Het geheim van lagere bedrijfskosten? Krijg controle over uw long-tail uitgaven.
Het Paretoprincipe geldt in beide richtingen.
Ook bekend als de 80/20 regel, prijzen bedrijfsleiders en productiviteitsgoeroes dat u uw energie richt op de 20% van het bedrijf die verantwoordelijk is voor 80% van de waarde.
Maar wat gebeurt er met die andere 20%? En wat als die 20% 80% van uw administratieve verantwoordelijkheden genereert?
Als uw inkoopafdeling deze vragen niet stelt, negeert het 20% van haar budget - en wordt dit verkeerd beheerd.
En hoewel de percentages voor uw bedrijf kunnen verschillen, geldt het principe nog steeds.
Dat verborgen gat in uw budget zijn uw long-tail uitgaven. En de bedrijven die de long-tail uitgaven effectief beheren, worden beloond met een drastisch verhoogde efficiëntie, kostenbesparing en tijdsbesparing.
Na het lezen van deze blogpost weet u de antwoorden op de volgende vragen:
- Wat is long-tail spend?
- Waarom slagen veel bedrijven er niet in om het goed te beheren?
- Wat zijn de voordelen van het beheren van long-tail spend?
- En hoe kan mijn bedrijf long-tail spend beheren?
Laten we beginnen!
Wat zijn long-tail uitgaven?
Long-tail uitgaven zijn de som van de "onzichtbare" of onbeheerde uitgaven van uw bedrijf.
Kenmerkend is dat deze uitgaven bestaan uit een groot aantal kleine aankopen - vooral zakelijke betalingen, eenmalige aankopen bij onbekende of niet-preferente leveranciers en buitenbeentje-uitgaven.
Wat zijn Maverick uitgaven?
Maverick spend heeft betrekking op de niet-geautoriseerde en niet-conforme aankopen die werknemers soms met hun corporate cards doen. En helaas verdwijnen die vaak onder de radar van inkoopprocessen.
Maverick spend heeft drie kenmerken die het grote bedrijven moeilijk maken:
- Het transactievolume - vaak ongeveer 80% van de totale transacties van een bedrijf - is veel groter dan de werkelijke impact op het budget.
- Aankopen zijn vaak verspreid over verschillende categorieën, waardoor ze moeilijk te categoriseren en te plannen zijn.
- Onregelmatige of eenmalige leveranciers zijn goed voor het grootste deel van de langetermijnuitgaven.
Waarom slagen de meeste bedrijven er niet in long-tail uitgaven te beheren?
Een gebrek aan zichtbaarheid van gegevens en grote administratieve problemen, versterkt door de decentraliserende en siloïserende effecten van een wereld die steeds meer online en op afstand werkt.
Omdat het veel tijd, energie en input kost om enorme hoeveelheden gegevens te verwerken - waaronder wel duizenden facturen van duizenden leveranciers - is het gemakkelijk voor inkoopteams om zichzelf ervan te overtuigen dat het geen zin heeft.
Dat is het wel. Zeker nu er oplossingen bestaan om het beheer van de langetermijnuitgaven eenvoudig, automatisch en haalbaar te maken.
Wat zijn de voordelen van het beheer van long-tail uitgaven?
Bedrijven hebben veel te winnen bij long-tail spend management:
Zichtbaarheid
Voor veel organisaties is het een understatement om hun long-tail uitgaven ongeorganiseerd te noemen.
Het beheren van long-tail uitgaven stelt u in staat om:
- Uw long-tail uitgaven verzamelen, catalogiseren en vereenvoudigen
- Betekenisvolle gegevens verzamelen
Zichtbaarheid is de naam van het spel. In plaats van 20% van uw budget in het ongewisse te laten, vergroten bedrijven die oplossingen voor het beheer van long-tail uitgaven gebruiken hun capaciteit om evenredig te weten, te denken en te handelen.
En zoals u zult zien, is zichtbaarheid de bron van bijna elk voordeel.
Kosten besparen
Veel bedrijven denken niet goed na als het gaat om kostenbesparing. Of ze nu druk voelen van belanghebbenden of gedwongen zijn zich aan te passen aan een economische neergang, de eerste plaatsen waar veel bedrijven kijken zijn bedrijfskritische, zoals arbeid of directe uitgaven.
In plaats daarvan moeten bedrijven zich richten op hun langetermijnuitgaven. Vaak is de long tail van een bedrijf opgeblazen met onnodige aankopen of gemiste kansen zoals kortingen en rabatten - vooral in organisaties met silo-uitgaven.
Operationele efficiëntie
Inkoop- en boekhoudafdelingen kunnen aanzienlijk minder tijd besteden aan het najagen, verwerken en afstemmen van facturen, waardoor er meer tijd vrijkomt voor activiteiten die de bedrijfsgroei actief bevorderen.
Bovendien kan long-tail spend management onschatbare gegevens opleveren, die bedrijven gebruiken om hun jaarlijkse uitgaven met wel 10% te verlagen [link].
Bijkomende voordelen
- Beter geïnformeerde besluitvorming en uitgaven
- Verminderd risico
- Verbeterd leveranciersbeheer
- Geautomatiseerde verwerking en afstemming
- Verbeterde beveiliging
- Vereenvoudigde naleving van regelgeving en autorisatie
- Gunstige betalingsvoorwaarden
- Gestandaardiseerde DSO
En nog veel meer.
Hoe u uw long-tail uitgaven goed beheert
Toen Steve Jobs de eerste personal computer presenteerde, beschreef hij hem als een "fiets voor de hersenen".
Een goed beheer van uw long-tail uitgaven is een combinatie van strategisch leiderschap en automatisering. Een geautomatiseerde betalingsoplossing zal u helpen uw zichtbaarheid te vergroten, inzicht te krijgen in uw long-tail uitgaven en de inkoopverwerking voor u verzorgen.
U heeft een betalingsoplossing nodig die werkt als een fiets voor uw bedrijf.
Hier zijn de drie stappen naar long-tail spend management:
1. Identificeer de onzichtbare
Om long-tail uitgaven te beheren, moet u eerst weten waaruit uw long-tail uitgaven bestaan. Identificeer uw ad hoc aankopen, terugkerende betalingen aan niet-preferente leveranciers en de aanvragers die kunnen bijdragen aan uw long tail.
2. Stroomlijn uw processen
Centraliseer alle facturen, contractgegevens en leveranciersgegevens met een geautomatiseerde oplossing die alle verwerking, reconciliatie en gegevensverzameling kan afhandelen. Zorg ervoor dat alle betalingen via deze oplossing worden verwerkt.
3. Optimaliseer uw activiteiten
Met meer inzicht in gegevens en meer tijd om actie te ondernemen, bent u in een goede positie om betere beslissingen te nemen, betere voorwaarden te bedingen met leveranciers en meer kosten te besparen.
Vergeet niet dat uw doel is om een onzichtbaar aspect van uw budget, dat ongeveer 80% van uw administratieve lasten vertegenwoordigt, om te zetten in een voordeel voor uw bedrijf.
De sleutel is dus een combinatie van gecentraliseerde betalingsinformatie en efficiënt procesbeheer. Long-tail uitgaven zijn van nature ingewikkeld, en door de nadruk te leggen op beide zal de inkoop van begin tot eind worden vereenvoudigd.
Key takeaways
- Long-tail spend is het grote volume van onzichtbare, onbeheerde en onevenredig intensieve aankopen in uw budget.
- Problemen met zichtbaarheid en administratieve aandacht weerhouden veel bedrijven ervan initiatief te nemen voor hun long-tail uitgaven.
- Long-tail spend management helpt bedrijven duidelijkheid te krijgen, geld te besparen, efficiëntie te verhogen en meer.
- Automatisering helpt inkoopleiders betere beslissingen te nemen over hun betalingen terwijl hun afdeling wordt ontlast van administratieve taken.
Meer weten?
Meld u nu aan om op 24 november van 14:30 - 15:30 uur CEST met ons mee te doen voor een online expertdiscussie over "The secret to payment innovation in 2023: effortless solutions, driven by technology. Tijdens dit eenmalige speciale evenement wordt AirPlus vergezeld door Coupa, Mazepay en THL Pay!
