We hebben het keer op keer gezien. Betalingen voor goederen of diensten in een bedrijf volgen meestal een platgetreden pad. Dit is hoe het gaat:
Althans, dat is toch het idee. In werkelijkheid werkt het betalingsproces van bedrijven niet altijd zoals verwacht.
Het proces loopt maar al te gemakkelijk vast: als een leverancier bijvoorbeeld niet in de bedrijfsdatabase staat, moet die eerst worden ingelijfd voordat de inkooporder kan worden verwerkt. Dat kost tijd en energie, elke keer weer.
De drang naar online helpt ook niet. Werknemers genereren steeds vaker laagwaardige, eenmalige bedrijfsuitgaven bij kleinere, online leveranciers die niet in de database van het bedrijf staan.
Als u dit combineert met de shift naar telewerken of hybride werken, ziet u hoe het optimaliseren van de manier waarop u online aankopen uit alle hoeken van uw bedrijf beheert, een priorieit wordt.
De ergste overtreders? De lastige onregelmatige uitgaven bij online leveranciers waarbij vooruitbetalingen - vaak per creditcard - vereist zijn om toegang te krijgen tot het product of de dienst. Niemand wil die met zijn persoonlijke kredietkaart betalen, zeker niet als hij weet dat het even kan duren voor hij dat zuurverdiende geld terugkrijgt.
Klinkt dat bekend? U bent niet de enige.
Dus laten we overgaan tot het goede nieuws. Er is een manier om deze “pijn” voor zowel uw bedrijf als uw werknemers te verlichten: AirPlus Virtual Cards Procurement. Dit is onze oplossing voor virtuele betalingen, ontworpen voor flexibel gebruik door werknemers, met centrale controle en zichtbaarheid.
Nu vraagt u zich wellicht af hoe controle en flexibiliteit kunnen worden gecombineerd in één betalingsoplossing. Laten we het ontdekken.
Gecentraliseerde controle, op uw manier
Waar denkt u aan als u "credit card" hoort? Plastic, magneetstrip, naam in reliëf en wat nummers, toch?
Hoe zit het met virtual credit cards? Geen fysieke kaart meer nodig - u krijgt een kaartnummer, vervaldatum en veiligheidsinformatie en u kunt aan de slag. En ze kunnen worden aangepast zodat ze alleen werken voor specifieke afdelingen of leveranciers, of zelfs alleen voor een eenmalige aankoop. Met AirPlus Virtual Cards Procurement, bijvoorbeeld, krijgt u bedrijfsgebonden virtual credit cards die kunnen worden geïndividualiseerd voor elke werknemer op basis van hun behoeften.
Uw bedrijf is de kaarthouder en bepaalt de bijbehorende instellingen. Dit betekent dat u beperkingen voor het gebruik van de kaarten kunt aanpassen voordat u ze aan de werknemer verstrekt voor betaling. De beperkingen omvatten:
- Gebruiksperiode
- Transactielimiet
- Valuta
Ook kan uw bedrijf specifieke budgetten toewijzen aan specifieke afdelingen, of het nu gaat om marketinguitgaven of IT-aankopen. Deze afdelingen hebben dan de flexibiliteit om AirPlus Virtual Cards Procurement te gebruiken binnen een vastgesteld budget, een bepaalde periode en bij de geselecteerde leveranciers. Kortom: geen rare uitgaven meer.
Laten we niet vergeten dat zichtbaarheid en controle worden beheerd vanuit een centraal punt - op elk moment. En om het nog gemakkelijker te maken, wordt elke transactie die u doet door AirPlus samengevoegd tot één enkele, makkelijk te begrijpen factuur, die vervolgens in één keer aan het einde van uw declaratieperiode aan het bedrijf wordt gefactureerd. Uw leveranciers ontvangen echter onmiddellijk betaling van AirPlus.
Voor een optimale afstemming met AirPlus Virtual Cards Procurement kunnen details van de kostenplaats, afdelingscode - of andere relevante factureringsinformatie voor het herkennen van de transactie - worden ingevoerd in de daarvoor bestemde velden met factureringsgegevens die aan de kaart zijn gekoppeld. Hierdoor wordt het matchen van uw transactie met de betreffende inkooporder een fluitje van een cent.
Flexibiliteit
Gewoonlijk wordt elke inkooporder aangevraagd door de werknemer, goedgekeurd door de manager en vervolgens doorgegeven aan de inkoopafdeling. Dat betekent dat iedereen, van het boekhoudteam tot treasury, betrokken is om de betaling te verwerken en het saldo bij te houden.
Thuiswerken heeft deze traditionele processen in gevaar gebracht. Sinds het begin van de pandemie werkt 62% van de financiële teams volledig op afstand of hybride volgens het 6th Annual State of AP Report van MineralTree.[2] Vóór de pandemie was dat slechts ongeveer 15%.[2] Daarom moet worden overgeschakeld op digital payment processes om verbonden te blijven.
Met AirPlus Virtual Cards Procurement zet u stappen in deze richting door het betalingsproces te versnellen en toch het overzicht over de uitgaven te behouden en te besparen op de Days payable payable outstanding (DPO).
Het gebruik van AirPlus Virtual Cards Procurement als virtuele betalingsoplossing voor bedrijven heeft nog enkele andere voordelen:
- De mogelijkheid om binnen het budget het beste goed of de beste dienst tegen de beste prijs te kiezen
- Geen noodzaak meer om betalingen persoonlijk voor te schieten
- Snelle betaling en levering van dringende diensten en producten
Het beste van beide werelden
Het gebruik van AirPlus Virtual Cards Procurement voor uw inkoopproces heeft zeker zijn sterke punten [link], maar het is het vermelden waard dat u niet voor al uw bedrijfsaankopen de betalingen via bankoverschrijving volledig hoeft te vervangen. Voor uw regelmatige, gecontracteerde leveranciersaankopen die in het hele bedrijf worden gedaan, kunnen betalingen via bankoverschrijving nog steeds het beste passen bij uw behoeften.
AirPlus Virtual Cards Procurement vervult een nuttig doel - die infrequente, eenmalige of op abonnementen gebaseerde aankopen bij online en vaak kleinere leveranciers die niet in het leveranciersbestand van uw bedrijf voorkomen.
Ze zijn ook afgestemd op die aankopen die niet centraal maar rechtstreeks door de werknemers worden afgehandeld. Dit zal van pas komen aangezien de trend van werken op afstand of hybride werken lijkt te blijven bestaan, en het dus niet waarschijnlijk is dat we binnenkort een terugkeer naar volledig gecentraliseerde processen zullen zien.
Dankzij AirPlus Virtual Cards Procurement kunt u op koers blijven met uw bedrijfsuitgaven en tegelijkertijd voldoen aan de behoeften van uw werknemers en andere belanghebbenden in uw procure-to-pay proces.
