Zakenreizen boeken tijdens covid: een lijst met hulpmiddelen
Het zijn twee moeilijke jaren geweest voor de reisindustrie.
Het nieuwe coronavirus overspoelde begin 2020 de wereld met verwoestende gevolgen, waardoor wereldwijd reisverboden en noodmaatregelen werden ingesteld om de opkomende crisis het hoofd te bieden.
Het was een zware klap die weinigen hadden zien aankomen.
Dit was vooral het geval in de zakelijke reissector, die zijn inkomsten wereldwijd zag dalen met ongeveer 61 %, van 1,29 biljoen dollar in 2019 tot 504 miljard in 2020.
Uiteraard kunt u zich op dit moment moeilijk voorstellen dat de reissector ooit weer in ere wordt hersteld.
Maar nu de lockdowns en beperkingen langzaam maar zeker tot het verleden behoren (voorlopig althans), proberen bedrijven nieuwe maatregelen te nemen om de situatie weer enigszins normaal te maken.
Door een combinatie van een snel vaccinatieproces en nieuwe veiligheidsmaatregelen om de verspreiding van het virus tegen te gaan, zijn zowel werknemers als werkgevers bereid om hun zakelijke reizen te hervatten.
Als de juiste veiligheids- en voorzorgsmaatregelen worden getroffen, is zelfs een veelbelovende 84 % van de zakenreizigers bereid om weer op reis te gaan voor zaken.
Een aantal factoren kunnen die bereidheid verklaren, en de meeste daarvan zijn menselijke factoren. Of het nu gaat om de bereidheid om oude collega's en klanten terug te zien, de behoefte aan sociale interacties zoals diners en borrels, of puur een verlangen om terug te keren naar een vorm van normaal leven.
Maar nu werknemers opnieuw het luchtruim, de zeeën en de wegen verkennen, staan bedrijven onder druk om ervoor te zorgen dat ze dat zo veilig mogelijk kunnen doen.
Het coronavirus heeft een hele nieuwe dimensie toegevoegd aan alles wat er bij het boeken van reizen komt kijken.
Zo moet u er niet alleen voor zorgen dat hun reis zo vlot mogelijk verloopt, maar moet u er ook voor zorgen dat ze over alle nodige documenten, veiligheidsmaatregelen en medisch advies beschikken om hun reis veilig te kunnen voltooien.
Zoveel zaken om rekening mee te houden, daar raakt elke reismanager van overweldigd, ongeacht zijn ervaring of knowhow.
In dit artikel bekijken we de beste reispraktijken in het covidtijdperk en vindt u in onze gedetailleerde en vindingrijke gids alles wat u moet weten.
Zakenreizen beheren in een post-COVID-19-wereld
Elke reismanager die dacht dat zijn job te ingewikkeld was vóór 2019, zal nu waarschijnlijk wensen dat alles zo eenvoudig was gebleven.
Tegenwoordig kunnen dingen in een oogwenk veranderen. Die reis die u drie maanden geleden hebt geboekt, kan plotseling op zijn kop worden gezet en in een vingerknip moeten worden geannuleerd en opnieuw gepland.
In dit nieuwe tijdperk moeten reismanagers extra aandacht besteden aan tal van zaken.
Flexibiliteit
Wie niet flexibel is, vindt tegenwoordig onmogelijk zijn weg in het kluwen van de reissector.
Massale afgelastingen en verstoringen komen voortdurend voor in alle sectoren. Dat betekent dat evenementen, beurzen en conventies allemaal aan verandering onderhevig zijn.
Het is dan ook van vitaal belang dat uw reisplannen zo flexibel mogelijk zijn. Als u uw plannen zo goed mogelijk op de toekomst kunt afstemmen, bent u het best beschermd tegen onvoorziene omstandigheden of noodgevallen.
Budgetten
Begin 2020 daalden de reisbudgetten van de meeste in de VS gevestigde bedrijven met 90 % of meer. Dat was uiteraard te verwachten in een wereld waarin reizen niet is toegestaan, maar nu zakenreizen stilaan worden hervat, moeten veel bedrijven nog uitzoeken wat de toekomst brengt.
Verschillende bedrijven hebben met succes gebruik gemaakt van videoconferentiesoftware zoals Skype of Zoom. Ze voelen dus minder druk om weer zakelijke reizen te organiseren.
Door deze periode van onzekerheid en ongekende omstandigheden zijn bedrijven huiverig om een aanzienlijk deel van hun budget te besteden aan iets wat bij een nieuwe piek zó weer kan instorten.
Reismanagers in het hele land beschikken dus over een veel krapper budget dan gewoonlijk, wat betekent dat ze extra aandacht moeten besteden aan de best mogelijke aanbiedingen.
Gezondheid en veiligheid
Hoewel gezondheid en veiligheid voor bedrijven altijd al van het grootste belang waren, is daar nu een extra dimensie aan toegevoegd.
Door de wereldwijde gezondheidscrisis is het veel moeilijker geworden om prioriteit te geven aan het welzijn van werknemers.
Ervoor zorgen dat uw werknemers beschermd zijn tegen het virus is van het grootste belang.
Dat doet u door hen voldoende maskers en ontsmettingsmiddelen ter beschikking te stellen, door ervoor te zorgen dat ze volledig gevaccineerd en beschermd zijn, of gewoon door hen zo goed mogelijk te informeren over de risico's.
Gezondheid en veiligheid zijn echter niet alleen een fysieke bekommernis. De pandemie heeft immers ook een mentale tol geëist van miljoenen mensen over de hele wereld.
Nu mensen hun baan kwijtraken, hun naasten verliezen en hun wereld op zijn kop wordt gezet, is het begrijpelijk dat velen aarzelen om terug te keren naar een 'normale' omgeving.
Daarom is het belangrijk dat u checkt of uw werknemers wel bereid en mentaal in staat zijn om tijdens de pandemie te reizen. Luister naar en breng begrip op voor eventuele bekommernissen van uw werknemers, en dwing hen niet om iets te doen waar ze zich niet prettig bij voelen.
Uw medewerkers uitrusten voor fysieke evenementen
Nu het land langzaam weer opengaat, zien we face to face vergaderingen, conferenties en panels terugkeren.
Na bijna twee jaar evenementen te hebben bijgewoond via een webcam, kijken veel mensen uit naar de mogelijkheid om weer persoonlijk aanwezig te zijn en te netwerken met gelijkgestemde zakenmensen.
Maar net omdat er weer evenementen worden georganiseerd, gelden er nieuwe regels om de veiligheid van alle betrokkenen te garanderen.
Hoewel er geen algemene, uniforme aanpak voor elk event bestaat, moeten de meeste zalen toch enkele basisprotocollen volgen, waarvan ook u en uw werknemers op de hoogte moeten zijn.
Mondmaskers
Tijdens de meeste conferenties is een mondmasker nog steeds verplicht.
Verschillende tests en studies hebben het belang van het dragen van maskers als preventieve maatregel aangetoond: uit één zo'n studie bleek dat het dragen van gezichtsbedekking leidde tot een 70 % lager risico op besmetting.
Hoewel op de meeste events maskers worden aangeboden, is het een goed idee dat uw werknemers altijd hun eigen maskers meenemen.
Vaccinatie- of testbewijs
Om aan zakelijke conferenties deel te nemen, moet u vaak een vaccinatiebewijs of een recente negatieve test kunnen voorleggen.
De website van de Europese Commisie beschikt over alle informatie die u nodig hebt om een test of een vaccinatie te boeken.
Hygiëneprotocollen
Voor evenementen gelden er veel strengere hygiënenormen om de verspreiding van het virus te beperken. Dat betekent dat er meer tijd tussen twee verschillende events moet zitten, omdat de zaal altijd grondig moet worden gereinigd.
Zo wordt de aanwezigen gevraagd om de ontsmettingsproducten te gebruiken, en worden er eenrichtingssystemen ingericht om het contact tussen de mensen te beperken.
Ook op het vlak van de capaciteit gelden er bepaalde beperkingen en regels. Dingen zoals maaltijden en drankjes zijn vaak niet aanwezig, en door de beperkte capaciteit moet u vaak plaatsen reserveren.
Wereldwijd reisadvies
Elk land heeft zijn eigen regels en vereisten. Hoewel veel landen dezelfde ideeën hebben over hoe ze zichzelf moeten beschermen, zijn er ook landen die het over een andere boeg gooien.
Wij hebben het reisadvies van de overheid voor de meest bezochte landen voor u verzameld, zodat u volledig op de hoogte bent van de veiligste, meest geïnformeerde manier van reizen.
Noord-Amerika
Europa
Azië
Zuid-Amerika
Oceanië
We hopen dat we u enkele handige tips hebben gegeven om u en uw medewerkers opnieuw klaar te stomen voor business travel!
Wist je dat we een expert debat organiseren over het nu en de toekomst van zakenreizen?
Schrijf je nu in ons debat op 22 juni 2022 van 12:00 - 13:00 om interessante inzichten te vergaren!
We zullen worden vergezeld door:
- Meghan Smith: Strategic Partnership Manager, AirPlus
- Judith Huisman: Co-Founder, Meetingselect
- Jochem Hemink: Head of Sales Shipping, ATPI
En, dat is nog niet alles, stay tuned voor nog meer interessante sprekers!
