Business Travel 2026: 5 cambiamenti chiave da conoscere

Il 2026 si preannuncia come un anno di importanti trasformazioni per il settore dei viaggi d’affari. Tra nuove normative europee, requisiti di ingresso aggiornati, obblighi di rendicontazione sulla sostenibilità e innovazioni tecnologiche, le aziende dovranno adattare policy, processi e strumenti per rimanere conformi ed efficienti.

In questo scenario in evoluzione, è fondamentale per travel manager, team finance e responsabili HR, comprendere in anticipo i principali cambiamenti in arrivo e prepararsi di conseguenza. Di seguito, una panoramica dei temi chiave che avranno il maggiore impatto sulla gestione dei viaggi aziendali nel 2026.

1. Aggiornamento delle procedure di ingresso e controllo alle frontiere

Nel corso del 2026 verranno introdotte nuove procedure e requisiti di ingresso e di controllo alle frontiere. In particolare, l’UE introdurrà il Sistema di Entrata/Uscita (EES) e il Sistema europeo di informazione e autorizzazione ai viaggi (ETIAS).

Il Sistema di Entrata/Uscita (EES) è un nuovo sistema informatico automatizzato per il controllo delle frontiere nell’area Schengen che sarà pienamente implementato entro il 10 aprile 2026. Richiede ai cittadini non UE di fornire i propri dati biometrici al primo ingresso nella regione per soggiorni brevi fino a 90 giorni in un periodo di 180 giorni. [1]

Il Sistema europeo di informazione e autorizzazione ai viaggi (ETIAS) è il nuovo sistema di autorizzazione ai viaggi per i viaggiatori esenti da visto che entrano in 30 Paesi europei. È previsto che venga introdotto nell’ultimo trimestre del 2026 e richiederà ai viaggiatori esenti da visto di richiedere un’autorizzazione preventiva per entrare nei Paesi interessati. [2]

2.  CSRD e direttiva su rendicontazione della sostenibilità

La Direttiva sulla rendicontazione della sostenibilità delle imprese (CSRD) è un quadro normativo che richiede alle aziende dell’UE di rendicontare un’ampia gamma di fattori relativi alla sostenibilità e all’impatto sociale. La sua introduzione è in corso nei prossimi anni, con le grandi società europee di interesse pubblico già soggette alla NFRD che sono già tenute a rendicontare.

Per quanto riguarda i viaggi d’affari, richiede, tra le altre cose, la rendicontazione delle emissioni di Scope 3 – emissioni indirette provenienti da fonti non possedute o controllate dall’azienda, ma legate alle sue attività, come fornitori, clienti e viaggi di lavoro. I team di travel management e sostenibilità dovranno coordinarsi per garantire che tutti i dati necessari siano tracciati e nel formato corretto per essere pronti agli audit.

3. Fatturazione elettronica e processi spese

Con l’implementazione della Direttiva sulla fatturazione elettronica, sempre più paesi richiedono l’uso di fatture elettroniche. Molti Paesi come Italia, Ungheria e Belgio hanno reso obbligatorio che le fatture aziendali siano emesse e accettate elettronicamente, e in formati specifici.

Il travel management dovrà assicurarsi che le piattaforme di viaggi e note spese utilizzate siano conformi alla e-invoicing, facilitando l’allineamento con il finance e altri team aziendali. Ciò può essere necessario anche con hotel e fornitori di mobilità utilizzati durante i viaggi di lavoro.

4. IT e sicurezza dei dati

La cybersicurezza rimane un tema importante per le aziende nel 2026. E, con l’evoluzione continua delle minacce informatiche, evolvono anche le linee guida sulla sicurezza dei dati, soprattutto in viaggio.

Oltre a rafforzare regolarmente le policy IT e di sicurezza dei dati, è necessario rivedere e aggiornare le linee guida di sicurezza per i viaggiatori. Ciò dovrebbe includere configurazioni VPN e Mobile Device Management, responsabilità in caso di incidenti di sicurezza e altri aspetti rilevanti.

Soprattutto, è importante sensibilizzare regolarmente i viaggiatori sui problemi di sicurezza più comuni e sui rischi per i dati che possono incontrare.

5. Scelte di trasporto e impatto sui costi

Con l’attenzione crescente a sostenibilità e costi dei viaggi d’affari, è probabile che nel 2026 le travel policy debbano essere riviste. Questo include sia come ci si sposta sia quando sia davvero importante viaggiare . Ecco alcune considerazioni utili:

•  Le policy “rail-first” (priorità al treno) sono sempre più diffuse nell’UE. Per esempio, Paesi come la Francia hanno introdotto il divieto di alcuni voli a corto raggio quando lo stesso tragitto può essere effettuato in treno in meno di due ore e mezza. Anche molte aziende stanno valutando di aggiornare la travel policy prevedendo che viaggi a corto o medio raggio debbano essere effettuati in treno (dopo aver valutato il trade-off tra tempi di viaggio e costi).
  
  
•  Anche i voli stanno diventando più costosi. Oltre all’introduzione di sistemi come ETIAS, che aggiungeranno costi aggiuntivi per i visitatori non UE, gli obblighi legati all’uso di Sustainable Aviation Fuel (SAF) faranno aumentare i costi del carburante, ed è probabile che questi aumenti vengano trasferiti ai viaggiatori. Altri fattori includono l’eliminazione graduale delle quote gratuite di emissione nell’ambito dell’EU Emissions Trading System (ETS).  

Nel complesso, tutto ciò renderà i viaggi d’affari più costosi: un impatto che va considerato nella pianificazione del budget.

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[1] https://travel-europe.europa.eu/ees/what-is-the-ees 

[2] https://travel-europe.europa.eu/etias/about-etias/what-is-etias