ou un administrateur qui maîtrise la PVE de l’entreprise. De cette façon, elle ne peut être utilisée que pour réaliser une transaction conforme et non abusive !
Elle est idéale pour les entreprises qui n’organisent des voyages d’affaires qu’occasionnellement et pour qui l’investissement dans une carte logée n’est pas indispensable.
La carte virtuelle permet de remplacer l’usage de la carte affaires ou de la carte personnelle. Les dépenses hôtelières sont optimisées et les données de transaction remontent dans vos outils de reporting et de gestion.
En résumé, la carte virtuelle garantit la conformité des dépenses hôtelières et une grande visibilité sur les frais engagés.