L’amélioration de la performance des processus d'achats est l’une des 3 priorités les plus importantes pour les CEO et CFO*.
Politiques stratégiques de gestion des achats, définition des processus, étapes et outils de mise en œuvre sont autant d’enjeux de premier plan pour soutenir la performance de son entreprise.
Après avoir optimisé les achats stratégiques de votre entreprise, ainsi que les achats indirects les plus importants, l’amélioration des processus liés aux « petits achats » peut également représenter une source d’économies conséquente.
Comment définir le périmètre des ‘petits achats’ : de quoi s’agit-il ?
Aussi appelé « Class C » ou encore « Tail spend », il s’agit de tous les produits et services non stratégiques dont les entreprises ont besoin pour fonctionner. En volume de transactions, ces achats sont assez conséquents mais leur montant unitaire est souvent faible : ils représentent jusqu’à 75% des transactions dans les entreprises pour une valeur d’environ 4% des dépenses**.
La gestion de ces achats devient vite chronophage et difficile à contrôler précisément ; engendrant aussi des coûts non négligeables : le coût total de traitement d’une transaction au sein d’un processus d’achat classique est d’environ 70€**.
Allouer des ressources pour la gestion de ce type d’achats se révèle ainsi plus couteux et peu productif. La plupart du temps, les entreprises qui optent pour ce mode de gestion ont une sensation de contrôle mais un ROI global sur leurs actions très faible : le ratio coût du temps de traitement passé vs les gains est loin d'être acceptable.
Des optimisations sont nécessaires pour fluidifier la gestion de ces petits achats.
"Il faut mettre en place des canaux qui vont couvrir 80% de ces dépenses, avec un équilibre entre la simplification du processus et son encadrement, et entre la productivité du flux et l’économie. Le gain réside plus souvent dans l'optimisation du coût de traitement, soit le coût de la transaction commande-paiement et de l’administration des données, que dans le gain réalisé sur le coût du produit ou service acheté," Vincent Martegoutte, Directeur Business Unit Achats d'Axys Consultants.
« Par optimisation de ces processus, nous entendons avant tout la réduction des tâches administratives inhérentes à ces achats et le coût administratif de la création de fournisseurs dans la base de données du client » Julie Troussicot, Directrice Générale, AirPlus International.
Concrètement, quelles sont les dépenses concernées ?
Voici entre autres quelques exemples de petits achats à optimiser :
- les formations en ligne
- les pots de départ/cadeaux
- les fournitures de bureau
- les interventions de maintenance
- les dépenses évènementielles
- les dépenses marketing (publicités Google, Facebook, LinkedIn, etc mais aussi les études de marché par exemple)
- le petit matériel informatique (chargeurs, disques durs…), les applications ; les licences de logiciels
- les factures de téléphone
Tous présentant la même caractéristique : peu de récurrence et une commande urgente répondant à un besoin instantané et au souhait d’une livraison en temps voulu. Et parfois le sentiment pour son acheteur, celui qui dépense, de faire une bonne affaire financière et d’avoir simplifié l’acte…
« Ces types d’achats peuvent sembler insignifiants par rapport aux achats récurrents et coûteux ; pourtant ils sont responsables de 80% des frais administratifs » Julie Troussicot, Directrice Générale, AirPlus International.
3 formules s’offrent à vous pour la gestion de ce type de dépenses
Différents modes de gestion existent, nous avons répertorié les 3 principaux :
1. La formule ‘à volonté’
Chacun paie les commandes nécessaires avec sa carte de crédit personnelle ou avec sa carte corporate ; puis déclare ses notes de frais afin de se faire rembourser par l’entreprise.
Cette formule ‘à volonté’ présente certains inconvénients :
- Manque de contrôle, risque de fraudes
- Peu de visibilité pour identifier les dépenses, leur récurrence ou les enjeux particuliers
- Côté collaborateur, cette méthode peut aussi de révéler fastidieuse : problèmes liés aux plafonds de la carte (dépassement), montant de dépenses important pouvant dépasser leur salaire mensuel, temps et coût de traitement des notes de frais, etc.
"Souvent, il existe une règle sur le montant au-delà duquel le collaborateur doit entrer dans un processus d’engagement de dépenses contrôlé : autour de 1000€HT. En deçà de ce seuil, il est très complexe d'identifier ce que l’on achète et de déterminer si sa récurrence nécessite ou non de le cadrer ou négocier", Vincent Martegoutte, Directeur Business Unit Achats d'Axys Consultants.
2. La formule via des catalogues d’achats ou marketplace :
Le département achats se charge de sécuriser des conditions d’achats pour une liste d’articles via des catalogues disponibles dans une plateforme d’achats ou directement sur une market place.
Cette formule permet d’encadrer les produits ou services jugés conformes à la politique achats, et donne une meilleure visibilité sur les dépenses. Sauf si l’analyse des besoins se révèle défaillante ou trop réductrice, conduisant les demandeurs à acheter « en dehors » des contrats et procédures achats…
"Il ne s’agit pas de couvrir 100% de ses dépenses, mais de trouver la bonne articulation entre les différents canaux d’achats pour garantir l’application et la conformité achats d’une part et se donner la possibilité d’identifier et d’ajuster la performance de ses contrats et catalogues négociés d’autre part", Vincent Martegoutte, Directeur Business Unit Achats d'Axys Consultants.
3. La formule via les Cartes de paiement Virtuelles
Couvrir vos achats non négociés en effectuant le paiement à l’aide de cartes de paiement virtuelles.
Comment ça marche ?
Vous pouvez créer des numéros Mastercard virtuels pour vos achats en ligne. Pour chaque réservation, un numéro Mastercard virtuel unique est utilisé. Toutes les transactions sont facturées de manière centralisée et récapitulées dans un seul relevé de facturation. Les utilisateurs de cartes virtuelles peuvent être définis précisément et des restrictions peuvent être appliquées pour limiter leur usage (type de fournisseur, valeur de la transaction, délai, etc..)
Avec ces cartes, vous contrôlez totalement les achats via des demandes d’approbation : seuls les achats approuvés pourront être payés.
A noter : certaines cartes virtuelles peuvent être intégrées à vos plateformes d’achats. Ainsi, dès qu'une commande est passée, une carte de paiement virtuelle est automatiquement générée. Le paiement est ensuite traité comme d'habitude par le fournisseur de cartes virtuelles.
Tous les bénéfices :
- Un parcours collaborateur facilité tout en conservant le contrôle par le biais d’une validation avant la dépense et une restriction sur les catégories de marchand = pour une maîtrise totale de la fraude grâce à moyen de paiement totalement sécurisé
- Une meilleure visibilité pour identifier le type de dépenses, la récurrence, les marchands utilisés, etc, et une amélioration de votre politique d’achats
- Gain de temps et d'argent: moins de ressources nécessaires pour suivre les paiements.
- Un choix de produits et services moins restreint que par catalogue : les cartes virtuelles basées sur le réseau d’acceptation Mastercard permettent de régler tout type de dépenses partout dans le monde. Les restrictions relatives aux types de dépenses sont celles que vous choisissez d’appliquer.
- Une qualité de données premium permettant de finaliser une analyse poussée de ce type d’achats et de négocier dans un second temps avec vos meilleurs fournisseurs.
- des délais de paiement étendus optimisant ainsi votre trésorerie et votre besoin en fonds de roulement (hausse du DPO)
- L’automatisation des paiements d’achats récurrents
- Une comptabilité facilitée : des champs de données analytiques peuvent être renseignés afin de faciliter la réconciliation de toutes vos dépenses
Christian Touzet, Directeur des Achats Adjoint, de chez Sagemcom témoigne :« La mise en œuvre des cartes virtuelles fut simple et très rapide. En outre, elles ont mis un terme à la fraude. Notre fournisseur de cartes, AirPlus, agit en tant que fournisseur unique, combinant toutes les factures fournisseurs au sein d’un seul relevé de facturation. Les cartes virtuelles nous ont permis de gagner en efficacité sur toute la chaîne des achats B2B. Nous maîtrisons les petits achats tout en offrant à nos clients internes un service supplémentaire. »
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*Source : Synapscore
** Source : mc²i Groupe
