Il existe pléthore de cartes d’entreprise permettant de régler des frais professionnels. Comment choisir la carte de paiement la plus adaptée à votre société ?
Comme nous vous le conseillons dans notre comparatif des moyens de paiement en entreprise, la solution optimale ne consiste pas à sélectionner une seule carte bancaire, mais un mix de différentes cartes d’entreprise.
Pour composer ce mix, il faut identifier et observer les habitudes de dépenses au sein de l’entreprise et choisir les cartes les mieux adaptées à chaque situation.
Pour vous guider dans le choix de vos cartes d’entreprise, nous prêterons attention à ces critères :
- Les types de frais professionnels engagés par les collaborateurs
- L’identité des collaborateurs en charge des dépenses
- La fréquence et le volume des dépenses
Les cartes d’entreprise : les options à votre disposition
Pour rappel, les frais professionnels désignent les dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son travail. Ces dépenses sont remboursées par l’entreprise.
Il était d’usage, par le passé, d’utiliser sa carte personnelle pour réaliser des dépenses professionnelles individuelles. Cette pratique est dépassée depuis longtemps : manque de visibilité sur les dépenses, confusion entre dépenses professionnelles et personnelles, risque de fraude quant aux dépenses réellement engagées, procédures de remboursement des frais délicates…
Il existe désormais de très nombreuses cartes d’entreprise, bien plus pratiques, sur le marché. Chacune présente son lot d’avantages et d’inconvénients.
La carte corporate
La carte corporate est une carte bancaire plastique individuelle et nominative.
Elle peut être adossée au compte de l’entreprise comme au compte du salarié - le choix vous appartient.
Cette carte est principalement utilisée par les PME et les grands comptes.Elle est surtout rentable au-delà d’un certain volume de dépenses, dans le cas de voyages d’affaires réguliers, par exemple.
Au-delà de sa fonction de paiement, la carte corporate présente de nombreux avantages :
- Un système interfacé avec vos logiciels de gestion de note de frais
- L’automatisation de processus de reporting, de rapprochement bancaire, etc.
- L’amélioration de la gestion
- Des garanties d'assurance comprises avec la carte : notamment l'assurance voyages et des garanties de remboursement en cas de fraude
Etc.
La carte virtuelle
La carte virtuelle est une carte dématérialisée.
Aucun plastique n’est émis !
Pour régler une dépense avec une carte virtuelle, un numéro de carte est généré. Il ne peut être utilisé que pour un seul paiement - son usage est donc unique.
Cette solution de paiement permet un contrôle accru de la dépense : la carte émise est valable pour un seul paiement, dont on définit au préalable le montant des frais et le fournisseur.
Impossible d’effectuer une dépense non autorisée ou frauduleuse !
Lors de l’usage d’une carte virtuelle, c’est le compte de l’entreprise qui est débité. Ainsi, il n’y a pas de prise en charge des frais de la part du salarié qui réalise le du règlement. Cela en fait la carte idéale pour les employés qui ne sont pas porteurs de carte corporate.
Dernier avantage non négligeable : la carte virtuelle est un moyen de paiement centralisé, interfacé avec le système d’informations de l’entreprise et avec vos outils de gestion, ce qui simplifie grandement les procédures de gestion des dépenses.
La carte logée
La carte logée est une carte dématérialisée, au même titre que la carte virtuelle.
Son fonctionnement est cependant très différent.
La carte est “logée” chez un prestataire externe, comme une agence de voyages ou un SBT (Self Booking Tool). Elle peut être utilisée pour toutes les dépenses de réservation de voyages d’affaires :
- Billetterie de vols
- Billetterie de trains
- Réservations d’hôtels
La carte logée simplifie largement la gestion de ces dépenses, souvent multiples et réalisées auprès d’un grand nombre de fournisseurs finaux :
- Un seul relevé de facturation est émis
- Le seul interlocuteur à gérer est le prestataire qui loge la carte
- Le prestataire prend en charge la gestion multi-fournisseurs et avance les frais auprès de chacun d’eux
- Vous n’avez ainsi qu’un seul débit par mois
La carte achat
La carte achat est une carte bancaire d’entreprise plus traditionnelle. C’est une carte plastique, non nominative et adossée au compte de l’entreprise.
Son usage est autorisé par un nombre limité de collaborateurs habilités. Elle est principalement utilisée pour régler des commandes et des achats non stratégiques, avec des montants faibles et de gros volumes.
La carte achat, quoique pratique, présente quelques limites en termes de sécurité :
- Le contrôle et la visibilité des dépenses sont faibles
- Les collaborateurs qui partagent une carte peuvent entretenir de mauvaises pratiques, comme la transmission des codes par email, des informations bancaires laissées sur des post-it pour les collègues, etc.
- L’usage de la carte achat pour régler des dépenses individuelles n’est pas recommandé, car la carte n’est pas nominative et le rapprochement des dépenses de chacun doit se faire manuellement.
À chaque catégorie de frais professionnels, ses cartes d’entreprise
Régler les dépenses individuelles courantes
Les dépenses individuelles courantes sont les transactions réalisées fréquemment par le collaborateur dans le cadre de son exercice professionnel.
Ce sont par exemple :
- Les dépenses “on the road” dites nomades engagées par le collaborateur pendant les voyages d’affaires
- Les frais de restauration, lors d’un déjeuner avec un client
- Les frais d’essence pour la voiture de fonction
Etc.
Régler les dépenses individuelles non courantes
Les dépenses individuelles non courantes sont les dépenses occasionnelles réalisées par le collaborateur dans le cadre de son travail. La fréquence de ces dépenses est relativement faible.
Il s’agit par exemple :
- Des frais de mission lors de déplacements occasionnels (restaurant, transport…)
- Des frais de participation à un événement ponctuel (salon, conférence…)
- Des frais de restaurant engagés lors de rendez-vous trimestriels ou annuels avec des partenaires
Pour ces usages, le collaborateur n’a pas besoin d’une carte individuelle nominative, comme une carte corporate. Les dépenses sont trop rares pour cela.
La solution optimale dans cette situation est la carte virtuelle.
En effet, la carte virtuelle permet de régler les dépenses occasionnelles sans investir dans une solution coûteuse... mais sans pour autant renoncer aux bénéfices des solutions de paiement centralisées, comme le contrôle et la visibilité des dépenses.
Par ailleurs, le collaborateur n’avance aucun frais et n’a pas à se soucier de la présentation de justificatifs ou d’émettre des notes de frais pour se faire rembourser.
Ce qui est bien pratique, pour les collaborateurs n’étant pas familiers avec la politique de dépenses de l’entreprise : un événement occasionnel n'engage alors pas de complications en termes de gestion.
Régler les réservations en amont des voyages d’affaires
Les dépenses réalisées en amont d’un voyages d’affaires sont principalement les réservations de billetterie et d’hôtellerie.
Chaque déplacement professionnel occasionne un grand nombre de dépenses, auprès de fournisseurs multiples. Si les dépenses sont réalisées par le voyageur, à titre individuel, cela complique la gestion : il y a par exemple autant de notes de frais à émettre qu’il y a de dépenses.
Pour ces transactions, et la plus particulièrement s'il s'agit de grands déplacements, la solution de paiement la plus adaptée est la carte logée :
- Le collaborateur n’engage aucun frais lui-même
- Les paiements sont centralisés
- La gestion multi-fournisseurs est simplifiée avec un seul débit et un relevé de facturation unique
Régler les frais de production, les fournisseurs, les achats non stratégiques et non individuels de l’entreprise
Cette dernière catégorie de frais fait référence aux dépenses non courantes de l’entreprise, dont les montants sont souvent faibles mais les volumes importants :
- Les fournitures de bureau
- Le petit matériel informatique
- Les consommables
Etc.
Ces transactions sont le plus souvent réalisées par le département des achats ou par un nombre limité de collaborateurs habilités.
Le moyen de paiement idéal est alors la carte achat, non nominative et adossée au compte de l’entreprise, ou bien la carte virtuelle dédiées aux achats généraux.
Bon à savoir : la carte virtuelle, lorsqu’elle est dédiée aux achats généraux, peut émettre un numéro de carte à usage unique de façon régulière (pour les règlements mensuels, par exemple).
En résumé : fiche pratique des dépenses et des cartes associées
Les cartes de paiement présentent chacunes leurs avantages et leurs spécificités.
Ainsi, l’idéal pour l’entreprise est d’adopter la meilleure carte selon l’usage et le type de dépense à engager.
Voici une fiche pratique pour retrouver rapidement, pour chaque type de dépenses, les solutions de paiement associées.
Restauration sur le lieu de travail et en dehors de l’entreprise
Les dépenses individuelles de restauration, lorsqu’elles ne font pas l’objet de l’émission de titres-restaurant ou de tickets, peuvent être réglées :
- Avec une carte corporate si ces dépenses sont fréquentes
- Ou avec des cartes virtuelles dématérialisées si ces dépenses ne sont pas régulières
Frais de déplacements professionnels
Les dépenses liées aux déplacements font partie des frais qui engendrent le plus d’efforts de gestion et le plus gros volume de transactions pour les entreprises de taille moyenne à grande.
Il est indispensable d’adopter un mix de cartes bancaires pour les régler.
- Adoptez la carte logée pour vos réservations de logement et de transport
- Fournissez une carte corporate au collaborateur en déplacement pour ses frais quotidiens de mobilité : restauration, transport en commun, voiture…
- Enfin, privilégiez la carte virtuelle pour couvrir les frais de déplacements lorsque le collaborateur en mission ne réalise des voyages d’affaires que de façon très exceptionnelle
Frais de transport (hors voyages d’affaires)
Les frais de transport pour se rendre au travail peuvent être de nature différente :
- Frais engagés par le salarié liés à l’utilisation du véhicule personnel dans le cadre de l’activité professionnelle
- Frais kilométriques et frais de carburant
- Frais de stationnement
- Frais de transports en commun
- Frais de location de vélo
Certaines de ces dépenses peuvent faire l’objet d’un défraiement, sans pour autant nécessiter un carte d’entreprise : c’est le cas notamment du remboursement total ou partiel des titres de transport et de l’abonnement pour les transports en commun ou pour le vélo.
Les frais d’essence peuvent faire l’objet de l’émission d’une carte carburant, dont le fonctionnement est similaire à celui de la carte logée.
Les frais d’usage de la voiture et les frais de stationnement peuvent être considérés comme des dépenses professionnelles individuelles courantes. Il est alors intéressant de pourvoir les employés d’une carte corporate pour les régler.
Frais de mobilité (mutation)
Les frais de mobilité, selon l’appellation de l’Urssaf, désignent les frais liés à une mutation professionnelle - c’est-à-dire à un changement de lieu de travail qui entraîne un changement de domicile.
Ces frais concernent :
- Les dépenses d’hébergement provisoire, avant installation dans le nouveau domicile
- Les frais d’installation dans le nouveau logement, nécessaires pour rendre le logement habitable (eau, gaz, électricité, réparations, réexpédition du courrier...)
- Les frais supplémentaires de nourriture lors de la mutation
- Les frais de déménagement
- Les frais de garde meubles
- Les frais de transport pour la mutation ainsi que le défraiement du transport lors de la recherche de domicile
Ces transactions sont donc des dépenses strictement occasionnelles, liées à un événement ponctuel. C’est pourquoi les cartes virtuelles à usage unique sont la solution de paiement idéale pour les frais de mutation.
Frais pour les NTIC
Les NTIC, ou Nouvelles Technologies d’Information et de Communication, font de plus en plus l’objet de dépenses professionnelles - notamment dans un contexte où le travail doit pouvoir s’effectuer en mobilité et où le télétravail se démocratise.
Il faut notamment acheter un certain nombre d’outils :
- Abonnement internet
- Ordinateurs
- Smartphones
- Progiciels
Selon l’objet de ces achats, nous vous conseillons de privilégier la carte achat de l’entreprise ou la carte virtuelle à usage unique :
- Utilisez la carte virtuelle dans le cas d’une dépense individuelle ponctuelle, comme l’achat d’un smartphone professionnel par un collaborateur.
- Préférez la carte achat dans le cas de dépenses non individuelles, comme l’achat groupé de smartphones pour un ensemble de collaborateurs.
