De kunst van eventcontracten onderhandelen

Eventcontracten vastleggen kan soms een beetje aanvoelen als een pokerspel. 

Of het nu gaat om betere tarieven onderhandelen, krappe budgetten beheren of de verwachtingen van de verschillende betrokken partijen af te stemmen: de uitdagingen zijn vaak talrijk en complex. 

Het is daarom dat effectieve onderhandelingsvaardigheden zo cruciaal zijn voor elke eventorganisator. 

Laten we ons verdiepen in de traditionele hindernissen waarmee u te maken krijgt bij event management. Samen ontdekken we hoe u de kunst van het onderhandelen onder de knie krijgt om tot naadloze, succesvolle evenementen te komen.

De rol van virtuele kaarten tijdens de onderhandeling

Een virtuele kaart is eigenlijk een digitale versie van uw gewone creditcard of betaalkaart, speciaal ontworpen voor bepaalde aankopen of gebruik op korte termijn. 

Dit type kaarten biedt bedrijven een veilige, gemakkelijke en flexibele manier om betalingen af te handelen.
Als het gaat om eventcontracten onderhandelen, stelen virtuele kaarten echt wel de show. Ze vereenvoudigen het betaalproces aanzienlijk en helpen de last van vervelende administratieve taken te verlichten.

Hier zijn enkele manieren waarop virtuele kaarten kunnen helpen bij het onderhandelen:

• Onmiddellijke betaling
  Met virtuele kaarten kunt u verkopers en leveranciers onmiddellijk betalen, waardoor transacties snel, soepel en probleemloos verlopen. Deze functie voor onmiddellijke betaling is een groot pluspunt bij contractonderhandelingen. Het benadrukt uw betrouwbaarheid en zorgt voor vertrouwen in uw partnernetwerk.
  
  
• Verhoogde veiligheid
  Virtuele kaarten bieden een extra beveiligingslaag door voor elke transactie een uniek kaartnummer te genereren. Dit vermindert het risico op fraude en ongeoorloofd gebruik, wat vooral belangrijk is als u te maken heeft met meerdere leveranciers en grote sommen geld.
  
  
• Vereenvoudigde afstemming
  Met virtuele kaarten wordt uitgaven opvolgen en betalingen afstemmen beter beheersbaar. Elke transactie is gemakkelijk traceerbaar, waardoor eventorganisatoren nauwkeurige financiële gegevens kunnen bijhouden en het auditproces kunnen stroomlijnen.
  
  
• Flexibele uitgavelimieten
  Virtuele kaarten kunnen worden aangepast met specifieke bestedingslimieten voor elke transactie. Dit zorgt voor betere budgetbeheersing en voorkomt overbestedingen, wat cruciaal is voor het handhaven van de financiële discipline bij de organisatie van een event.
  
  
• Geautomatiseerde rapportage
  Virtuele kaarten worden vaak geleverd met geavanceerde rapportagefuncties die automatisch uitgaven categoriseren en gedetailleerde rapporten genereren. Deze automatisering vermindert de administratieve lasten voor eventorganisatoren, waardoor zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken in plaats van op handmatige financiële tracking.
  
  

Virtuele kaarten: meesters in dataverzameling

In de huidige wereld is toegang tot gedetailleerde data uw geheime wapen, vooral als het gaat om eventonderhandelingen.

Hier is waarom:

• Betere opvolging van uitgaven en transparantie
  
  Virtuele kaarten geven u een duidelijk en gedetailleerd overzicht van elke betaling, inclusief het bedrag, de datum en wie de betaling uitvoerde. 
  
  Dit maakt het eenvoudig om uitgaven bij te houden en transparant te blijven. U krijgt een volledig beeld van waar uw geld naartoe gaat, wat essentieel is voor een nauwkeurige boekhouding. Bovendien helpt het u snel eventuele discrepanties of ongebruikelijke uitgaven op te sporen, zodat u deze meteen kunt aanpakken.
  
  

• Nauwkeurigere uitgavendata
  
  Met virtuele kaarten krijgt u toegang tot nauwkeurige gegevens over uw bestedingspatroon, wat een game-changer is voor onderhandelingen.
  
  Als u precies weet hoeveel u heeft uitgegeven aan zaken als catering, vervoer en locaties, kunt u zien waar u geld kunt besparen en uw koopkracht inzetten om betere deals te bekomen.
   
  Deze gedetailleerde bestedingsinformatie geeft u de overhand tijdens onderhandelingen over prijzen en voorwaarden met leveranciers, waardoor u de best mogelijke deals kunt veiligstellen en uw budget kunt optimaliseren.
  
  

Case study: Cateringkosten verlagen dankzij virtuele kaarten

Hier is een voorbeeld van data en virtuele kaarten in actie: 

Stelt u zich eens voor dat u een middelgroot consultancy bureau runt dat regelmatig interne meetings en klantenbijeenkomsten organiseert, waarbij u te maken krijgt met hoge cateringkosten. Door virtuele kaarten te gebruiken, verzamelde u de afgelopen zes maanden gedetailleerde transactiedata. Deze data geven u inzicht in uw bestedingspatronen, zoals frequente bestellingen voor wekelijkse teamvergaderingen, maandelijkse managementmeetings en driemaandelijkse workshops met klanten.

De uitdaging

Dankzij deze gedetailleerde gegevens ziet u dat er maandelijks veel geld wordt uitgegeven aan lunches voor terugkerende managementmeetings.

Bepaalde leveranciers komen regelmatig terug vanwege hun betrouwbare service en kwaliteit. De verzamelde data omvatten transactiebedragen en laten zien hoeveel er per evenement en per leverancier wordt uitgegeven. Daarnaast worden er ook aankoopdata en informatie over de leverancier verzameld met bijvoorbeeld details over welke leveranciers hoe vaak worden gebruikt, en uitgavencategorieën die de soorten voeding en diensten die werden aangekocht specificeren.

Tijdens de analyse van deze gegevens, merkt u dat alleen al de maandelijkse managementmeetings met 30% van het totale cateringbudget gaan lopen, waarbij elke vergadering ongeveer € 1.200 kost voor één lunch. Bovendien wordt er een aanzienlijk bedrag uitgegeven aan premiumopties die misschien niet voor elke vergadering nodig zijn.

De oplossing

Gewapend met deze gedetailleerde inzichten benadert u uw primaire cateringleverancier. U benadrukt de consistente omzet die u levert en stelt een aantal manieren voor om de kosten te optimaliseren. 

Ten eerste stelt u voor om te onderhandelen over een bulkkorting voor het in één keer bestellen van vergaderingen voor een maand, op basis van uw reguliere bestellingen. 

Vervolgens kiest u een meer kosten-effectieve menuoptie voor interne vergaderingen, waarbij u premiumkeuzes reserveert voor klantgerichte evenementen. 

Tenslotte stelt u voor om met de betrokken leverancier een langetermijncontract af te sluiten, in ruil voor verlaagde tarieven.

Het resultaat

Dankzij deze datagedreven aanpak onderhandelt u succesvol over een reductie van 15% op de cateringkosten. Dit bespaart u €180 per maandvergadering, in totaal €2.160 op jaarbasis. 

Op deze manier verlaagt u niet alleen de kosten, maar versterkt u ook uw relatie met de leverancier, waardoor deze meer investeert in het leveren van een kwaliteitsvolle service.

De AirPlus oplossingen voor een optimale contractonderhandeling

AirPlus biedt een reeks oplossingen om contractonderhandelingen eenvoudiger en effectiever te maken voor eventorganisatoren. 

Door ons te concentreren op gecentraliseerde en veilige betalingen in combinatie met datagestuurde inzichten, helpen onze betaaloplossingen u met vertrouwen te onderhandelen.

Dit is hoe wij u kunnen helpen:

• Gecentraliseerde en veilige betalingen
  
  Wij zorgen ervoor dat al uw betalingen gecentraliseerd en veilig verlopen, zodat ze altijd op tijd zijn. Deze betrouwbaarheid helpt u sterkere relaties op te bouwen met uw leveranciers. 
  
  Als uw leveranciers erop vertrouwen dat ze op tijd worden betaald, is de kans ook groter dat ze u betere voorwaarden zullen bieden. Dit kan een betere service, exclusieve aanbiedingen of gunstiger contractvoorwaarden betekenen.
  
  

• Data-gestuurde inzichten
  
  We voorzien u daarnaast ook van gedetailleerde factuurgegevens, zodat u slimmer kunt onderhandelen. Deze gegevens laten u precies zien waar uw geld naartoe gaat, waardoor u gemakkelijker manieren kunt vinden om te besparen. 
  
  Als u bijvoorbeeld merkt dat een groot deel van uw budget aan één iets wordt besteed, kunt u zich focussen op het onderhandelen van betere tarieven voor deze specifieke dienst of dit specifieke product.
  
  Als u uw bestedingspatroon kent, kunt u ook creatieve onderhandelingsideeën bedenken, zoals diensten bundelen of langetermijncontracten opstellen die goed werken voor zowel u als uw leveranciers.
  
  

Virtuele kaarten en data: het antwoord op al uw onderhandelingsuitdagingen?

Virtuele kaarten en gedetailleerde data zijn essentieel om uw onderhandelingsresultaten te verbeteren. 

U zorgt voor tijdige betalingen, duidelijke inzichten in bestedingspatronen en kostenbesparende mogelijkheden voor uw processen, wat op zijn beurt de relatie met uw leveranciers zal versterken.

Wilt u dieper ingaan op uw onderhandelingsuitdagingen?

Neem dan vrijblijvend contact op met ons team van experten om dit samen door te spreken.