Enjeu majeur des travel managers d’aujourd’hui, la chasse aux données relatives aux déplacements professionnels est ouverte.
Pourquoi ces données sont-elles si importantes pour améliorer votre politique de coûts ?
Pourquoi vante-t-on autant les bienfaits de la transparence, et plus particulièrement la transparence des transactions?
La réponse est simple : la transparence engendre des économies certaines pour l’entreprise !
Et c’est particulièrement vrai pour les transactions hôtelières.
Une plus grande visibilité sur les frais hôteliers provoque des conséquences directes et indirectes sur les économies réalisées par l’entreprise :
- Des économies directes grâce à la responsabilisation des collaborateurs qui engagent des dépenses plus réfléchies et le montant des dépenses abusives chute.
- Des économies indirectes grâce à l’amélioration des procédures de gestion. L’automatisation et l’élimination des tâches manuelles et coûteuses vous font gagner du temps (et de l’argent).
- Des économies indirectes car vous améliorez efficacement votre Politique de Voyages d’Entreprise (PVE). Les points d’amélioration apparaissent plus clairement, grâce - entre autres - à un reporting plus détaillé et à un pouvoir de négociation accru.
Comment obtient-on cette visibilité ?
Le meilleur moyen de rendre transparentes vos dépenses hôtelières est de les engager via une solution de paiement centralisé, comme la carte logée ou la carte virtuelle.
Découvrez nos trois astuces pour cultiver la transparence de vos données et réduire efficacement vos coûts hôteliers.
Astuce 1 - La transparence, un levier pour responsabiliser les voyageurs d’affaires vis-à-vis des dépenses hôtelières
La transparence est un puissant levier pour encourager vos employés à surveiller leurs dépenses et ainsi réaliser des économies directes.
Pour obtenir cette transparence des données, nous vous recommandons de mettre en place un moyen de paiement centralisé :
- Une carte logée si vous engagez fréquemment des dépenses de mobilité
- Des cartes virtuelles si vos déplacements professionnels ne sont qu’occasionnels
Grâce à ces solutions, vous bénéficiez d’une grande visibilité sur les dépenses relatives aux voyages d’affaires - et plus particulièrement sur les dépenses hôtelières.
Vous pouvez désormais suivre les dépenses et savoir qui, parmi vos collaborateurs, les a engagées.
Avec la carte logée et la carte virtuelle, le niveau de détail des transactions est très fin. Vous pouvez alors observer, entre autres :
- Le nombre de nuitées réservées
- Le type d’hôtel choisi
- La catégorie de l’établissement
- Le montant des suppléments commandés auprès de l’établissement (petit-déjeuner, WiFi…)
- Les frais d’annulation
Etc.
Vous pouvez également renseigner des champs analytiques personnalisés, pour suivre les indicateurs qui vous semblent les plus pertinents. Nous y reviendrons dans la dernière partie de cet article.
Avec cette transparence, il devient possible de repérer les dépenses abusives ainsi que les coûts non conformes à la politique de voyages.
Aussi, après mise en place d’un système de paiement centralisé et transparent, les voyageurs d’affaires réduisent d’eux-mêmes le montant de leurs dépenses.
Les résultats avant et après la centralisation des paiements sont significatifs :
- Le coût moyen par nuitée diminue de 12% en moyenne
- Le taux de réservations non honorées (taux de no-show) chute de 15%
(source : HRS)
Ainsi, la transparence des données responsabilise les employés de manière inconsciente. Sachant que leurs dépenses sont visibles à tout moment par l’entreprise, ils font davantage d’efforts pour qu’elles soient conformes à la politique de coûts en vigueur.
À la clé : des économies directes, sans même imposer de restrictions budgétaires.
Astuce 2 - La transparence et la centralisation des paiements, le combo gagnant pour une gestion efficace
Du rapprochement facture - réservation au traitement des notes de frais, de nombreux coûts indirects dépendent de l’optimisation des procédures de gestion des dépenses.
La transparence des transactions hôtelières est donc une source d’économies, pour une raison simple :
- Pour rendre les dépenses transparentes, il est nécessaire de mettre en place une solution centralisée de paiement et de réservation
- Or, la centralisation des paiements a pour conséquence de contribuer à optimiser les procédures de gestion
Par conséquent, en rendant vos dépenses hôtelières transparentes, vous simplifiez votre gestion des coûts et réalisez des économies indirectes.
Quels sont les processus de gestion affectés par la transparence des données et par la centralisation des paiements ?
Il s’agit principalement de procédés chronophages et coûteux :
- Le sourcing des établissements hôteliers et la gestion multi-fournisseurs
Le sourcing des hôtels est dans bien des cas un procédé fastidieux.
C’est pourquoi les entreprises qui le réalisent en interne se contentent en général de le faire une fois par an.
Pourtant, le marché hôtelier ne cesse d’évoluer et le sourcing devrait être réalisé en continu !
En optant pour une carte logée, vous externalisez votre procédure de sourcing.
C’est votre prestataire, une agence de voyages ou un Hotel Booking Tool (HBT), qui se charge désormais de sourcer les établissements hôteliers.
Contrairement à la majorité des sociétés, il effectue ce sourcing et actualise son offre hôtelière tout au long de l’année. Il se porte garant de la qualité des prestations proposées par les établissements sélectionnés.
De cette façon, vos gestionnaires et travel managers gagnent du temps et se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Par ailleurs, sans paiement centralisé, les dépenses hôtelières impliquent d’entretenir des relations avec de multiples fournisseurs en même temps (et de gérer de nombreuses factures).
Ce n’est plus le cas avec une solution de paiement centralisé, car la gestion multi-fournisseurs est déléguée au prestataire en même temps que le sourcing.
Le prestataire gère les multiples factures et effectue les règlements auprès de chaque établissement. Ensuite, il émet à votre attention un relevé de facturation unique : vous n’avez qu’un seul interlocuteur - le prestataire - et qu’un seul débit à réaliser !
- Le traitement des factures et le rapprochement facture - réservation
Le traitement des factures est la procédure de gestion chronophage par excellence :
- La facture doit être saisie
- Il faut ensuite la rapprocher avec la réservation correspondante pour la valider
- Viennent ensuite l’approbation de la facture et le règlement d'éventuels litiges
- Enfin, il faut régler le fournisseur et archiver la facture
Fastidieux, n’est-ce pas ?
Bonne nouvelle : une grande partie de ce traitement est automatisable !
Votre solution de paiement centralisé automatise et élimine plusieurs étapes du processus de traitement, notamment la saisie des factures et le rapprochement facture - réservation.
Vous recevez un relevé de facturation unique, très détaillé. Ce relevé dématérialisé recense les informations relatives à l’ensemble des factures hôtelières émises dans le mois.
Inutile de saisir manuellement les factures : elles sont dématérialisées et intégrées automatiquement à vos outils de comptabilité et de gestion.
Par ailleurs, les informations concernant les réservations figurent dans le détail du relevé de facturation. De cette façon, la solution de paiement est en mesure de rapprocher automatiquement les factures et les réservations correspondantes !
Adrien Dif, de la société Kuehne + Nagel, témoigne :
“ Le traitement et l’enregistrement des factures en comptabilité a été automatisé, passant de 3 à 4 jours à quelques minutes seulement ”
Outre les économies et le temps gagné, l’élimination des procédures manuelles réduit considérablement le nombre d’erreurs de traitement.
Le traitement des notes de frais
De la même façon, les notes de frais sont particulièrement longues et coûteuses à traiter :
- Le traitement d’une note de frais demande jusqu’à 20 minutes. Il faut compter entre 20 et 30 jours pour en traiter un lot entier.
- Le coût de traitement est estimé à 53€ par lot de notes de frais… auxquels il faut ajouter 48€ supplémentaires par note de frais à réviser (ce qui est le cas d’une note de frais sur cinq !).
Or, les solutions de paiement centralisé comme la carte logée ou la carte virtuelle débitent directement le compte de l’entreprise.
Les voyageurs d’affaires n’avancent plus eux-mêmes leurs frais hôteliers…
… donc ils n’émettent plus de notes de frais !
Moins de notes de frais émises, donc moins de notes de frais à traiter : la transparence des données simplifie indirectement cette procédure de gestion chronophage.
Astuce 3 - La transparence, un outil pour comprendre les dépenses hôtelières et optimiser la Politique Voyages de l’Entreprise (PVE) en continu
Notre dernière recommandation pour vous faire économiser sur vos dépenses hôtelières est d’améliorer votre Politique Voyages[4] en continu.
… La transparence des données vous sera d’une grande aide pour y parvenir !
En effet, une politique de dépenses hôtelières optimisée est une politique qui prend en compte différents facteurs :
- Le contexte économique et financier
- L’évolution permanente du marché hôtelier
- Les nouvelles attentes des voyageurs d’affaires
Ces différents critères évoluent rapidement et ont alors des répercussions sur la PVE. Si cette dernière n’est pas actualisée au fur et à mesure, elle devient rapidement obsolète.
Comment éviter que votre politique hôtelière soit déconnectée de la réalité du marché ?
Pour détecter les nouvelles tendances, vous devez prêter une attention particulière aux données relatives aux dépenses hôtelières. La transparence des données est alors requise afin de bénéficier d’une visibilité suffisante.
C’est pourquoi une solution de paiement centralisé est un outil d’une grande aide pour mesurer l’efficacité d’une PVE et l’améliorer.
En effet, comme nous l’avons évoqué précédemment, la carte logée et les cartes virtuelles offrent un niveau de données très fin.
Parmi les champs analytiques disponibles, certains ne peuvent pas être observés lorsque la dépense est engagée à l’aide d’une carte bancaire classique - comme une carte corporate.
C’est le cas par exemple des champs suivants :
- La date de check-in
- La date de check-out
- Le nombre de nuits passées
De plus, d’autres champs de données sont personnalisables : le centre de coût, le matricule de l’employé, le code projet, etc.
En conséquence, vous bénéficiez d’un reporting plus détaillé. En analysant les données délivrées par ce reporting, vous pourrez identifier avec précision les potentielles sources d’économies.
- Certains voyageurs se montrent trop dépensiers ? Vous pouvez le leur signaler, données à l’appui.
- Certains fournisseurs prélèvent des taxes plus élevées que la moyenne ? Les données appuieront vos négociations.
D’une manière générale, disposer d’une grande visibilité sur les données accroît votre pouvoir de négociation, aussi bien vis-à-vis de vos fournisseurs que de vos employés ou de vos partenaires.
On observe une amélioration des négociations tarifaires de 10 à 15% en moyenne dans les sociétés qui mettent en place une solution de paiement centralisé.
En conclusion :
Source d’économies directes et indirectes, la quête de transparence menée par les travel managers semble tout à fait justifiée.
La mise en place d’une solution de paiement centralisé est l’une des méthodes les plus efficaces pour rendre visible et examiner dans le moindre détail vos dépenses hôtelières.
