Es gibt viele Möglichkeiten, Geschäftsreisekosten abzuwickeln. Doch in der Menge an Bezahllösungen verliert man leicht den Überblick. Welches ist die beste Variante - eine Lodge-Kreditkarte, eine virtuelle Karte oder doch die Firmenkreditkarte? Was unterscheidet diese Karten? Oder soll der Reisende doch privat in Vorleistung gehen?
Um das bestmögliche Angebot zu wählen, ist fachkundiger Rat hilfreich. AirPlus ist seit mehr als 30 Jahren auf Unternehmensbezahllösungen spezialisiert. In diesem Artikel erklären wir die auf dem Markt erhältlichen Lösungen mit ihren jeweiligen Vorteilen für Sie und Ihr Unternehmen.
Wie Lodge Cards und virtuelle Kreditkarten für Reiseausgaben vor der Reise eingesetzt werden können
Kurz und knapp: Lodge Card
Die Lodge-Kreditkarte ist als Bezahllösung inzwischen weitgehend bekannt. Sie wird als virtuelles Zahlungsmittel bei einem Dienstleister (z. B. einem Reisebüro) hinterlegt. So kann sie für im Voraus gebuchte Reisedienstleistungen (z. B. Flug und Bahn) eingesetzt werden.
Die Abrechnung erfolgt am Ende der Reise elektronisch und fasst alle Ausgaben zusammen. Im besten Fall gibt es eine Integration in die wichtigsten Verwaltungssysteme Ihres Unternehmens. Kurz, die Lodge Card ist ein zentrales Zahlungsmittel, das eine detaillierte Analyse der Reisekosten ermöglicht.
Kurz und knapp: Virtual Card
Die Virtual Card wird anders als die Lodge Card für die Bezahlung einer einzelnen Reiseleistung (z. B. eines Hotels) generiert.
Die erstellte Karte ist nur für den einmaligen Gebrauch bei einem Händler und für einen bestimmten Zeitraum und Betrag gültig.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
1. Bessere Kontrolle und höhere Transparenz der Reisekosten
2. Präzise Daten und anpassbare Zusatzfelder erleichtern die Zuordnung aller Spesenpositionen
3. Automatisierung der Verwaltungsprozesse durch Integration in bestehende Unternehmenssysteme zur Kostenabrechnung
4. Geringes Betrugsrisiko durch hohe Sicherheitsstandards
Das besondere dieser Karte ist, dass sie nur für geplante Einkäufe und Buchungen vor der Geschäftsreise verwendet werden kann. Demgegenüber eignet sie sich nicht für unvorhergesehene, spontane Ausgaben während des Business Trips.
Kurz und knapp: Corporate Cards
Corporate Cards sind die perfekte Lösung für unterwegs. Jeder, der schon einmal auf einer Geschäftsreise war, weiß, dass sich auch die kleinen ungeplanten Ausgaben vor Ort summieren. Mit Corporate Cards kann unkompliziert und kontaktlos bezahlt werden ohne gegen Reiserichtlinien zu verstoßen. Denn für jede Corporate Card können Beschränkungen wie Händler- oder Ländereinsatz, Limits und vieles mehr eingestellt werden.
Wie sich Lodge, Virtual & Corporate Cards optimal ergänzen
Alle drei Kartentypen sind jeweils hervorragende Bezahllösungen für Geschäftsreisen: Sie bieten ein zentrales Spesenmanagement inkl. automatisierter Verwaltungsprozesse, die eine erhebliche Zeitersparnis für Reisende bringen.
Ein optimiertes und effizientes Management von Geschäftsreisekosten erfordert ein umfassendes und diversifiziertes Angebot aller drei vorgestellten Zahlungsmittel, damit sämtliche Anforderungen seitens des Unternehmens und der Reisenden erfüllt werden können.
Der richtige Mix macht‘s
Die beste Lösung für die Geschäftsreise liegt also in der Diversifizierung der Zahlungsmittel. Nicht nur eine Karte, sondern ein Mix aus verschiedenen Zahlungslösungen mit spezifischen Zwecken und Vorteilen sollten eingesetzt werden, um vor und während der Reise alle Ausgaben abzudecken.
Vor der Reise empfehlen wir Virtual Cards sowie Lodge Cards einzusetzen, um Hotel, Bahn, Flug oder Mietwagen vorab zu bezahlen.
Während der Reise ist eine Corporate Card sinnvoll, um Ad-hoc-Ausgaben wie Kraftstoff, Parkgebühren oder Restaurantbesuche zu begleichen.
Am einfachsten ist, wenn alles aus einer Hand kommt. AirPlus bietet alle drei Bezahllösungen an und garantiert so ein Maximum an Transparenz, vereinfachter Prozesse und Datenqualität. Die Daten verschiedenster Bezahlmittel können dann anschließend analysiert werden.
Bevor Sie Ihre Kartenkombination auswählen, empfehlen wir, die Ausgabengewohnheiten in Ihrem Unternehmen zu analysieren. Auf dieser Basis kann eine maßgeschneiderte Lösung erarbeitet werden. Unser erfahrenes Team, das sich mit der Bezahlung von Geschäftsreisen in allen Facetten auskennt, unterstützt Sie dabei gerne.
Dieser Artikel ist auch in französischer Sprache verfügbar.
