Uw procurementteam opereert op een steeds digitaler wordend speelveld van B2B-betalingen – maar het is niet helemaal klaar voor de strijd.
Een belangrijk probleem zijn data van lage kwaliteit door een totaal gebrek aan zichtbaarheid, wat resulteert in minder controle, gemiste kansen en verkeerd geïnformeerde zakelijke beslissingen.
In het huidige landschap kan het ook lastig zijn om leveranciersrelaties goed en efficiënt te beheren. Het traditionele model van account-based procurement met betaling op factuur en vooraf gedefinieerde betaalvoorwaarden wordt in veel gevallen geleidelijk aan vervangen door transacties in consumentenstijl.
Een goed voorbeeld is de toenemende trend richting meer op abonnementen gebaseerde, card-only online betalingen voor essentiële diensten. Deze vereisen vaak een onmiddellijke voorafbetaling en kunnen de afstemming via traditionele systemen achteraf erg bemoeilijken. Zelfs eenmalige betalingen verlopen bijna uitsluitend online met behulp van een creditcard – wat een enorm probleem veroorzaakt voor de betrokken procurementteams die steeds trachten de volledige controle over het proces te behouden.
Eén ding is glashelder: uw procurementteam heeft toegang nodig tot betere data.
De verschuiving van meer traditionele benaderingen naar datagestuurde besluitvorming heeft een nieuw tijdperk van efficiëntie en precisie ingeluid. En steeds meer bedrijven springen op de kar.
Volgens recent onderzoek gebruiken drie op de vijf organisaties data-analyse om vernieuwing binnen het bedrijf te stimuleren[1]
Er is een groeiend besef dat kwaliteitsvolle data het voor procurementafdelingen wereldwijd mogelijk maken om weloverwogen beslissingen te nemen, kosten te optimaliseren, leveranciers effectief te beheren en compliance te garanderen.
Maar hoe komt men tot een dergelijk kwaliteitsniveau? Het antwoord ligt in de samenwerking met een deskundige betaalprovider.
Ga met ons mee en ontdek de onschatbare rol van data bij het vormgeven van procurement van de toekomst (en de data die uw betaalprovider zou moeten kunnen voorzien).
De kracht van betaalgegevens: weloverwogen beslissingen nemen
Uw inkoopteam wil kosten besparen, betere contracten onderhandelen en meer strategische zakelijke beslissingen nemen.
Maar zonder de noodzakelijke data-informatie, schieten ze tekort. Dankzij kwalitatieve gegevens van uw betaalprovider slaagt het team erin het volgende te bereiken:
Waardevolle inzichten
Rijke data van hoogwaardige kwaliteit werpen licht op bestedingspatronen, leveranciersrelaties en operationele efficiëntie, en onthullen gouden kansen voor kostenbesparingen in het hele proces.
Volgens Coupa kan voorafgaande goedkeuring van virtuele kaarten de dagelijkse transacties zelfs met 80% verminderen.[2]
Daarnaast krijgt u ook meer inzicht in de naleving van opgelegde regels en voorschriften. Zo kan u non-compliance-problemen, welke vaak leiden tot hogere kosten en inefficiënt gebruik van middelen, aanpakken.
Strategisch beslissingen maken
Dankzij hoogwaardige data kunnen procurementmanagers weloverwogen, strategische beslissingen nemen die een domino-effect hebben op de hele toeleveringsketen.
U kunt betrouwbare leveranciers lokaliseren, storingen in de supply chain voorspellen en mogelijkheden voor kostenbesparingen identificeren. Op die manier realiseert u een meer veerkrachtige toeleveringsketen die zich gemakkelijk aanpast aan voortdurend veranderende marktomstandigheden.
Belangrijkste soorten data en hoe uw bedrijf ervan profiteert
Als het om data gaat, wilt u zowel kwaliteit als kwantiteit.
Hoe meer soorten kwaliteitsvolle data u tot uw beschikking hebt, hoe meer inzicht u verkrijgt – en hoe groter de voordelen.
Uw betaalprovider moet u daarom het volgende bieden:
Transactiedata
Gedetailleerde transactiegegevens stellen u in staat om uitgaventrends en -patronen te identificeren, inclusief gebieden van overbesteding.
Voor procurementmanagers zijn transactiegegevens fundamenteel. Maar om maximale voordelen voor uw bedrijf te garanderen, moet u ook kijken naar de manier waarop die gegevens worden verstrekt.
Bent u procurementmanager? Stel uzelf dan de volgende vragen:
- Integreert uw betaaloplossing naadloos met bestaande inkoopbeheersystemen via een API?
- Kan de betaaloplossing worden afgestemd op de behoeften van uw bedrijf door basistransactiegegevens samen te voegen met uw specifieke bedrijfsdatapunten zoals inkoopordernummers, autorisatiecodes en werknemersinformatie?
- Is de data clean en kan ze intern worden geanalyseerd op basis van de behoeften van de organisatie, of worden er statische rapporten met weinig aanpassingsmogelijkheden verzonden?
- Worden de data veilig en in overeenstemming met regelgeving zoals GDPR verstrekt?
Als u uw transactiegegevens in het juiste formaat ontvangt, kunt u deze analyseren om probleemgebieden te identificeren, partnerschappen te versterken en verdachte transacties snel te herkennen, waardoor u frauduleuze activiteiten onder controle houdt.
Gewapend met kwalitatieve betalingsgegevens kunt u de prestaties van individuele leveranciers beoordelen.
U krijgt datagestuurde inzichten in prijstrends en betaalgeschiedenis, waarmee u strategische onderhandelingen kunt aanvatten, risicobeperking kunt faciliteren en kosteneffectieve sourcingstrategieën kunt ontwikkelen.
Maar houd er rekening mee dat betaalproviders deze prestatiemetingen kunnen – en zouden moeten – integreren in de aanlevering van transactiedata, wat de analyse en het toezicht opnieuw vereenvoudigt voor het procurementteam.
Categorisatie van uitgaven
Daarom is het belangrijk dat uw betalingsprovider de transactiedata op zo'n manier aanlevert dat het duidelijk wordt tot welke type kost ze behoren, zoals kantoorbenodigdheden, software of onderhoud, bijvoorbeeld.
Een nauwkeurige categorisatie van kosten is cruciaal om de volgende redenen:
- U hebt betrouwbare gegevens nodig, zodat u dienovereenkomstig kunt plannen. De kosten van bepaalde benodigdheden stijgen snel (zoals energiekosten in de nasleep van het conflict in Oekraïne, bijvoorbeeld), wat betekent dat een nauwkeurig inzicht in hoe die kosten verschuiven, essentieel is om procurementteams te helpen betere budgetten toe te wijzen en vooruit te plannen.
- Een groot voordeel van kosten categoriseren is dat procurementmanagers potentiële problemen op het vlak van cost management kunnen identificeren, zodat u direct kostenbesparende maatregelen kunt treffen (zoals nieuwe leveranciers zoeken of bestaande contracten heronderhandelen).
Door uitgaven te categoriseren, kunnen procurementteams uitgavenpatronen volgen. Beeld u bijvoorbeeld eens in dat u routinematig te veel uitgeeft aan kantoorbenodigdheden. Door deze gegevens te categoriseren, worden dergelijke trends ook effectief zichtbaar. Gewapend met dit inzicht kan uw team vervolgens onderhandelen over bulkkortingen, van leverancier wisselen of striktere budgetlimieten instellen, waardoor toekomstige budgetoverschrijdingen worden voorkomen.
- Het categoriseren van uitgaven helpt ook om de naleving van wet- en regelgeving te controleren. Zo moet de juiste belastingcode op elke uitgave worden toegepast.
Geografische inzichten
Procurementactiviteiten in meerdere regio's managen kan een uitdaging zijn, net omdat men dient rekening te houden met zo veel verschillende factoren, zoals lokale marktomstandigheden, valutaschommelingen en geopolitieke kwesties.
Het monitoren van gegevens op regionale basis kan procurementmanagers helpen inzien waar kosten in verschillende regio's kunnen stijgen, of dat er een specifieke regio verantwoordelijk is voor een sterke stijging van de uitgaven in een totale categorie. Dit soort kennis helpt hen problemen snel en efficiënt op te lossen.
Een voorbeeld: een procurementmanager analyseert de uitgaven in verschillende regio's en stelt op basis van deze informatie vast dat er zich een patroon van erg hoge accommodatiekosten in grootsteden voordoet. Een potentiële oplossing kan dan zijn om langetermijncontracten te onderhandelen met voorkeurshotels, waardoor de manager opnieuw een lagere accommodatieprijs voor werknemers bekomt.
Virtual cards: De toegangspoort tot uitgebreide datarapportage
Virtuele kaarten zijn alsmaar vaker een voorkeursoplossing voor procurementafdelingen: ze zijn snel, veilig en flexibel. Daarnaast blijken ze ook nog eens een optimale bron voor datarapportage te zijn.
De waarde van de wereldwijde markt voor virtuele kaarten werd in 2022 geschat op 13,31 miljard dollar[3] en zal naar verwachting tussen 2023 en 2030 verder groeien aan een samengestelde jaarlijkse groeipercentage (CAGR) van 20,9%.
Een virtuele creditcard kan helpen met:
Gedetailleerde transactiegegevens vastleggen
Met een virtuele kaart genereert u nieuwe creditcardnummers voor elke afzonderlijke transactie.
Dit biedt een naadloze manier om gedetailleerde transactiegegevens vast te leggen, inclusief informatie zoals leverancierdetails en transactiedata, waardoor de zichtbaarheid en nauwkeurigheid van uitgaven verbetert.
Beter en gemakkelijker rapporteren
Rapporten op maat zijn gewild, en wel om een goede reden.
Dankzij virtuele kaarten worden dit soort rapporten ook realiteit.
Virtuele creditcards worden afgehandeld via één centrale rekening en gespecificeerd op één factuur, wat helpt om gegevens te consolideren in één duidelijk overzicht.
Unieke kaartnummers voor elke aankoop resulteren in gedetailleerde gegevens die procurementmanagers helpen om uitgavenpatronen te analyseren en outliers beter te identificeren.
Stel, een procurementmanager worstelt met een gebrek aan zichtbaarheid in betaaldata tijdens een specifiek project. En geen goed zicht op uitgaven betekent geen controle over de kosten.
Door een virtuele kaart te gebruiken, kan men de gemaakte kosten in alle transparantie opvolgen. Het resultaat? Volledige zichtbaarheid van gegevens, gedetailleerde gegevensanalyse en beter kostenmanagement.
Een handmatige onkostenrapportage is niet alleen tijdrovend, maar kost ook geld en werkt stressverhogend bij werknemers.
De kwaliteitsvolle data die u via virtuele kaarten ontvangt, kunnen naadloos worden geïntegreerd in uw bestaande ERP en andere financiële systemen, waardoor het hele proces wordt gestroomlijnd.
Een procurementmanager, gewapend met virtuele kaartkostenafstemming, kan arbeidsintensief en tijdrovend papierwerk beperken. Door een geautomatiseerd systeem te integreren, verloopt de onkostenrapportage soepeler, sneller en foutloos. En minder verloren tijd betekent een efficiëntere toewijzing van middelen.
Beter aankopen door data-gestuurde beslissingen
Het staat er zwart op wit: kwaliteitsvolle betalingsgegevens zijn een game changer voor procurementteams.
Hieronder nog eens de belangrijikste voordelen op een rijtje:
- Volledige datazichtbaarheid om kostenbesparende beslissingen te nemen
- Betere controle over kosten en budgetten
- Gedetailleerde transactiegegevens voor verbeterde rapportagemogelijkheden
- Een gestroomlijnd reconciliatieproces dat tijd, geld en stress bespaart
- Het data-inzicht dat u nodig hebt op weg naar betere zakelijke beslissingen
En er is geen betere manier om deze voordelen te realiseren dan door virtuele kaarten aan boord te halen. Ze zijn een krachtig hulpmiddel voor het vastleggen, rapporteren en inzetten van betalingsgegevens en zo uw procurementafdeling de nodige boost te gunnen.
Meer weten over virtuele kaarten en hoe ze ook uw procurementteam kunnen helpen?
[1] https://www.wavestone.us/wp-content/uploads/2022/12/Design-2023-Data-Analytics-Survey-Report.pdf
[3] https://www.grandviewresearch.com/industry-analysis/virtual-cards-market-report
