So gelingt die effiziente Bezahlung von Reisedienstleistern
Wie komplex und dynamisch die Reisebranche mit ihren diversen Akteuren ist, erleben auch Sie sicher jeden Tag aufs Neue – und dies ganz unabhängig davon, ob Sie in einem Reiseunternehmen, einer Agentur oder als Reiseveranstalter tätig sind. Und um Ihr Potenzial in diesem dynamischen Umfeld voll zu nutzen, müssen Sie zahlreiche Herausforderungen meistern, etwa die Bezahlung Ihrer Reisedienstleister.
Dass Sie diese viel effizienter gestalten können, möchten wir Ihnen in diesem Artikel am Beispiel eines typischen Tages in einem Reiseunternehmen aufzeigen. Also noch schnell am Kaffee genippt – und los geht’s!
Rationale Entscheidungen in einem emotionalen Umfeld
Ob Individualreisen, Pauschalurlaube oder Städtetrips mit Freunden übers Wochenende – um die Wünsche Ihrer Kunden erfüllen zu können, müssen Sie die passenden Reiseleistungen zunächst einkaufen. Sie kümmern sich entsprechend um Flugtickets, Bahnfahrkarten, Transferleistungen, Veranstaltungstickets, die Hotelübernachtung und vieles mehr. Außerdem müssen Sie abwägen, wo Sie diese Leistungen idealerweise beziehen: Direkt beim Low-Cost-Carrier? Bei einem Dienstleister vor Ort oder doch besser bei einer speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Online-Plattform?
Klar möchten Sie Ihre Endkunden rundum zufriedenstellen und außergewöhnliche Erlebnisse bieten. Stichwort: Kundenbindung. Anderseits sind Sie motiviert, das Beste für Ihr Reiseunternehmen zu leisten. Dafür müssen Sie rentabel arbeiten und die Verwaltungskosten niedrig halten. Was aber gerade angesichts immer komplexerer Bezahlprozesse alles andere als einfach ist.
Doch exakt für diese besonderen Bedürfnisse von Reiseunternehmen haben wir eine spezielle Zahlungslösung entwickelt: Die AirPlus Travel Trade Payment Suite unterstützt Sie sowohl dabei, Ihre Zahlungsprozesse zu rationalisieren als auch zugleich die Produktivität zu steigern. Schauen wir uns einmal an, wie diese Lösung in der Praxis funktioniert und welche täglichen Herausforderungen Sie damit effizienter meistern!
Sichere Flug- und Reservierungsbuchung
Beginnen wir beim Beispiel einer Flugbuchung: Mit AirPlus können Sie diese über eine virtuelle Kreditkarte vornehmen und dabei bereits den Personal Name Record (PNR) für die spätere eindeutige Zuordnung der Zahlung hinterlegen. Individuell definierbare Sicherheitsfunktionen wie Budgetlimits und die Einschränkung der Gültigkeit der Karte auf den gewünschten Anbieter garantieren einen wirksamen Schutz vor nicht autorisierten Transaktionen.
Leicht zu integrierende Zahlungslösung
Unsere virtuellen Kreditkarten lassen sich in alle gängigen Mid- und Backoffice Systeme integrieren und für Buchungen auch automatisiert generieren. Zusatzdaten – wie der bereits erwähnte PNR oder auch die Buchungsnummer – können über den gesamten Prozess hinweg nachverfolgt und dem Kontoauszug hinzufügt werden. Dies erleichtert es Ihrer Finanzabteilung, die Zahlung des Lieferanten eindeutig der Kundenbuchung zuzuordnen. So reduzieren Virtual Cards den Verwaltungsaufwand, erhöhen die Transparenz und ersparen Ihnen jegliche manuelle Eingabe von Kreditkartendaten.
Abgesicherte Zahlungen
Hinter jeder AirPlus Virtual Card steckt die Power von Mastercard®, sodass Sie sich nie wieder Sorgen um Ausfallrisiken machen müssen. Ihre Zahlungen sind abgesichert: Sollte ein Anbieter nicht in der Lage sein, die Leistung (bspw. das Hotelzimmer oder den Flug) zu erbringen, erhalten Sie den gezahlten Betrag zurück.
Gleichzeitig senken das Betrugsrisiko, denn für virtuelle Kreditkarten können Sie zahlreiche Sicherheitsfunktionen definieren, wie etwa ein Kartenlimit oder eine bestimmte Gültigkeitsdauer.
Effiziente Abstimmung und Rechnungsverwaltung
Wenn sich Ihre Finanzabteilung im Laufe des Tages auf die Verwaltung von Rechnung und deren Abstimmung konzentriert, sorgen unsere klar strukturierten elektronischen Sammelabrechnungen für mehr Transparenz, schnellere Prozesse und ein effizienteres Arbeiten.
Automatisierter Abgleich
Ihre Finanzmanagerin – nennen wir Sie Jana – beschäftigt sich gerade mit dem Abgleich der Zahlungen. Da alle Daten automatisch in Ihre Systeme eingespielt werden, ist dieser mit AirPlus viel einfacher: Die elektronischen Auszüge beinhalten sämtliche individuellen Transaktionsdetails sowie Metadaten und vereinfachen die Zuordnung der gebuchten Reiseleistungen Ihrer Kunden. Jana kann die abgeglichenen Transaktionen schnell überprüfen und sich auf dabei auf einen präzisen wie zuverlässigen Prozess verlassen.
Vereinfachtes Reporting
Nach dem Abgleich der Transaktionen verwendet Jana all diese Daten, um detaillierte Reportings zu erstellen, die einen umfassenden Überblick über Ausgaben, Zahlungstrends und Lieferantenanalysen bieten. Auch diese Daten werden elektronisch in einem gängigen Format übertragen, das mit den Systemen Ihres Unternehmens kompatibel ist. Mit der Summe dieser Informationen kann Ihr Finanzteam datenbasierte Entscheidungen treffen, Budgets optimieren und günstigere Konditionen mit den Lieferanten aushandeln.
Pünktliche Lieferantenzahlungen
Natürlich zählt auch Lieferantenzahlungen zum Tagesgeschäft. Wie gestalten sich diese mit der Lösung von AirPlus?
Digitale Bezahlung von Unterkünften
Wie viele Reisebüros verfügen Sie über ein Portfolio von bevorzugten Hotelpartnern. Mit unserer Travel Trade-Lösung können Sie Agenten für die Buchung von Unterkünften digital bezahlen.
Diese Zahlungen werden zentralisiert, sodass die Agenten Buchungen vornehmen können, ohne dabei auf persönliche Kreditkarten zurückgreifen zu müssen. Dies vereinfacht nicht nur den Zahlungsprozess, sondern ermöglicht die exakte Nachverfolgung jeder Buchung und die einfache Verwaltung der damit verbundenen Ausgaben.
Reibungslose Zahlungsprozesse
Am Ende des Tages veranlasst Lisa, die Kreditorenbuchhalterin, Zahlungen an verschiedene Lieferanten. Mit ein paar Klicks plant sie die Zahlungen für Fluggesellschaften, Hotels und andere Dienstleister. Die AirPlus Travel Trade Suite wickelt den Zahlungstransfer sicher ab und sorgt für einen reibungslosen und pünktlichen Zahlungsablauf.
Optimierter Cashflow
Der Reisemarkt ist jedoch nicht nur sehr dynamisch, sondern folgt saisonalen Anforderungen. Für Reiseveranstalter bedeutet das, den Cashflow im Blick zu behalten. Mit unserer Zahlungslösung können Sie Ihren Abrechnungszyklus entsprechend anpassen. Dank der zentralen Abrechnung und Ihrem individuellen Zahlungsziel genießen Sie mehr finanzielle Flexibilität – und schonen zugleich Ihren Cashflow.
Sorgen Sie jetzt einfach für mehr Effizienz
Die Bezahlung von Dienstleistern ist ein zentraler Bestandteil Ihres Reiseunternehmens. Diese effizient zu steuern spart Ihnen Zeit, Geld sowie Verwaltungsarbeit und kann den entscheidenden Unterschied ausmachen.
Mit der AirPlus Travel Trade Payment Suite erlangen Sie die volle Kontrolle über sämtliche Zahlungen und profitieren von einem rundum effizienteren Prozess – von der Erstellung virtueller Kreditkarten bis hin zum einfachen Abgleich. Dank der leichten Implementierung und flexiblen Anbindung an Ihre Mid- und Backoffice-Systeme können Sie diesen voll automatisieren.
So können Sie sich darauf konzertieren, Ihren Kunden außergewöhnliche Erlebnisse zu bieten. Und genießen dabei das gute Gefühl, dass Ihre Zahlungsabläufe effizient und sicher sind. Denn auch Ihre Lieferanten können sich stets auf eine pünktliche Bezahlung verlassen.
