Comment la société GTÜ a simplifié ses paiements de dépenses en marketing digital en utilisant des cartes virtuelles?

Comment la société GTÜ a simplifié ses paiements de dépenses en marketing digital en utilisant des cartes virtuelles?

Nous vivons dans un monde de plus en plus digitalisé. Les données le confirment : l'utilisation des cartes virtuelles, solution de paiement idéale pour le e-commerce, devrait augmenter de 30 % d'ici à 2024, un rythme nettement plus rapide que celui des cartes de paiement traditionnelles. En parallèle, les dépenses en marketing digital augmentent de près de 10 % dans le monde, dépassant de loin les médias traditionnels.

Aussi, les entreprises ont désormais adopté les cartes virtuelles pour payer leurs dépenses de marketing en ligne. Ces dernières offrent un moyen de paiement beaucoup plus pratique et conviennent parfaitement aux plateformes publicitaires digitales les plus populaires telles que Google, Facebook et LinkedIn.

Certaines entreprises ont déjà une longueur d'avance comme GTÜ, qui a déjà adopté les cartes virtuelles pour simplifier et rationaliser ses paiements pour les campagnes publicitaires en ligne. Nous nous sommes entretenus avec Nicole Müller, coordinatrice du département des comptes clients et fournisseurs chez GTÜ, pour savoir comment ils utilisent les cartes virtuelles pour leurs dépenses de marketing en ligne.

En savoir plus avec leur témoignage ci-dessous.

Quel est votre rôle chez GTÜ ? Depuis combien de temps travaillez-vous pour AirPlus ?

Je m'appelle Nicole Müller et suis coordinatrice dans le département des comptes clients et fournisseurs. Nous utilisons les cartes de crédit virtuelles AirPlus pour les voyages et les achats B2B depuis environ un an et demi.

GTÜ - Gesellschaft für Technische Überwachung GmbH – est basé à Stuttgart. Nous sommes chargés d'assurer les contrôles professionnels des véhicules à moteur, c'est-à-dire le contrôle général et celui des gaz d'échappement. Nous disposons d'environ 750 centres de contrôle dans toute l'Allemagne et presque 2 500 experts pour fournir ces services.

Dans le domaine des finances et du contrôle de gestion, je suis en charge des processus comptables et en contact avec de nombreux interlocuteurs chez AirPlus, notamment en ce qui concerne les relevés de facturation des cartes virtuelles et les notes de frais.

Pourquoi avez-vous décidé d'utiliser les cartes virtuelles AirPlus ?

Nous avons mis en place une nouvelle plateforme dédiée aux frais de voyages. Au cours de cette mise en œuvre, on nous a conseillé d'utiliser le compte logé AirPlus pour régler les frais de voyages. Puis, après un ou deux mois, nous avons décidé d’utiliser des cartes virtuelles pour les achats B2B.

Quel mode de paiement utilisiez-vous auparavant pour les dépenses B2B et pourquoi avez-vous décidé d'en changer ?

Auparavant, nous utilisions une carte affaires classique auprès des fournisseurs. Cependant, nous n'étions pas toujours en mesure d'attribuer les achats directement aux départements correspondants malgré un volume de dépenses croissant. L'affectation de ces dépenses devenait très chronophage. Ainsi, nous avons décidé de passer à une méthode de facturation centralisée, précisément parce que la facturation AirPlus offre plus de données détaillées que la facturation classique par carte de crédit.

Quel type de dépenses payez-vous avec les cartes virtuelles ?

Nous utilisons les cartes virtuelles pour payer diverses prestations fournisseurs ou des services informatiques, et surtout, nous connectons notre carte de crédit virtuelle à usages multiples à nos comptes Facebook et Google AdWords, etc.

Quelle est la procédure à suivre lorsque vos collaborateurs veulent payer leurs dépenses de publicité en ligne avec des cartes de crédit virtuelles ?

Chez GTÜ, si une commande est approuvée et qu'une carte de crédit est nécessaire pour le fournisseur ou le prestataire de services, celle-ci doit être demandée au service des achats afin de centraliser les dépenses. La procédure est alors la suivante : soit le service des achats génère la carte de crédit virtuelle et la transmet au collaborateur pour qu'il réalise l’achat, soit le service des achats réalise lui-même la commande et génère la carte de crédit virtuelle.

Nous remplissons ensuite les champs de données analytiques et veillons à saisir notre numéro de commande interne, qui nous permet ensuite d’identifier pour chaque facture qui est à l'origine de l’achat et qui doit nous soumettre la facture.

Dans quelle mesure les cartes virtuelles ont-elles simplifié les processus chez GTÜ ou les ont-elles rendus plus transparents ?

Nous utilisons les champs de données analytiques lors de la génération de la carte. Par exemple, nous saisissons notre numéro de commande interne. De cette façon, nous savons exactement quand le débit a été effectué, ainsi que le service et le nom du collaborateur qui l'a initié. Pour la récupération des factures, nous pouvons demander directement aux collaborateurs de nous envoyer les factures manquantes.

Quels défis avez-vous rencontré au départ pour utiliser les cartes virtuelles ? Comment les avez-vous surmontés ?

Au début, nous avons généré les nouvelles cartes de crédit virtuelle et expliquer le nouveau processus à nos salariés. Nous avons bénéficié d'un très bon accompagnement de la part d'AirPlus. Nous avions un interlocuteur dédié en cas de questions ou problèmes à résoudre.

Nous avons été formés sur le Portail et sur les processus liés à l’utilisation des cartes.

Désormais, les cartes virtuelles bénéficient d'un nouveau Portail où nous pouvons ajuster les profils et les paramètres de sécurité plus facilement et simplement. À partir de cette plateforme, vous pouvez générer des cartes de crédit virtuelles, suivre chaque transaction et télécharger les relevés de facturation électroniquement.

Quels éléments appréciez-vous particulièrement pour les cartes virtuelles par rapport aux autres moyens de paiement ?

Auprès de certains fournisseurs, nous mettons à leur disposition la carte de crédit virtuelle. Les cartes de crédit virtuelles offrent aux fournisseurs un paiement immédiat et préservent ainsi leur trésorerie.

Les cartes de crédit virtuelles sont également plus sécurisées que les cartes de crédit classiques, car le numéro de la carte de crédit est généré et ne peut être utilisé qu'une seule fois auprès du fournisseur. Nous pouvons ensuite également affecter directement les dépenses en utilisant les champs de données analytiques, comme le numéro de commande dans notre cas. Nous avons un interlocuteur direct chez chaque fournisseur qui nous fournit la facture et le suivi se fait très facilement.

Quels départements bénéficient particulièrement de la solution de paiement virtuel ?

En plus du service comptabilité, les achats et tous les salariés de GTÜ en profitent. Nous avons maintenant clairement défini les processus et les personnes autorisées à générer les cartes de crédit virtuelles. Les salariés savent qu'ils doivent toujours soumettre les factures ou les transmettre au service comptable après utilisation d’une carte de crédit virtuelle.

Optimisez vos dépenses en marketing digital à l'aide des cartes virtuelles

Pour GTÜ, les cartes virtuelles ont permis d'éliminer une grande partie de la charge de travail associée aux paiements en ligne. Les cartes ont non seulement permis de rationaliser les processus de paiement pour les dépenses de marketing en ligne, mais elles ont également apporté une plus grande transparence sur les dépenses globales de l'entreprise grâce à l'ajout de données analytiques associées aux transactions.

Le marketing digital prenant de l’importance au sein des entreprises, disposer d'une solution de paiement compatible avec les plateformes en ligne peut vous faire gagner temps et argent. Pour en savoir plus sur notre solution de cartes virtuelles dédiées aux achats B2B, téléchargez notre eBook.

Merci à Nicole et à GTÜ d'avoir participé à l'interview.