Aankoop van software en clouddiensten: 3 use cases van AirPlus Virtual Cards

Welke software gebruikt u in uw bedrijf? Voor velen is het antwoord op deze vraag waarschijnlijk: "We gebruiken verschillende soorten software." Maar hoe houdt u de betalingen voor al deze software bij?

Deze vraag wordt ongelooflijk belangrijk nu steeds meer software op weg is naar betaalmodellen met periodieke kosten. Tegelijkertijd versnippert de softwaremarkt, wat betekent dat er een wildgroei aan leveranciers wordt gebruikt.

Gelukkig hebben wij de oplossing.

We hebben AirPlus Virtual Cards Procurement ontwikkeld als een gecentraliseerd online betalingssysteem dat ideaal is voor het betalen van zowel "eenmalige" als periodieke abonnementskosten voor software en cloudservices - een markt die in de loop van de tijd verder zal groeien.

Hieronder hebben we een aantal gevallen uitgelicht waarin procurement met virtuele kaarten bedrijven kan helpen hun leven gemakkelijker te maken.

1. Marktonderzoeken

In een steeds competitiever wordende markt kan informatie het verschil maken. Veel bedrijven gebruiken hiervoor SurveyMonkey, een online tool waarmee verschillende afdelingen enquêtes en peilingen kunnen houden. Aangezien deze tool niet bedrijfsbreed wordt gebruikt, maar via individuele accounts of afdelingsaccounts, moet een persoonlijk abonnement per kaart worden betaald.

2. Cloudopslag

Alles lijkt naar de cloud te verhuizen, inclusief opslag. Dit is logisch, omdat het veel gemakkelijker wordt om bestanden te delen en op te slaan tussen verschillende apparaten en ze altijd beschikbaar te hebben. Daarom kunnen in sommige bedrijven, sommige werknemers of afdelingen zich in een situatie bevinden waarin ze cloudgebaseerde opslag- en besparingssystemen of gewoon meer ruimte moeten aanschaffen. Laten we Google Cloud Storage als voorbeeld nemen. Op individueel niveau en op basis van de benodigde ruimte vereist deze dienst maandelijkse betalingen. Omdat het gebaseerd is op het volume van de ruimte, is er ook de mogelijkheid om het hele jaar door individuele betalingen met een kaart te doen.

3. Vertaaldiensten

Wie gebruikt er in dit globale scenario geen meertalige vertaaltools? De gratis beschikbare diensten zijn niet geschikt voor de professionele sfeer en daarom abonneren steeds meer bedrijven zich op online meertalige vertaaldiensten en platforms zoals DeepL Pro.

Sommige van de beschikbare programma's om uit te kiezen brengen het bedrijf maandelijks of jaarlijks in rekening. Tenzij er een bedrijfsoplossing beschikbaar is, hebben verschillende teams of individuen een kaart nodig om ze online te kopen.

Voor:

De afdeling of persoon heeft goedkeuring voor aankoop nodig van zijn manager voordat hij de tool of meer cloudruimte online bestelt. De afdelingsmanager of persoon zal persoonlijk moeten betalen en vervolgens een claim indienen.

Bovendien vereisen dit soort betalingen voornamelijk betalingen via periodieke maandelijkse kosten die elke maand met een creditcard zullen moeten worden verrekend.

Ook als de organisatie de dienst niet centraal inkoopt, moet zij de betalingen in ieder geval centraal afhandelen.

Dit zet de inkoop- en financiële afdelingen onder druk omdat de leverancier niet in de bedrijfsdatabase staat en er geen goedkeuringsproces of onboarding van leveranciers plaatsvindt. Daarnaast is de aankoop pas zichtbaar nadat deze is ingevoerd voor terugbetaling.

Na:

Met AirPlus Virtual Cards Procurement zijn af en toe gebruikte leveranciers geen probleem meer. Dit is te danken aan de datakwaliteit die de kaarten bieden. Per aankoop kunnen verschillende velden worden toegevoegd om de gegevens op het afschrift aan te vullen.

Deze gegevens helpen niet alleen bij afstemming en kostentoewijzing, maar bieden ook volledige transparantie en een realtime overzicht van elke betaling die wordt gedaan. Dit maakt het veel gemakkelijker om de leverancier te identificeren, van welke afdeling de aankoop is gedaan en voor welke kostenplaats.

De organisatie kan het team of individu ook toestaan om een AirPlus Virtual Card aan te maken en het daarvoor benodigde bedrag te bepalen. Na goedkeuring wordt het mogelijk om te betalen met een Virtual Card als gecentraliseerde betaalmethode, waardoor vooraf betalen niet meer nodig is.

Klinkt een van deze scenario's bekend?

Met onze AirPlus Virtual Cards Procurement oplossing kunt u gemakkelijk voldoen aan de groeiende vraag naar abonnementen en aankopen van cloudlicenties en -diensten. Wat we in dit artikel hebben besproken, zijn slechts enkele voorbeelden die we in echte bedrijfsscenario's zien en die helpen de tijd en kosten te verminderen die gepaard gaan met dit soort aankopen.

Bent u klaar om een digitale betaaloplossing te gebruiken die u ondersteunt bij het omgaan met de subscription economie? Praat dan met ons over AirPlus Virtual Cards Procurement en hoe dit kan worden aangepast aan uw business case.