So gelingen reibungslose Zahlungsprozesse in der Reisebranche

Ob der griechische Philosoph Heraklit speziell die Reiseindustrie im Sinn hatte, als er festhielt, dass die „einzige Konstante im Leben der Wandel ist“? Wahrscheinlich nicht. Doch angesichts sich ständig ändernder Vorschriften in dynamischen Märkten, neuen Vertriebskanälen und der rasanten technologischen Entwicklung lässt sich insbesondere für die Reisebranche heute salopp festhalten: Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.

Dies zeigt sich auch im Zusammenhang mit der New Distribution Capability (NDC) – dem auf XML basierenden Kommunikationsformat, das mehr Kontrolle und eine bessere Preisgestaltung ermöglicht: Denn immer mehr Fluggesellschaften und Reisedienstleister werden NDC-fähig. Die genannten Herausforderungen belasten die Gewinnspanne von Reiseunternehmen und Reisebüros und erfordern neue Mid- und Back-Office-Prozesse, um nicht im Wettbewerb zurückzubleiben.

Wie können Sie diese Prozesse effizienter gestalten? Welche Möglichkeiten bietet Ihnen hierbei die Automatisierung? Warum kommt gerade ihr eine Schlüsselrolle zu? Schauen wir uns all dies einmal näher an!

Automatisierung: Chancen für Ihr Reisegeschäft

Wie flexibel und reaktionsschnell Ihr Reisebüro ist, hängt davon ab, wie gut die Abläufe zwischen Front-, Mid- und Back-Office integriert sind. Intelligente Automatisierung kann deren Abstimmung optimieren, Funktionen beschleunigen, Prozesse rationalisieren, Innovationen vorantreiben und die Zusammenarbeit generell verbessern.

Sobald Sie ein Buchungsdossier für Ihren Kunden angelegt haben, sind die darauffolgenden Prozessschritte der Auftragsabwicklung und des Einkaufs von Reisedienstleistungen entscheidend: Diese müssen sowohl reibungslos verlaufen als auch die richtigen Daten umfassen, da sie mit den Back-Office-Prozessen für den Transaktionsabgleich und der Rechnungsstellung verknüpft sind.

Aus folgenden Gründen können Sie mit einer Automatisierung sowohl die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter Ihres Reisebüros steigern als auch die generelle Zufriedenheit, insbesondere die Ihrer Kunden erhöhen:

Geschwindigkeit ist gerade in der Reisebranche ein enorm wichtiger Faktor im Vertrieb. Ein aufeinander abgestimmtes Zusammenspiel von automatisierten Mid- und Back-Office Systemen kann zahlreiche wichtige Vorgänge beschleunigen – etwa das Reservierungsmanagement, die Verwaltung komplexer Reisepakete und die Kommunikation mit Anbietern. Mit diesen aufeinander abgestimmten Prozessen erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern und Kunden ein reibungsloses Buchungserlebnis.

Präzise Informationen zu Vertrieb, Marketing, Produkten, Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern helfen Ihnen dabei, Optimierungspotenzial zu identifizieren, die Produktivität zu verbessern und das Unternehmen in die richtige Richtung zu lenken. Anhand von Daten können Sie Trends frühzeitig erkennen und die Rentabilität des Unternehmens im Blick behalten.

Ein integrierter Workflow in Ihre Systemlandschaft bietet Ihnen detaillierte Einblicke in Ihr Unternehmen, dessen Leistung sowie wertvolle Informationen zu Ihren Kundenbeziehungen. So profitieren Sie von einem schnellen wie umfassenden Überblick.

Ein automatisiertes System ermöglicht die Nutzung einer einzigen Plattform zur Integration aller Systeme. Dies reduziert die manuelle Arbeit erheblich, spart Zeit und minimiert menschliche Fehler.

Eine integrierte Systemlandschaft kann auch das Management von Geschäftsreisen deutlich vereinfachen, denn:

1. Alle Ausgaben sind über ein Buchungstool leicht zugänglich und nachvollziehbar.
2. Unternehmen können von einem Ort aus auf ihre Reisekostenberichte zugreifen.
3. Auf das automatisierte Reisemanagement kann jederzeit und von überall aus zugegriffen werden: Dies erhöht die Mobilität und Flexibilität der Mitarbeiter.

Digitale Treiber der Automatisierung

Kommen wir nochmals zurück auf den ersten Punkt: Schnellerer Verkauf und Service. Hierbei ermöglichen Ihnen automatisierte Zahlungen mit virtuellen Kreditkarten die Sicherstellung reibungsloser Midoffice-Prozesse direkt von Beginn an.

Denn virtuelle Zahlungslösungen, wie die speziell für Reisebüros entwickelte AirPlus Virtual Cards Travel Trade sind vollständig digital. Sie bieten daher die Möglichkeit der nahtlosen Einbindung in Ihren Bezahlprozess. Doch bevor wir uns mit ihrem Wert als integrierte Zahlungslösung befassen – was sind AirPlus Virtual Cards Travel Trade genau?

Speziell entwickelt wurden diese virtuellen Kreditkarten, um Online-Einkäufe bei Reiseanbietern wie Fluggesellschaften, Hotels, Online Travel Agencies (OTAs) und verschiedenen Buchungsplattformen zu tätigen.

Die Abrechnung von virtuellen Kreditkarten erfolgt zentral, wobei Ihr Reiseunternehmen als Karteninhaber auftritt. Die Nutzungsrechte können Sie Ihren Mitarbeitern über ein intuitives Dashboard zuweisen, Karteneinstellungen individuell anpassen und angeben, welche Rechnungsdaten für getätigte Käufe relevant sind.

Da jede virtuelle Kreditkarte über eine einmalige 16-stellige Kartennummer verfügt, können Sie diese auch auf eine bestimmte Buchung, einen Betrag, eine Gültigkeitsdauer oder eine Währung beschränken: AirPlus Virtual Cards sind als besonders sicher eingestuft und von der Starken Kundenauthentifizierung (SCA) befreit, was besonders für Vielbuchende einen enormen Vorteil darstellt. Und dank der globalen Akzeptanz innerhalb des Mastercard®-Netzwerks können Sie mit diesen virtuellen Karten Lieferanten und Reisedienstleister weltweit bezahlen.

Pro Abrechnungszyklus erhalten Sie eine konsolidierte Übersicht über das gesamte Reiseinventar, das Sie bei verschiedenen Anbietern erworben haben: So können Sie sämtliche Ausgaben dank spezifischer Rechnungsdaten ebenso leicht zuordnen wie abgleichen und behalten jederzeit Ihren Cashflow im Blick.

Das moderne Händlermodell

Apropos Cashflow-Balance: Immer mehr Reisebüros entscheiden sich aus diesem Grund für das moderne Händlermodell, sprich: für das Merchant-of-Record-Modell. Denn die getrennte Abwicklung von Kunden- und Lieferantenzahlungen bringt zusätzliche Vorteile für den Cashflow mit sich.

Hierbei zieht das Reisebüro (in der Rolle des Händlers) die Kundenzahlungen für alle gebuchten Leistungen ein, autorisiert die Transaktionen und veranlasst dann die Sekundärzahlungen an jene mit den Buchungen verbundenen Leistungserbringer.

Auch im Zusammenhang mit der eingangs erwähnten NDC überzeugt dieses Geschäftsmodell: Ihre Kunden können so ihre Reisepakete mit der individuell bevorzugten Zahlungsmethode bei Ihnen kaufen. Sie verbessern das Kundenerlebnis ohne Umsatzverlust, während Sie die Anbieter separat über virtuelle Kreditkarten bezahlen. Möchten Sie mehr über das moderne Händlermodell erfahren? Dann lesen Sie unser kostenloses E-Book zum Thema!

Virtuelle Kreditkarten und ihre einfache Integration

Wenn Sie Ihren Zahlungsprozess optimieren möchten, sind virtuelle Kreditkarten die ideale Lösung. Und auch für den nächsten Schritt der Automatisierung bietet Ihnen AirPlus bereits die nötige Infrastruktur: Wir verfügen über Schnittstellen zu mehreren Partnern der Branche, sodass Sie über Ihre bestehenden Systeme von der integrierten und automatisierten Erstellung von virtuellen Kreditkarten profitieren können. Aus diesem Grund hat kürzlich auch unser Partner, die MIDOCO GmbH, AirPlus Virtual Cards Travel Trade in seine Midoffice-Software integriert.

So können wir Ihnen einen effizienten End-to-End-Prozess ohne Systembrüche und manuelle Eingaben von Kreditkartendaten für Buchungsaufträge ermöglichen.

Hätten Sie’s gewusst?

91 % der Reiseunternehmen, die unsere AirPlus Virtual Cards Travel Trade nutzen, verwenden bereits die automatisierte XML-Integration. Nur 9 % generieren diese noch manuell.

Quelle: Virtual cards analysis: manually vs XML-generated, AirPlus

Vom Import von Buchungsdaten aus globalen Vertriebssystemen bis hin zur Rechnungserstellung und vielem mehr – die MIDOCO GmbH ist ein ausgewiesener Spezialist im Bereich Midofficelösungen für Reiseunternehmen. MIDOCO ermöglicht es Ihnen, importierte Buchungsdaten über verschiedene Kanäle in einem zentralen Workflow zu verarbeiten und so einen reibungslosen Nachbuchungsprozess zu genießen.

So werden AirPlus Virtual Cards Travel Trade automatisch mit dem MIDOCO-Modul in Ihrem Midoffice-System generiert:

1. Gehen Sie zur CRM-Umgebung und speichern Sie Ihre AirPlus Virtual Cards Account Nummer.
2. Gehen Sie im CRM zum Kundendatensatz und veranlassen Sie die Erstellung der AirPlus Virtual Card mit nur einem Mausklick.
3. Definieren Sie die abrechnungsrelevanten Informationen für den späteren Transaktionsabgleich.
4. Die virtuelle Kreditkarte wird erstellt und kann umgehend zur Bezahlung der Reiseleistungen verwendet werden.
5. Zum vereinbarten Abrechnungszeitraum erhalten Sie eine digitale, konsolidierte Übersicht sämtlicher Transaktionen für eine einfache Kostenzuordnung und -abstimmung.

„Virtuelle Kreditkarten bieten eine sichere, flexible und benutzerfreundliche Lösung für Online-Zahlungen gerade im Reisebereich. Ihre Verwendung ermöglicht es Nutzern, die Kontrolle über ihre Finanzen zu behalten und das Risiko von Betrug zu minimieren. Um diesen Prozess zu unterstützen, haben wir in MIDOCO Midoffice eine Lösung geschaffen, die Kartengenerierung weitestgehend zu automatisieren und in bestehende Prozessabläufe der CC-Zahlung zu integrieren. So kann auch hier manuelle Arbeit minimiert werden."
Jörg Hauschild, Geschäftsführer und COO, MIDOCO Holding GmbH

„Wir bei DER BUSINESS Travel waren Pilotkunde für die neue XML-Schnittstelle zwischen dem AirPlus Portal und dem Midoffice-System MIDOCO. Nachdem wir die neue Lösung erfolgreich getestet hatten, haben wir uns dazu entschlossen, sie schnellstmöglich offiziell auszurollen. AirPlus und MIDOCO geben uns durch ihre Partnerschaft die Möglichkeit, noch schneller Virtual Cards zu erstellen und erleichtern unseren Arbeitsalltag dadurch enorm.“
Katja Vortmann, Vice President DER BUSINESS Travel

Ein reibungsloser, integrierter Zahlungsprozess zahlt sich für Sie aus

Um die Automatisierung in Ihrem Reisegeschäft voranzutreiben, NDC-fähig zu werden und dank des Händlermodells von einem besseren Cashflow profitieren zu können, sollten Sie als Erstes Ihren Zahlungsprozess mit AirPlus und MIDOCO optimieren.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Verstärkte Automatisierung: Mit der Integration von virtuellen Kreditkarten in Ihre Buchungsplattform und Ihr Zahlungssystem können Sie den Zahlungsprozess automatisieren und reduzieren manuelle Fehler und Verzögerungen. Den Rechnungsabgleich können Sie ebenso automatisieren und so weitere Ressourcen einsparen.
• Verbesserte Ausgabenkontrolle: Mit virtuellen Kreditkarten können Sie Regeln und Limits für jede Buchung individuell bestimmen, etwa hinsichtlich der Gültigkeitsdauer der Karte, der autorisierten Währung oder des zulässigen Betrags. So behalten Sie Ihre Ausgaben stets im Griff.
• Mehr Sicherheit: Da virtuelle Kreditkarten explizit für bestimmte Transaktionen erstellt werden, über eine begrenzte Gültigkeitsdauer und ein Limit verfügen, verringert sich das Betrugsrisiko. Virtuelle Kreditkarten sind als besonders sicher eingestuft und daher SCA-befreit.
• Leichteres Reisemanagement: Virtuelle Kreditkarten erleichtern Ihr Reisebuchungsmanagement, da sie Ihnen den Zugriff auf Buchungen, Kunden, Anbieter, Aufschläge, Geschäftsregeln und Zahlungen in Echtzeit ermöglichen.

Mit der Integration von virtuellen Kreditkarten in Ihr Reiseunternehmen rationalisieren Sie den gesamten Geschäftsprozess: So erhöhen auch Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden und Mitarbeiter, erzielen Sie Einsparungen und genießen mehr Effizienz dank eines reibungslosen Zahlungsflusses.

Sehen Sie sich direkt im Webinar an, wie unsere Integration in MIDOCO live aussieht und wie einfach virtuelle Karten darüber generiert werden können:

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit virtuellen Zahlungen Ihre Geschäftsabläufe optimieren können!