La nouvelle année est enfin là, et avec elle, de nouvelles exigences et de nouveaux enjeux pour votre programme de voyages d’affaires. Réglementations européennes, obligations de reporting, digitalisation des processus ou encore évolution des politiques de déplacement : 2026 marque un tournant stratégique.
Voici un décryptage complet des 7 changements majeurs du business travel en 2026 que vous devez anticiper.
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1. Nouvelles procédures d’entrée et de contrôle aux frontières
Tout au long de l’année 2026, de nouvelles procédures et exigences d’entrée sur le territoire européen seront progressivement mises en place.
Les évolutions les plus significatives concernent l’introduction du Entry/Exit System (EES) et du European Travel Information and Authorization System (ETIAS).
Le Entry/Exit System (EES) est un nouveau dispositif informatique automatisé destiné au contrôle des frontières dans l’espace Schengen. Il sera pleinement opérationnel à compter du 10 avril 2026. Il impose aux ressortissants non européens de fournir leurs données biométriques lors de leur première entrée pour un séjour de courte durée, limité à 90 jours sur toute période de 180 jours.[1]
L’ETIAS constitue quant à lui un nouveau système d’autorisation de voyage destiné aux voyageurs exemptés de visa souhaitant entrer dans 30 pays européens. Son déploiement est prévu au dernier trimestre 2026. Les voyageurs concernés devront effectuer une demande d’autorisation préalable avant leur départ. [2]
Les voyageurs d’affaires doivent être informés de ces nouvelles obligations et vérifier si elles s’appliquent à leurs déplacements à venir. Il sera également nécessaire d’anticiper des délais supplémentaires lors de la préparation des voyages et d’éventuels temps d’attente prolongés aux frontières.
2. CSRD et reporting de durabilité
La Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) est un cadre réglementaire européen imposant aux entreprises de publier des informations détaillées sur leur performance en matière de durabilité et d’impact sociétal. Son déploiement s’échelonne sur plusieurs années et concerne déjà les grandes entreprises précédemment soumises à la directive NFRD.
Dans le contexte des voyages d’affaires, cette réglementation implique notamment la déclaration des émissions de scope 3. Il s’agit des émissions indirectes provenant de sources qui ne sont ni détenues ni contrôlées par l’entreprise, mais qui sont liées à ses activités, comme celles générées par les fournisseurs, les clients ou les déplacements professionnels.
Les équipes Travel et RSE devront collaborer étroitement afin de garantir la collecte de données fiables, leur mise au bon format et leur conformité aux exigences d’audit. La mesure et le pilotage de l’empreinte carbone des déplacements deviennent ainsi un enjeu stratégique central.
3. Facturation électronique et gestion des dépenses
Avec la mise en œuvre progressive de la directive sur la facturation électronique, un nombre croissant de pays impose désormais l’émission et la réception de factures électroniques dans des formats spécifiques pour les transactions B2B. Des pays comme l’Italie, la Hongrie et la Belgique ont déjà rendu ces pratiques obligatoires.
Les responsables des voyages d’affaires devront s’assurer que les plateformes de réservation et de gestion des notes de frais utilisées par l’entreprise sont conformes à ces exigences. Il sera également nécessaire de vérifier la compatibilité avec les hôtels et les prestataires de mobilité utilisés par les collaborateurs en déplacement.
L’alignement entre les équipes Travel, Finance et IT sera déterminant pour garantir la fluidité des processus et éviter les risques de non-conformité fiscale.
4. Sécurité informatique et protection des données
La cybersécurité demeure un sujet prioritaire pour les entreprises en 2026. À mesure que les menaces évoluent, les politiques de sécurité des données doivent être régulièrement renforcées, en particulier pour les collaborateurs en déplacement.
Au-delà du renforcement des politiques IT globales, il est indispensable d’actualiser les directives spécifiques aux voyageurs. Cela inclut l’utilisation des VPN, la gestion des appareils mobiles via des solutions de Mobile Device Management, ainsi que les procédures à suivre en cas d’incident de sécurité.
La sensibilisation régulière des voyageurs aux risques courants, tels que l’utilisation de réseaux Wi-Fi publics non sécurisés ou les tentatives de phishing, constitue un élément essentiel pour réduire l’exposition aux cybermenaces.
5. Report modal et impact sur les coûts
With all the focus on sustainability and cost of business travel, travel policies will likely need reviewing for 2026. This should include everything from the way they get around to when it makes sense to travel. Here are a few of the different considerations worth looking into:
Face aux enjeux environnementaux et à la hausse des coûts, les politiques voyages devront être réexaminées en 2026. Les entreprises devront repenser à la fois les modes de transport privilégiés et la pertinence même de certains déplacements.
- Les politiques dites « rail-first » se développent dans l’Union européenne. Par exemple, la France a instauré l’interdiction de certains vols domestiques lorsque le même trajet peut être effectué en train en moins de deux heures et demie. De nombreuses entreprises envisagent désormais d’imposer le train pour les trajets courts ou moyen-courriers, après analyse du rapport entre temps de trajet et coûts.
- Par ailleurs, le transport aérien devient plus onéreux. L’introduction de dispositifs comme l’ETIAS entraînera des coûts supplémentaires pour les voyageurs non européens. L’obligation croissante d’utiliser du carburant d’aviation durable, comme le Sustainable Aviation Fuel (SAF) ainsi que la suppression progressive des quotas gratuits d’émissions dans le cadre du EU Emissions Trading System (ETS) contribueront également à l’augmentation des tarifs.
L’ensemble de ces évolutions contribuera à renchérir le coût global des déplacements professionnels. Il est donc essentiel d’en tenir compte dès à présent dans la planification budgétaire de votre programme de voyages d’affaires.
6. Taxes locales et frais annexes
L’évolution des taxes locales, redevances et frais annexes constitue un autre facteur à surveiller dans les programmes de voyages d’affaires. Les taxes de séjour et frais d’hébergement se généralisent et augmentent dans de nombreuses destinations.
La hausse de la demande, l’inflation et divers facteurs économiques contribuent à cette tendance. Les entreprises doivent suivre attentivement ces évolutions afin d’ajuster, si nécessaire, leurs politiques de remboursement et leurs plafonds de dépenses.
Une communication claire auprès des voyageurs est essentielle pour éviter toute surprise au moment du règlement des frais.
7. Outils technologiques et automatisation
Enfin, les outils utilisés pour gérer les voyages d’affaires continuent d’évoluer rapidement. Les nouvelles technologies offrent des opportunités accrues d’optimisation des paiements et des processus de gestion.
L’intelligence artificielle peut, par exemple, permettre de proposer des itinéraires alternatifs plus efficaces ou de vérifier automatiquement la conformité des réservations à la politique voyage. L’automatisation jouera également un rôle clé pour répondre aux nouvelles exigences de reporting, qu’il s’agisse des obligations liées à la CSRD ou de la gestion quotidienne des dépenses.
Il est recommandé d’évaluer régulièrement les outils en place afin d’identifier les fonctionnalités pertinentes pour votre organisation. Les retours d’expérience recueillis auprès des voyageurs et des parties prenantes en 2025 constituent une base précieuse pour optimiser vos processus en 2026.
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[1] https://travel-europe.europa.eu/ees/what-is-the-ees
[2] https://travel-europe.europa.eu/etias/about-etias/what-is-etias
