Atteindre les objectifs escomptés, notamment en terme de maîtrise des frais de déplacement, nécessite de s’assurer que les cartes de paiement retenues par l’entreprise pour ses collaborateurs en déplacement respectent un certain nombre de critères. En effet, choisir un fournisseur de cartes affaires ne s’improvise pas. Explications.
Selon une étude Mastercard, 75% des entreprises qui changent de fournisseur de cartes entendent, dans le cadre de cette démarche, centraliser l’ensemble des dépenses professionnelles de leurs collaborateurs, jusqu’alors fragmentées, au sein d’un programme carte unique. Leur objectif consiste ainsi à rationaliser leurs frais financiers liés aux cartes (coût de gestion administrative des notes de frais, simplification de la gestion du programme carte, etc.) mais également à améliorer leur visibilité sur les dépenses engagées par leurs collaborateurs dans le cadre de leurs déplacements professionnels afin, in fine, de mieux les piloter et détecter d’éventuelles dérives.
Parvenir à cette fin nécessite néanmoins de prendre en compte un certain nombre de critères lors du choix des cartes affaires. Sous-estimer des éléments liés notamment au réseau d’acceptation des cartes ou encore à la qualité des reportings sur les dépenses peut en effet nuire à l’atteinte des objectifs attendus et conduire à l’échec d’un programme cartes.
Réseau d’acceptation et qualité des données, éléments clé du choix d’une carte affaires
Parmi les critères de choix d’une carte affaires, les Travel Managers sont ainsi tout particulièrement vigilants à son réseau d’acceptation (22%), à la qualité des données délivrées par le fournisseur de cartes (18%) ou encore à ses outils de reporting et d’analyse (16%) (étude Mastercard Survey of Global Travel Managers). Dès lors qu’elle respecte ces critères, la carte affaires, acceptée partout, permet en effet aux collaborateurs de régler l’ensemble de leurs dépenses (taxi, essence, restauration, etc.) dans le monde entier et leur évite ainsi d’utiliser leur carte personnelle ou de transporter des espèces sur eux. L’entreprise réduit pour sa part ses coûts de gestion administrative liés aux notes de frais. La qualité des données restituées par le prestataire de cartes et les outils de reporting et d’analyse lui permet par ailleurs d’optimiser la gestion de sa trésorerie et de renforcer le contrôle des achats réalisés par ses collaborateurs. Une trésorerie d’autant mieux contrôlée qu’avec une carte Corporate, l’entreprise peut également poser des restrictions sur les retraits d’espèces, définir des montants limites de transactions, etc.
Ne pas négliger l’implication du fournisseur de cartes
Bien que, dans une moindre mesure, les Travel Managers attachent également de l’importance à la qualité de la relation commerciale avec le prestataire de cartes (14%), à la centralisation, au sein d’un contrat unique, de l’ensemble des cartes et prestations qui y sont liées (10%) ou encore à l’expertise voyage du fournisseur (9%) et au support qu’il apporte lors de l’implémentation (7%). Des critères qui participent à une meilleure compréhension des prestations délivrées par les opérateurs de cartes, à leur déploiement au sein de l’entreprise ainsi qu’à leur appropriation par les utilisateurs.
Les programmes de fidélité carte largement controversés
Enfin, les programmes de fidélités proposés par les fournisseurs de cartes aux utilisateurs ont peu de poids dans le choix des prestataires (4%). Ils peuvent en effet inciter à la consommation et orienter les collaborateurs vers des achats qui certes leur rapportent des points ou Miles, mais ne sont pas toujours autorisés et supportés par la politique voyages de l’entreprise. D’ailleurs, selon Mastercard, 42% des entreprises, ayant intégré de tels programmes de fidélité dans leur politique voyages, font état de problèmes d'utilisation abusive des Cartes Corporate par les collaborateurs liés à ces programmes de fidélisation. De plus, l’acquisition des points de fidélité de ces programmes varie en fonction d’un pays à l’autre, complexifiant d’autant plus leur suivi. Sans compter leur coût, car les programmes de récompenses ont un impact financier à ne pas négliger et dégrade votre incentive annuelle.
