Comment mieux gérer vos dépenses professionnelles? Les 4 points à retenir de notre webinar dédié à ce sujet.

Réputée pour le haut niveau de sécurité qu’elle confère aux transactions, la carte virtuelle à usage unique est également une alliée considérable pour optimiser vos dépenses professionnelles. 

Sa simplicité d’utilisation la rend utile pour de nombreuses dépenses, dont notamment :

• Les dépenses ponctuelles dites ‘ad hoc’ ou achats sauvages comme les achats divers, les achats de bureautique, les dépenses de logistique, les contrats de service, etc.
• Les dépenses en ligne - soit les dépenses les plus sensibles à la fraude !

En 2020, 20% des entreprises utilisent déjà la carte virtuelle. Notre carte virtuelle est de plus en plus adoptée, avec une croissance de 35% par an. (1) Nul doute que les paiements virtuels sont en pleine expansion… et il n’est pas difficile de comprendre pourquoi !

De la simplification des paiements à l’automatisation de leur traitement, voici comment tirer parti de la carte virtuelle et mieux gérer vos dépenses professionnelles.

1. Le fonctionnement (ultra simple) de la carte virtuelle

Avec son numéro unique, sa date d’expiration et son code CVV à trois chiffres, la carte virtuelle partage de nombreuses caractéristiques avec la carte bancaire classique… Mais ne vous-y trompez pas, son fonctionnement est bien différent !

Grâce à une plateforme d’émission dédiée, l’entreprise émet une carte unique et dématérialisée répondant aux critères de son choix :

• Carte chargée d’un montant défini ou avec un plafond de dépenses maximum
• Carte valable auprès d’un fournisseur particulier ou pour une catégorie d’achat
• Usage limitée à une période de validité précise
• Carte paramétrée pour une devise spécifique

Une fois le paiement réalisé, dans les conditions définies lors de son émission, la carte virtuelle devient inutilisable. Chaque carte est donc à usage unique : le prochain paiement devra faire l’objet de l’émission d’une nouvelle carte.

Grâce à ses composantes similaires à celles des autres cartes bancaires (numéro de carte, code CVV, etc.), la carte virtuelle est largement acceptée auprès des marchands. Ils enregistrent la transaction de la même façon qu’un achat sans présence du payeur - comme les achats en ligne ou par téléphone. La carte virtuelle d’AirPlus est notamment acceptée auprès de tous les commerçants du réseau Mastercard - soit plus de 36 millions de marchands dans le monde.

Pour commencer à utiliser les cartes virtuelles, vous devez ouvrir un compte de carte virtuelle chez un prestataire de solutions de paiement comme AirPlus.

Au moment de choisir votre prestataire, considérez les critères suivants :

• Le réseau d’acceptation de la carte virtuelle (Mastercard, etc.) et la couverture pays
• Les conditions d’utilisation de la carte, comme les délais de création d’une carte ou le paramétrage précis des dépenses
• Les assurances incluses avec la carte virtuelle
• La qualité du reporting
• La protection des données, notamment les pratiques d’archivage du prestataire et le lieu de stockage des données relatives aux cartes (2)

Une fois votre compte de cartes virtuelles paramétré, la plateforme vous permet de générer vos cartes virtuelles puis de les piloter. 

Définissez les utilisateurs habilités à utiliser l’outil. Ils seront autorisés à émettre les cartes virtuelles, à les paramétrer et à les transférer aux payeurs qui en ont besoin. Ces utilisateurs peuvent être votre office manager, votre direction IT ou Marketing, etc. 

2. Optimiser la gestion des dépenses professionnelles avec la carte virtuelle

La fonction première de la carte virtuelle est donc de régler les dépenses professionnelles en toute simplicité. 

Mais ce n’est pas tout. La carte virtuelle est bien plus qu’un simple moyen de paiement : il s’agit également d’un excellent outil de gestion.

Lorsque votre outil de carte virtuelle est bien intégré au processus de gestion des dépenses, il devient une solution de gestion “end-to-end” couvrant l’ensemble de la procédure de paiement :

1. Anticiper un paiement : réservation ou sollicitation d’une carte virtuelle.
2. Autoriser le paiement et doter le payeur d’une carte virtuelle : validation de la transaction par les managers ou administrateurs habilités, puis émission de la carte virtuelle et transmission au payeur.
3. Payer : règlement par le collaborateur.
4. Traiter le paiement et intégrer les données aux systèmes information de l’entreprise : l’administration est informée en temps réel du paiement et la transaction est entrée automatiquement dans le système d’information.

Concrètement, qu’est-ce que cela change pour votre gestion ?

3. Vous centralisez les paiements et bénéficiez de données enrichies :

La carte virtuelle fait partie des solutions de paiements centralisé qui vous offrent la meilleure visibilité sur l’ensemble des dépenses de l’entreprise. Elle vous dote de données sur les transactions réalisées : nom de l’acheteur, date d’achat, nom du fournisseur, etc. 

Mais aussi, de données enrichies telles que: 

• Centre de coûts
• Département
• Numéro de compte interne
• N° d'ordre (PO)
• Référence projet
• Etc. 

4. Vous automatisez le traitement des dépenses et diminuez les coûts de gestion :

L’intégration de l’outil de cartes virtuelles à votre système d’information transforme votre façon de traiter les dépenses réalisées. Une grande partie de votre procédure de gestion est désormais automatique :

• Référencement des fournisseurs et complétion de leurs données (dont le coût est estimé à 156 € par an et par fournisseur) (3)
• Réconciliation réservation - facture
• Saisie des factures
• Intégration des données dans les notes de frais

Par ailleurs, l’usage des cartes virtuelles réduit les coûts de gestion associés : l’entreprise économise environ 53 € par note de frais évitée. (4) 

Nos clients témoignent : Véolia utilise la carte virtuelle pour ses réservations hôtelières ainsi que les achats indirects inférieurs à 100 €. Ils ont calculé une économie de 4,5 % à 6 % sur chaque transaction. (5) 

5. Vous maîtrisez complètement vos dépenses : 

Avec la carte virtuelle, réaliser des dépenses frauduleuses ou non-conformes à votre politique voyages relève de l’impossible.

Chaque carte virtuelle étant à usage unique, qui plus est paramétrée pour une dépense très spécifique (montant, marchand, délai), il s’agit d’un moyen de paiement 100% sécurisé et invulnérable à la fraude, au vol ou à la perte. Par ailleurs, Mastercard garantit le cryptage des données et la protection des fonds. 

De plus, votre contrôle sur les dépenses est total :

• En amont de la dépense : chaque carte virtuelle fait l’objet d’une demande et d’une validation
• Lors de la dépense : chaque transaction réalisée est reportée en temps réel auprès des collaborateurs en charge des dépenses professionnelles

Alors n’attendez plus pour en savoir plus ! Réécoutez dès maintenant le replay de notre webinar à ce sujet ici.

Références :

(1) Etude ITMS, d’après https://www.voyages-d-affaires.com/carte-virtuelle-aida-airplus-20171130.html

(2) D’après Véra Strezyk, ex-présidente de GBTA France

(3) Etude AFTM, Association Française du Travel Management

(4) D’après Erwan Le Berre, responsable mid-market AirPlus France

(5) Livre blanc AirPlus “Cartes de paiement virtuelles”