Hoe Virtual Cards in uw bedrijf te integreren?

Net als elke kredietkaart zijn Virtual Cards een zeer handig en gebruiksvriendelijk betaalmiddel. Maar virtuele kaarten bieden veel meer dan het gemiddelde plastic creditcard. Daarom zijn bedrijven deze nieuwe technologie gaan bestuderen als een mogelijkheid om hun efficiëntie te verhogen en uiteindelijk geld te besparen.

Dergelijke beslissingen worden echter niet licht genomen. Bedrijven moeten de tijd nemen om alle verschillende soorten online uitgaven, indirecte uitgaven en nieuwe soorten uitgaven van online platforms waarmee zij momenteel te maken hebben, onder de loep te nemen. Van daaruit kunnen zij beginnen te kijken naar de manieren waarop zij gebruik kunnen maken van nieuwe betalingsmogelijkheden.

Virtual Cards bieden een aantal voordelen ten opzichte van de alternatieven, en zijn dus zeer veelzijdig. Dit betekent dat er tal van gevallen zijn waarin hun sterke punten een rol kunnen spelen en de manier waarop uw onderneming betalingen benadert, ten goede kunnen veranderen.

Use Cases voor Virtual Cards

In alle sectoren en verticals beginnen virtuele kaarten hun waarde te bewijzen. Immers, in wezen kunnen ze overal worden gebruikt waar online betalingen plaatsvinden - en vaak ten goede.

Maar de interessantste toepassingen van virtuele kaarten vloeien voort uit de manier waarop zij de huidige betaalmethoden verbeteren.

Hier volgen enkele voorbeelden van hoe virtual cards in bedrijven worden gebruikt, zowel voor eenmalig als voor meermalig gebruik:

Software Licenties

Tegenwoordig zijn bedrijven sterk afhankelijk van allerlei soorten software om de zaken draaiende te houden. Vaker wel dan niet vereisen dit soort digitale platforms een abonnement - terugkerende betalingen, meestal op maandelijkse of jaarlijkse basis.

De Covid-19 pandemie heeft de overstap naar clouddiensten alleen maar versterkt. Bedrijven zagen een grotere behoefte aan nieuwe samenwerkingstools en -software om de gedecentraliseerde workforce te helpen verbinden. Ondertussen spelen ook de verschuiving van software op locatie in licentie naar op abonnementen gebaseerde modellen een rol.

Ten slotte voelen bedrijven de drang om van verouderde infrastructuurwerkmodellen over te stappen op meer digitale flexibele oplossingen.

Uit ons onderzoek bleek dat 32% van de bedrijven die virtual cards gebruiken, dit doen om het proces in verband met software-uitgaven in de vorm van licenties, apps, domeinen en meer te stroomlijnen ^[1].

Dit is mogelijk omdat met virtuele kaarten softwarelicenties jaarlijks kunnen worden betaald met een eenmalige betaling of stapsgewijs met een maandelijkse vergoeding die op de kaart voor meervoudig gebruik in rekening wordt gebracht.

Marketing Uitgaven

Virtual cards beginnen hun weg te vinden in het arsenaal van marketingbureaus en interne marketingteams. Ze bieden een paar verschillende voordelen die hen niet alleen helpen efficiënter te betalen, maar ook meer grip op gegevens te krijgen.

Op het eerste gezicht is er een voor de hand liggend nut voor virtuele kaarten in marketing wanneer het gaat om het betalen voor advertenties en digitale goederen en diensten zoals stockfoto's, video's, reels, muziek, enz.

Nu digitale reclame het leeuwendeel van veel marketingbudgetten uitmaakt, is er behoefte aan een digitale betaaloplossing. Traditionele betaalmethoden zijn niet de meest ideale oplossing voor het pay-per-prestatiemodel dat digitale marketingplatforms vaak gebruiken.

Virtual cards voor meervoudig gebruik zijn in dit geval echter geschikt, omdat zij continu (en vaak) kunnen worden gefactureerd zodra bepaalde drempels zijn bereikt, zonder dat een betalingsbevestiging of verdere interactie nodig is.

Wat de rapportage betreft, maken de gegevensgestuurde helderheid van virtuele kaarten een betere monitoring mogelijk. Dit maakt budgettering en uitgavenoverzicht veel eenvoudiger te realiseren, zelfs op schaal.

Het beste van alles is dat virtuele kaarten, zelfs zonder toezicht, de opluchting bieden te weten dat het aan de campagne toegewezen budget nooit kan worden overschreden.

Aankopen op de online marktplaats

Online marktplaatsen zoals Amazon en bol.com zijn niet voor niets zo populair. Ze bieden een hele reeks verschillende producten in verschillende categorieën, en daarom zijn ze geliefd bij zowel consumenten als bedrijven voor de occasionele aankoop.

Wij hebben zelfs vastgesteld dat 31% van de bedrijven virtual cards gebruikt om goederen bij online winkels te kopen ^[2]. Dit is logisch, aangezien deze kleinere aankopen vaak moeilijk te traceren zouden zijn zonder het gebruik van virtuele kaarten, omdat ze anders met privékaarten of anderszins zouden moeten worden betaald.

Winkelen op platforms als deze wordt nog gemakkelijker met virtuele kaarten, ook. Op elk niveau vindt er een soort versoepeling plaats.

De werknemer die de aankoop doet, hoeft bijvoorbeeld niet achter de 2FA-code aan die vaak nodig is voor deze kaarten, terwijl de financiële afdeling in staat is om dergelijke kaart-only betalingen te stroomlijnen en toch de controle behoudt.

Onderzoek en Ontwikkeling

O&O is de motor van innovatie. Toch stoppen bedrijven vaak verbijsterende bedragen in dit proces. Veel van deze uitgaven zijn meestal ad hoc en kleinschalig, precies het soort uitgaven dat moeilijk te structureren of zelfs maar te traceren is.

Tegelijkertijd worden veel aankopen gedaan via onlinekanalen die uitsluitend met een kaart werken. Er zijn meteen twee grote hinderpalen die een toch al ingewikkeld proces nog ingewikkelder maken. Gelukkig kunnen virtual cards hier op een paar manieren bij helpen:

Het grootste voordeel hiervan is dat u de uitgaven kunt beteugelen. Onderzoek en ontwikkeling hebben te maken met allerlei soorten uitgaven, of het nu gaat om het online kopen van concurrerende producten of het maken van prototypes.

De mogelijkheid om een limiet te stellen aan de uitgaven met virtuele kaarten helpt R&D-teams zich te houden aan hun ontwikkelingsbudgetten, die snel kunnen oplopen als ze niet goed worden gecontroleerd.

Verzekering

Verzekeringen zijn een goed voorbeeld van een sector die aan digitalisering onderhevig is. Ongeveer 86% van de verzekeraars is het erover eens dat zij snel moeten innoveren om hun concurrentievermogen op peil te houden ^[3].

Door betalingen te digitaliseren, kunnen verzekeringsmaatschappijen veel van de grote uitdagingen aanpakken waarmee zij - en de sector als geheel - momenteel worden geconfronteerd.

In de verzekeringssector kiezen veel maatschappijen er nog steeds voor om af te rekenen met bijstandverleners (bv. autoberging, medische bijstand en ziekenhuizen) via trage, vaak verouderde manuele factureringsprocessen.

Dankzij virtuele kaarten is het mogelijk de interne verwerkingstijd te verkorten, de daarmee samenhangende kosten te verlagen, declaranten sneller te verwerken en vroegbetaalkortingen te krijgen van de aanbieders.

Ongeacht de sector, virtual cards zijn een ideale oplossing voor zakelijke betalingen zoals hierboven beschreven. Ontdek hoe virtuele kaarten de manier waarop u betalingen in uw bedrijf benadert, ten goede kunnen veranderen.

Wilt u meer weten?

Ontvang ons e-book om meer te lezen over hoe Virtual Cards uw bedrijf voordeel kunnen opleveren of neem contact met ons op voor een snelle demo over AirPlus Virtual Cards Procurement.

[1] & [2] Extern Panel + AirPlus Klant Interviews 2021

[3] Accenture technologievisie voor verzekeringen 2017