E-Invoicing einfach erklärt: Formate, Prozesse, Vorteile

E-Invoicing verändert die Rechnungsverarbeitung grundlegend: Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen effizientere Prozesse und reduzieren manuelle Abläufe. Gleichzeitig gewinnt das Thema durch neue regulatorische Vorgaben an Bedeutung. Was sollten Unternehmen jetzt über E-Invoicing wissen – und welche Rolle spielt die XRechnung, die AirPlus ab 1. Januar 2027 in Deutschland gemäß den gesetzlichen Vorgaben ausstellt?

Strukturierte Daten, effizientere Prozesse

Eine E-Rechnung ist mehr als eine digital versendete Rechnung. Entscheidend ist, dass die Rechnungsinformationen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Ein per E-Mail versendetes PDF ist daher nicht automatisch eine E-Rechnung.

Strukturierte Rechnungsdaten können manuelle Arbeitsschritte reduzieren, die Datenqualität verbessern und Prozesse von der Rechnungsstellung bis zur Verarbeitung beschleunigen.

Ein Prinzip, unterschiedliche Formate

Das Grundprinzip von E-Invoicing ist vergleichbar – einen weltweit einheitlichen Standard gibt es jedoch nicht. In Deutschland spielt beispielsweise die XRechnung eine wichtige Rolle, in Frankreich Factur-X.

Auf europäischer Ebene schafft die Norm EN 16931 einen gemeinsamen Rahmen für die wesentlichen Inhalte elektronischer Rechnungen. Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, müssen dennoch die jeweiligen nationalen Vorgaben, Formate und Einführungszeitpunkte berücksichtigen.

Nicht nur die Formate unterscheiden sich, sondern auch die Übertragungswege: AirPlus wird seinen Kunden in Deutschland die XRechnung als Standard direkt im AirPlus Portal zur Verfügung stellen.

5 Chancen für Ihr Unternehmen

Automatisieren

Manuelle Übertragungen reduzieren und die automatisierte Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten erleichtern.

Fehler vermeiden

Weniger manuelle Dateneingaben reduzieren mögliche Übertragungsfehler.

Prozesse beschleunigen

Prüfung und Weiterverarbeitung von Rechnungen effizienter gestalten.

Systeme verbinden

Rechnungsdaten einfacher in ERP-, Buchhaltungs- und weitere Finanzprozesse integrieren.

Transparenz erhöhen

Standardisierte Daten und digital nachvollziehbare Abläufe erleichtern die Kontrolle von Rechnungsprozessen.

E-Invoicing als Chance für effizientere Prozesse

Die Umstellung auf E-Invoicing bringt neue Anforderungen mit sich. Gleichzeitig bietet sie Unternehmen die Chance, Rechnungsprozesse neu zu betrachten: Strukturierte Daten können manuelle Arbeit reduzieren, die Verarbeitung beschleunigen und eine stärkere Automatisierung ermöglichen.

Gerade für international tätige Unternehmen bleibt es wichtig, die jeweiligen Formate, regulatorischen Anforderungen und Einführungszeitpunkte der einzelnen Märkte im Blick zu behalten. Wer seine Prozesse frühzeitig darauf vorbereitet, schafft zugleich eine gute Grundlage für effizientere und stärker integrierte Finanzprozesse.

XRechnung bei AirPlus: Das ändert sich ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die E-Rechnungspflicht für die meisten Unternehmen in Deutschland – so auch für AirPlus. Gemäß den gesetzlichen Vorgaben wird AirPlus ab diesem Zeitpunkt für die entsprechenden Produkte und Leistungen Rechnungen im Format der XRechnung ausstellen.

Wie Sie sich auf die Umstellung vorbereiten können, haben wir in einem eigenen Beitrag für Sie zusammengefasst:  Was Unternehmen jetzt wissen sollten

Möchten Sie mehr über die praktische Umsetzung erfahren? Auf unserer XRechnungs-Webseite finden Sie alle wichtigen Informationen sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen.

In unseren kurzen Erklärvideos erfahren Sie außerdem mehr über die XRechnung bei AirPlus und was Sie bei der Umstellung beachten sollten.