Les différentes solutions de paiement en entreprise
En 2019, il n’y a pas que la carte affaires !
Elle est loin l’époque où tout se réglait avec la carte bancaire professionnelle de l’entreprise !
Alors, quelles sont les solutions de paiement à envisager pour les dépenses professionnelles de l’entreprise aujourd’hui ?
Petit tour d’horizon des solutions existantes...
Solutions de paiement traditionnelles :
- Les espèces
- Le paiement sur facture (virement)
- La carte achats de l’entreprise
- La carte bancaire personnelle du salarié
- Le chèque
Solutions de paiement nouvelles ou innovantes :
- Les services de paiement en ligne (comme PayPal, Stripe, etc)
- La carte affaires ou carte Corporate
- Les cartes logées
- Les cartes virtuelles à usage unique
- Les cartes prépayées
- Le paiement mobile
Face à cette multitude d’options, que choisir ?
Nous vous proposons un comparatif pour vous aiguiller dans votre décision :
- Comparatif des solutions dites “traditionnelles” face aux nouvelles solutions de paiement
- Comparatif des solutions les plus innovantes
- Notre recommandation : créer son propre mix de solutions de paiement pour son entreprise
Solutions de paiement traditionnelles versus nouvelles solutions de paiement : avantages et désavantages
Les solutions de paiement les plus adoptées ne sont pas toujours les plus avantageuses pour l’entreprise...
Savez-vous quelles sont les solutions de paiement les plus utilisées par les entreprises aujourd’hui ?
Étrangement, les moyens de paiement les plus répandus ne sont pas forcément ceux qui confèrent le plus d’avantages aux entreprises…
Nous avons mené une étude sur les dépenses relatives aux voyages d’affaires, auprès de 1 013 travel managers et de 1 158 voyageurs d’affaires (Airplus International Travel Management 2017).
À l’international, les quatre méthodes de paiement les plus adoptés sont :
- Les cartes achats et les cartes affaires : 63% des entreprises
- Les espèces : 45% des entreprises
- La carte personnelle du salarié : 45% des entreprises
- Le paiement sur facture (virement) : 41% des entreprises
Autrement dit, les solutions de paiement traditionnelles priment encore, avec la seule percée des cartes affaires.
À contrario, les solutions de paiement plus modernes sont encore peu adoptées :
- La carte logée : 23% des entreprises
- La carte virtuelle à usage unique : 11% des entreprises
- La carte prépayée : 10% des entreprises
Pourtant, les moyens de paiement traditionnels présentent de nombreux désavantages pour l’entreprise…
...Ce que les entreprises françaises ont bien compris !
Les chiffres pour le marché français diffèrent largement : 62% des sociétés françaises ont déjà adopté la carte logée
La carte logée est alors le 3ème mode de paiement favori pour les dépenses de voyages d’affaires. Elle arrive après :
- Le paiement sur facture (virement), qui reste la solution préférée par 83% des entreprises
- La carte achats et la carte affaires, utilisées par 68% des entreprises
Mais pourquoi privilégie-t-on de plus en plus les nouveaux moyens de paiement par rapport aux solutions traditionnelles ?
Les désavantages des solutions de paiement traditionnelles :
Le règlement par espèces, sur facture ou bien via la carte de paiement personnelle des salariés n’est pas vraiment une bonne pratique en termes de gestion des dépenses...
Pourquoi ?
Parce que ces solutions forcent les entreprises à entreprendre manuellement des procédures qui pourraient être simplifiées et (en grande partie) automatisées grâce à des outils de gestion de frais professionnels :
- Les rapprochements comptables et la saisie des factures
- Le reporting et le contrôle des coûts
- Le pilotage des politiques de dépenses
Prenons quelques exemples de mauvaises pratiques...
Carte achats de l’entreprise :
La carte d'achat permet aux collaborateurs habilités de régler leurs commandes sans avances de frais. Ces dépenses concernent généralement des achats non stratégiques et de faibles montants, générant souvent un nombre de factures important (fournitures de bureau, petit matériel informatique, consommables, etc.).
Attention toutefois, cette utilisation de la carte achats est également la porte ouverte à d’importantes brèches dans la sécurité de vos transactions : il n’est pas rare d’observer des salariés qui s’envoient le numéro de la carte de crédit de l’entreprise par email, ou qui déposent des post-it avec les codes sur les bureaux...
Dépenses en espèces :
L’usage des espèces, notamment en déplacements professionnels, présente de nombreux risques : insécurité du voyageur, vol, perte...
Et, légalement, vous n’aurez aucun recours possible en cas de perte ou de fraude
Impossible par ailleurs de contrôler les dépenses réalisées en espèces : catégories d’achat, montants, etc. Le voyageur est le seul responsable de ses dépenses et doit présenter les bons justificatifs. Or, la fraude à la note de frais est encore une réalité.
Et même dans le cas où il n’y a pas d'utilisation frauduleuse…
… L’usage des espèces complique la gestion des notes de frais.
Il n’est en effet pas toujours évident de justifier chaque dépense et il est nécessaire d’effectuer manuellement chaque demande de note de frais.
Carte bancaire personnelle du salarié :
Même lors des paiements avec la carte bleue personnelle du salarié, la gestion des notes de frais peut devenir un vrai casse-tête… Il suffit d’un justificatif de dépense perdu, et la procédure de remboursement des frais professionnelles se transforme en un scénario de “Mission Impossible”.
De plus, cette solution contraint les salariés à avancer les frais depuis leur propre compte bancaire personnel. Lorsque les montants sont importants et récurrents, cette avance sur frais peut devenir épineuse. Notamment lors des déplacements professionnels de longue durée à l'étranger où les coûts peuvent être élevés et difficiles à assumer pour vos collaborateurs.
Autant de bonnes raisons de privilégier les nouvelles solutions de paiement !
En effet, les solutions de paiement modernes ont été conçues pour effacer ces désavantages...
Les avantages des solutions de paiement modernes
Les avantages présentées par les nouvelles solutions de paiement sont nombreux :
- Simplifier le suivi des dépenses et leur rapprochement comptable
- Sécuriser les transactions de chacun
- Automatiser au maximum le processus de gestion des notes de frais
En d’autres termes : les services apportés par ces moyens de paiement vont au-delà de la simple transaction monétaire ! La raison ?
Ces solutions de paiement modernes sont intégrées au système d’information de votre entreprise.
Les procédures manuelles engendrées par les modes de paiement classiques sont alors automatisées et simplifiées au maximum.
Avec à la clé, deux bénéfices notables :
- Vous gagnez du temps
- Et, a fortiori, vous améliorez la gestion de vos dépenses professionnelles et réalisez des économies
Seulement, les solutions de paiement fleurissent depuis plusieurs années, toutes plus innovantes les unes que les autres…
Comment choisir celle qui correspondra aux besoins de votre entreprise ?
Comparatif des nouvelles solutions de paiement
Carte affaires, carte virtuelle, carte logée…
Comment choisir parmi les nouvelles solutions de paiement proposées aux entreprises ?
Nous vous proposons un comparatif des modes de paiement selon leurs usages.
Parce qu’une carte logée pourra être plus adaptée que la carte affaires dans une situation donnée… mais inutilisable dans une autre !
Les bénéfices de chaque solution dépendent de plusieurs critères :
- Du type de dépense engagée
- De la personne ou des personnes en charge des dépenses
- De la fréquence des dépenses
Pour les dépenses individuelles courantes des salariés : la carte Corporate
La carte affaires individuelle, bien pratique pour les dépenses fréquentes des salariés permey de gérer les nombreuses dépenses liées aux déplacements professionnels. Cette carte, en plus d’être associée à une assurance voyages, vous simplifiera la gestion des transactions et présente de nombreux bénéfices.
Sur le même fonctionnement que la carte logée, il existe des cartes dédiées à d’autres catégories d’achat - comme la carte carburant pour les frais de carburant auprès d’un réseau de prestataires.
Pour les frais de réservation des voyages d’affaires : la carte logée
La carte logée, reliée au compte bancaire de l'entreprise, est principalement utilisée pour les achats de type billetterie:
- Réservations de vol
- Réservations de train
Le système est connecté à un réseau d’agences de voyages ou à un outil de réservation en ligne (Self Booking Tool, ou SBT).
Vos achats sont donc centralisés : lorsque vous effectuez des achats auprès de différents prestataires avec la même carte logée, vous recevez un seul relevé de facturation, de la part d’un interlocuteur unique.
De quoi simplifier la préparation de vos voyages d’affaires et la comptabilisation des dépenses, d’habitude générées auprès de multiples fournisseurs !
Pour les dépenses non courantes de l’entreprise : la carte virtuelle à usage unique
La carte virtuelle à usage unique est un must en termes de sécurité.
Elle permet de générer un numéro de carte unique, associé à un montant et à un fournisseur spécifique.
C’est idéal lorsqu’il faut déléguer des achats non courants à des employés ne disposant pas de la carte affaires de l’entreprise.
Elle permet donc d'améliorer considérablement l'expérience de paiement en entreprise.
De même, le voyageur occasionnel n’aura pas l’utilité d’une carte Corporate. La carte virtuelle peut suffire dans ce cas.
La bonne idée : créer votre propre mix de solutions de paiement
Chaque solution de paiement a ses avantages.
Mais ces avantages dépendent des usages.
Alors, comment choisir la solution de paiement parfaite ? La bonne nouvelle : vous n’avez pas à faire cet arbitrage.
Pourquoi se limiter à choisir un seul moyen de paiement ? En en combinant plusieurs, vous pourrez :
- Vous adapter aux usages
- Vous adapter aux pays dans lesquels des dépenses sont engagées
Par exemple, la carte Corporate permet aujourd’hui d’effectuer des dépenses de voyages d’affaires partout dans le monde. La couverture des réseaux d’acceptation, comme celle de Mastercard, est très large.
Notre conseil : analysez toutes les situations dans lesquelles vous engagez des dépenses pour votre entreprise, et adoptez un mix de solutions de paiement en conséquence.
Prenez en compte les différents usages de vos solutions de paiement : quelle solution est la plus adaptée à chaque usage ?
Prenez également en compte les limites de chaque solution de paiement (ancienne comme nouvelle) : quelle est la solution alternative idéale pour compléter votre mix de moyens de paiement ?
Voici trois exemples de mix de solutions pour illustrer notre propos :
Cartes logées et solutions de paiement centralisées :
Limite : Les solutions de paiement comme la carte logée permettent de centraliser les transactions et les factures d’une seule catégorie d’achat : les voyages d’affaires.
Mix de solutions : Selon les catégories d’achats stratégiques, vous devez alors adopter la solution de paiement adaptée. Par exemple, la carte logée pour les voyages d’affaires, et la carte carburant pour les déplacements en voiture.
Carte achats de l’entreprise :
Limite : Pour certains achats non fréquents et non stratégiques, la traditionnelle carte achats est bien pratique. Cependant, comme nous l’avons évoqué plus tôt, l’utilisation d’une même carte physique et le partage des coordonnées bancaires par différents employés a ses limites - notamment en termes de sécurité.
Mix de solutions : Vous pouvez adopter la solution de la carte virtuelle à usage unique pour régler une partie de ces achats non fréquents ; envisagez également de fournir une carte affaires aux employés fréquemment en charge des dépenses.
Les solutions de paiement pour les voyages d’affaires :
Limites : Si vos collaborateurs réalisent fréquemment des déplacements professionnels, ils devront gérer différentes dépenses avant et pendant leur voyage d’affaires.
Mix de solutions : Et si vous adoptiez une solution de paiement adaptée à chaque étape du voyage?
- Préparation du voyage d’affaires : la carte logée sera votre meilleure alliée pour effectuer toutes vos réservations auprès des agences de voyages. Vos paiements et vos factures sont centralisés, et vous n’avez qu’un interlocuteur unique à gérer pour l’ensemble des réservations.
- Pendant le voyage d’affaires : le voyageur doit pouvoir régler des frais sur place. Pour cela, la carte affaires ou carte corporate est idéale. La carte corporate AirPlus permet notamment de bénéficier du réseau de couverture de Mastercard et d’un débit différé qui a lieu après le remboursement de la note de frais - ainsi, le voyageur n’a pas à avancer lui-même de frais de déplacements.
Et vous, quel est votre mix de solutions de paiement idéal ?
