Der Wert von Online-Einkäufen im B2B Bereich

Hat eine globale Reichweite, ist kostengünstig und steht rund um die Uhr zur Verfügung... Erraten Sie, um was es geht?

Sie haben es richtig erraten, es ist das Internet als Online-Kaufkanal in einer E-Commerce-Wirtschaft, die sich in den letzten Jahren rasant entwickelt hat.

Der Online-Einkauf hat sich für Verbraucher als immer bequemer erwiesen. Der Trend zu Online-Transaktionen zwischen zwei Unternehmen - oder B2B-Einkäufen - hat ebenfalls zugenommen, was auf die Weiterentwicklung der digitalen Möglichkeiten und globale Ereignisse wie die jüngste Pandemie zurückzuführen ist.

In der Zeit während des Lockdowns und sozialen Distanzierung mussten die Unternehmen nicht nur eine unternehmensweite Telekommunikationssoftware für ihre Telearbeiter kaufen und implementieren, sondern auch die Rechnung für andere Ad-hoc- und einmalige Notwendigkeiten bezahlen, um die Kontinuität der täglichen Arbeit zu gewährleisten.

Diese Notwendigkeiten lassen sich nicht gut in die Kategorie der unternehmensweiten Bedürfnisse einordnen, da es sich dabei häufig um spezifische Anforderungen auf der Ebene des einzelnen Mitarbeitenden oder des Teams handelt.

Beispiele hierfür sind Design- oder andere Anwendungssoftwaredienste, Stock Fotos oder spezifische Ausstattung wie Kopfhörer, die bei Online-Anbietern oder auf Marktplätzen wie Amazon gekauft wurden, die die Mitarbeitenden bereits als Privatkunden kennen.

Heute gibt es diese hybride Arbeitsweise immer noch, und die Zahlungslandschaft verändert sich weiter, da die Anbieter immer vielfältiger werden und sich viele von ihnen modernisieren, digitalisieren und auf Online-Kanäle umstellen. Diese Entwicklungen wirken sich auch auf die Zahlungsprozesse in Ihrem Unternehmen aus.

Wie kann sich Ihr Unternehmen am besten in dieser sich ständig verändernden Landschaft zurechtfinden und einen Mehrwert für Ihre B2B-Online-Einkäufe schaffen, ohne diese aus den Augen zu verlieren?

Lassen Sie uns das Ganze ein wenig genauer unter die Lupe nehmen.

Verwaltung von B2B-Online-Transaktionen: eine Investition in das Unvermeidliche 

Der Begriff "Long-Tail Spending" wird verwendet, um die ad-hoc und einmalig getätigten Ausgaben für meist wiederkehrende Transaktionen, einschließlich Abonnements und wiederkehrender Zahlungen – zu beschreiben.

Long-Tail-Ausgaben, die von Mitarbeitenden online getätigt werden, betreffen häufig nicht-strategische Lieferanten, die nicht in der Unternehmensdatenbank enthalten sind und daher nur unzureichend verwaltet oder sogar aus dem Category Management ausgeschlossen werden. Aufgrund der Art und des geringen Wertes der Long-Tail-Ausgaben wird es nicht als lohnend erachtet, umfangreiche Verhandlungszyklen zu durchlaufen.

Aus diesem Grund bezahlen Mitarbeitende oder Teams, die ein bestimmtes Long-Tail-Produkt oder eine bestimmte Long-Tail-Dienstleistung benötigen, häufig persönlich mit der Kreditkarte ihres Vorgesetzten und umgehen damit die Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens.

Dies hat zur Folge, dass es keinen zentralen Zahlungsnachweis oder eine direkt nachvollziehbare Kostenübersicht gibt. Das Finanzteam erhält wahrscheinlich nur dann einen Einblick in die Kosten, wenn betreffende Mitarbeitende den Rückerstattungsprozess nutzen, um die Rückerstattung der vorgestreckten Unternehmensausgaben zu beantragen [GT5] [vDD6].

Bei so vielen dynamischen Komponenten ist es von entscheidender Bedeutung, die Transparenz aufrechtzuerhalten und zu wissen, wann Zahlungen erfolgen und wohin sie gehen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Anzahl der Long-Tail Transaktionen zunimmt.

Leider verfügen viele Unternehmen nicht über eine Lösung zur ordnungsgemäßen Verwaltung von Long-Tail-Ausgaben, was zu "Zahlungsblindheit" oder - schlimmer noch - zu unkontrollierten Ausgaben oder "Maverick Buying" führt.

In der jüngsten AirPlus-Studie zum B2B-Zahlungsverkehr ^[1] sehen die meisten europäischen Einkaufsmanager (44 %) eine besondere Herausforderung bei der Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen an oder von nicht vertraglich gebundenen Lieferanten in der Überwachung von "Maverick Buying". Im Umgang mit nicht vertraglich gebundenen Lieferanten wurde die Sicherstellung der "Compliance" als größte Herausforderung genannt (52 %).

Die gute Nachricht? Es gibt ein Einsparungspotenzial von 5-15 %, wenn man sich bemüht, das Long-Tail-Ausgabenmanagement zu optimieren. Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Ein Unternehmen hat direkte Ausgaben in Höhe von insgesamt 3 Mrd. US-Dollar, von denen 400 Mio. US-Dollar zu dem so genannten "Tail Spend" gehören, bei dem ein Einsparpotenzial von 5-15 % besteht. Wenn das Unternehmen seine indirekten Ausgaben nicht so verwaltet, dass diese Einsparungen realisiert werden, verliert es 40 Millionen Dollar ^[2]. 

Das 80/20-Pareto-Prinzip erklärt dies: 80 % der Auswirkungen resultieren aus 20 % der Ursachen. Das bedeutet, dass B2B-Transaktionen in der Regel von geringem Wert sind und nur 20 % des Volumens ausmachen, aber 80 % der Komplexität der Ausgaben ausmachen.^[3]

Der Weg zu einem smarten und einfachen B2B-Kostenmanagementprozess

Online-Einkäufe im B2B-Bereich sind unvermeidlich und werden auch in Zukunft zur Realität jedes Unternehmens gehören. Schließlich wissen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, welche Waren oder Dienstleistungen sie für ihre Arbeit benötigen, und wünschen sich einen möglichst reibungslosen Prozess, der mit möglichst wenig Bürokratie und Unterbrechungen verbunden ist. Außerdem zahlt es sich für das Budget des Unternehmens aus, bei vorübergehenden Preisnachlässen oder Ausverkäufen sofort online einzukaufen, da der jeweils beste Preis erfasst wird.

Anstatt also diese unvermeidlichen Ausgaben zu begrenzen und zu bekämpfen, lohnt es sich, diese Kosten zu verwalten, um Ihrem Unternehmen langfristig Zeit und Verwaltungsaufwand zu ersparen.

Wie können Sie es also Ihren Mitarbeitenden ermöglichen, die notwendigen Einkäufe zu tätigen, wo immer sie sich befinden, und gleichzeitig die langfristigen Ausgaben zentral unter Kontrolle halten und die Kosten transparent verfolgen?

In unserer digitalisierten Welt ist es nicht verwunderlich, dass die Lösung in einem automatisierten Prozess liegt.

Moderne Beschaffungsplattformen helfen Ihnen dabei und bieten Ihnen die Automatisierung mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft. Diese innovativen Plattformlösungen - wie die AirPlus-Mazepay-Lösung- sind ein großer Gewinn für das Ausgabenmanagement von Unternehmen, da sie die Möglichkeit bieten, alle relevanten Abteilungen im Long-Tail-Ausgabenprozess miteinander zu verbinden.

Sie können nicht nur alle Ausgaben von einem einzigen Bildschirm aus verfolgen, sondern auch den gesamten Prozess besser verwalten. Das bedeutet, dass Sie diese Insellösungen aufbrechen, Ineffizienzen beseitigen und eine echte Koordination zwischen Ihren Teams bei jedem Schritt erreichen können.

Ein Beispiel - wie es von AirPlus und Mazepay angeboten wird - ist die Einrichtung eines automatisierten Genehmigungsflusses mit dynamischen Antragsformularen für die Vorabgenehmigung aller Online-Einkäufe, ohne dass dies für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umständlich ist.

Der kontrollierte Prozess und der vollständige Prüfnachweis ermöglichen es der Finanzabteilung, alle wichtigen Informationen im Zusammenhang mit dem Kauf zu finden.

Virtual Cards: B2B Online-Einkäufe verbessern

Die eigentliche Bezahlung des Einkaufs verbindet alle weiteren Schritte der Spend Management Journey. Bei den Digitalisierungsbemühungen Ihres Unternehmens auf diesem Weg ist auch die Zahlungsmethode ein entscheidendes Element.

Auch hier gibt es eine gute Nachricht: Beschaffungsplattformen wie Mazepay verfügen über einen integrierten Bezahldienst. So können auch Sie von digital vereinfachten Zahlungen profitieren.

Die AirPlus Virtual Cards Procurement Zahlungslösung ist von Natur aus der digitale Treiber, um dieses Ziel zu erreichen.

Als 16-stellige Kartennummer mit einem dreistelligen CVC-Code, der speziell für einzelne Einkäufe generiert wird, ist die AirPlus Virtual Card für das digitale Zeitalter konzipiert. Sie kann für den gesamten Long-Tail-Bereich wie Online-, Ad-hoc-, wiederkehrende und sogar Rechnungszahlungen bei Millionen von Händlern weltweit eingesetzt werden, entsprechend der breiten Akzeptanz im Mastercard®-Netzwerk.

Mit AirPlus Virtual Cards Procurement erhalten Sie unternehmensspezifische virtuelle Kreditkarten, die je nach Bedarf für einzelne Mitarbeitende individualisiert werden können. Sie sind ideal für Lieferantenzahlungen und bieten gleichzeitig mehr zentrale Kontrolle durch individuelle Sicherheitseinstellungen, die Sie den Karten zuweisen können.

Virtuelle Zahlungen bieten eine durchgängige Transparenz der dezentralen Ausgaben. Die Rechnungsdaten, die jede virtuelle Karte während des gesamten Zahlungsvorgangs enthalten kann, bereichern Ihre Transaktionen und führen zu einem nahtlosen Abgleich zwischen Ihrer Einkaufsbestellung und der Rechnung oder Quittung des Lieferanten. 

AirPlus Virtual Cards Procurement helfen Ihnen, die notwendige Transparenz zu erreichen, indem es Ihnen Abrechnungsberichte zur Verfügung stellt, die eine einfache Zuordnung der Kosten ermöglichen - und zwar für die verschiedenen Bestellungen und Lieferanten, mit denen Sie täglich zu tun haben.

Die folgende Übersicht zeigt, wie die am Zahlungsprozess Beteiligten in Ihrem Unternehmen von den virtuellen Karten profitieren können, ohne Systeme und Prozesse ändern zu müssen.

Aber das ist noch nicht alles: Virtuelle Zahlungen können eine wichtige Rolle bei der Optimierung des Geschäftskapital spielen. Durch AirPlus Virtual Cards Procurement bezahlt AirPlus als Anbieter der Zahlungslösung die Lieferanten direkt.

Ihr Unternehmen erhält am Ende des Berichtszeitraums einen einzigen detaillierten Kontoauszug, und die Ausgaben werden dann von AirPlus auf dem zentralen Konto Ihrer Organisation entsprechend den vereinbarten Zahlungsbedingungen belastet. Auf diese Weise können Sie mehr erwirtschaften als bei herkömmlichen Zahlungen per Überweisung oder Lastschrift.

Die gemeinsame Lösung: virtuelle Karten mit Spend Management Systemen 

In Anbetracht ihrer Stärken als digitale Zahlungsoption für Online-Einkäufe wird die virtuelle Karte zunehmend als Instrument zur Verwaltung von Geschäftsausgaben eingesetzt.

Die AirPlus-Mazepay-Partnerschaft bietet gebündelte Vorteile für die Beteiligten an Ihrem Unternehmenszahlungsprozess:

Die virtuellen Karten ermöglichen einen reibungslosen und einfachen Zahlungsprozess für alle: Sobald Ihre Mitarbeitenden die Genehmigung erhalten haben, wird im Hintergrund automatisch und nahtlos eine virtuelle Kreditkarte als Zahlungsmittel für die entsprechende Bestellung generiert, die Transaktionen können nachverfolgt und abgeglichen werden, während der Lieferant die Zahlung pünktlich erhält. 

Smart und einfach, richtig? Auch Ihre Lieferanten werden mit der Änderung zufrieden sein.

Fazit 

Durch den Einsatz einer Plattform für die Verwaltung von Geschäftsausgaben, virtuellen Karten und einer gründlichen Strategie können Sie sowohl in Ihrem Unternehmen als auch bei Ihren Lieferanten erhebliche Verbesserungen erzielen. Kleinere Online-Zahlungen an einmalige Lieferanten bereiten keine Kopfschmerzen mehr und binden keine Ressourcen, während Abteilungen wie das Treasury-Team von einem verbesserten Cashflow profitieren.

Virtuelle Kreditkarten bieten ein flexibles und effizientes Zahlungsmittel, das mit Online-Zahlungskanälen kompatibel ist. Sie funktionieren auch als integrierte Zahlungslösung in Beschaffungsplattformen. Dadurch wird die Überwachung der Zahlungen wesentlich weniger mühsam. Vor allem aber vereinfacht es Ihre Unternehmensausgaben.

Die gemeinsame Lösung der AirPlus-Mazepay-Partnerschaft bietet einen einfachen und sicheren Weg, um den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, mit den virtuellen Karten von AirPlus zu bezahlen und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Genehmigungen gemäß den Unternehmensrichtlinien erteilt wurden.

Diese vollständig cloudbasierte Lösung virtueller Karten mit einem durchgängigen Prozess hilft Ihnen, die Kontrolle über Ihre gesamten langfristigen Ausgaben zu erlangen, Risiken zu minimieren, indem sie die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt, und die Produktivität zu maximieren, indem sie Kosten und Aufwand für Ihr Unternehmen reduziert.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, was diese Partnerschaftslösung zu bieten hat, damit sich Ihr Long-Tail Spend Management lohnt? Die gemeinsame Lösung von AirPlus und Mazepay bietet die perfekte Möglichkeit für Unternehmen, ihre indirekten Beschaffungsprozesse zu vereinfachen.

Finden Sie heraus, wie Ihr Unternehmen von unserer effektiven Long-Tail Spend Management Lösung profitieren kann.

^[1] AirPlus- B2B-Zahlungsumfrage unter 534 Einkaufsleitern aus Österreich, Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, Luxemburg, den Niederlanden, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich.

^[2] Long tail, big savings: Digital unlocks hidden value in procurement | McKinsey

^[3] Taming Tail Spend | bcg.com